Le tableau de bord d'une école est rarement l'affaire d'une seule personne. La direction définit l'orientation ; le responsable des admissions traite les demandes ; la personne en charge de la communication envoie les diffusions. La plateforme prend en charge jusqu'à cinq rôles avec des permissions distinctes, afin que chaque personne dispose exactement de ce dont elle a besoin, et de rien de plus.
Cet article présente le modèle de rôles, la manière d'inviter des membres de l'équipe, ce que chaque rôle peut faire, ainsi que les règles opérationnelles qui évitent le classique « on a supprimé son compte et maintenant personne ne s'occupe de ces demandes ».
Les cinq rôles
| Rôle | Ce qu'il peut faire | |---|---| | Owner | Tout. Gérer la facturation, modifier les rôles, supprimer l'école, transférer la propriété. Un seul par école (transférable). | | Admin | Gérer le contenu, l'équipe et les paramètres (sauf la facturation). Inviter/retirer des Editors et Viewers. Envoyer des diffusions. | | Editor | Modifier le profil de l'école, les programmes, les médias, les photos. Répondre aux demandes. Gérer les réservations. Ne peut pas inviter de coéquipiers ni modifier les paramètres. | | Viewer | Accès en lecture seule au tableau de bord et aux analyses. Ne peut rien modifier, répondre ou envoyer. | | Demo viewer | Rôle réservé au bac à sable pour les comptes d'essai/démo. En pratique, les admins d'école ne devraient pas le voir. |
La règle de décision : choisissez le rôle le plus bas qui permet à la personne de faire réellement son travail. Un membre du conseil qui veut « jeter un œil sur l'école » est un Viewer, pas un Admin. Un parent bénévole qui aide à la communication pendant la saison des admissions est un Editor, pas un Admin.
Inviter un membre de l'équipe
Settings → Team → Invite member.
Remplissez :
- Adresse e-mail — à laquelle nous enverrons le lien d'invitation
- Rôle — choisissez dans le tableau ci-dessus (les Admins peuvent inviter des Editors et des Viewers ; seuls les Owners peuvent inviter d'autres Owners)
- Langue de l'e-mail — en, fr, de ou it. Nous envoyons l'invitation dans la langue dans laquelle la personne sera la plus à l'aise
Elle reçoit un e-mail avec un lien magique valable 7 jours. En cliquant dessus, elle est connectée (aucune inscription séparée n'est nécessaire) et son entrée dans school_accounts est créée. Son statut passe de « Pending » à « Active » dès qu'elle clique.
Si elle ne clique pas dans les 7 jours
Le lien expire. Depuis Settings → Team, vous pouvez :
- Resend l'invitation — génère un nouveau lien valable 7 jours, l'ancien cesse de fonctionner
- Cancel l'invitation — la retire de la liste, n'envoie aucune notification
Si la personne dit « je n'ai jamais rien reçu », vérifiez d'abord son
dossier de spam, puis renvoyez l'invitation. L'envoi part de
admin@swissprivate-schools.ch ; les écoles qui utilisent des listes
blanches dans leur sécurité e-mail devraient autoriser cette adresse
à l'échelle de la plateforme.
Modifier le rôle d'une personne
Settings → Team → cliquez sur le menu déroulant du rôle à côté d'un membre de l'équipe. Choisissez le nouveau rôle. Le changement est immédiat ; la personne concernée voit les nouvelles permissions dès qu'elle rafraîchit le tableau de bord.
Seuls les Owners peuvent modifier les rôles — les Admins peuvent inviter et retirer des personnes, mais ne peuvent pas promouvoir un Editor en Admin ni rétrograder un Admin en Viewer. C'est intentionnel : un seul Admin malveillant ne doit pas pouvoir verrouiller l'accès à l'Owner.
Retirer un membre de l'équipe — lisez attentivement
Settings → Team → ... → Remove from school. L'entrée school_accounts de l'utilisateur est supprimée ; il perd l'accès immédiatement.
Ce qui ne se passe PAS automatiquement (et c'est là le piège) :
- Les demandes qui lui sont attribuées le restent. La demande affiche le nom de la personne assignée, mais celle-ci n'a plus accès. Résultat : la demande reste dans les limbes « attribuée mais inactionnable » jusqu'à ce que quelqu'un la réattribue manuellement.
- Les réservations confirmées restent au calendrier. Aucune réattribution non plus.
- Les notes internes qu'elle a rédigées sont conservées avec l'attribution d'auteur. L'historique de travail n'est pas supprimé.
La bonne manière de retirer un membre de l'équipe :
- D'abord, réattribuez tout ce dont elle s'occupe : demandes, candidatures, réservations. Utilisez l'action d'attribution en masse depuis l'onglet concerné.
- Ensuite, supprimez son compte.
- Envoyez à la personne qui prend le relais un mot rapide pour expliquer ce qui est désormais dans son périmètre.
Sauter l'étape 1 est la première cause de plaintes du type « on a des demandes qu'on a oubliées » 3 mois après le départ de quelqu'un.
Transférer la propriété
Lorsque la direction de l'école change, ou que le fondateur passe la main sur l'exploitation, vous voudrez transférer le rôle Owner. C'est une action en une seule étape — pas une suppression suivie d'une réinvitation.
Settings → Team → Ownership → Transfer ownership.
- Choisissez un membre existant de l'équipe (il doit déjà faire partie de l'équipe, quel que soit son rôle)
- Confirmez — l'échange est atomique : il devient Owner, vous devenez Admin
- Vous pouvez tous les deux continuer à travailler immédiatement ; aucune reconnexion n'est nécessaire
Seul l'Owner actuel peut initier ce transfert. Si l'Owner est indisponible ou a quitté l'organisation sans avoir transféré le rôle, envoyez un e-mail à admin@swissprivate-schools.ch avec une preuve de votre autorisation (par ex. contrat de la nouvelle direction, procès-verbal du conseil) et nous pouvons effectuer le transfert à votre place.
Et les actions des admins de la plateforme ?
Certaines opérations se font au niveau de la plateforme — changements de facturation effectués par nos soins, suspensions de comptes, demandes de suppression. Elles sont consignées dans notre journal d'audit admin interne mais ne sont pas affichées dans votre tableau de bord d'école.
Cela signifie : si un admin de la plateforme modifie votre palier ou change quelque chose sur votre compte, vous verrez le résultat dans le tableau de bord, mais pas un historique du type « l'admin plateforme X a fait Y à l'heure Z ». Pour les actions au niveau de l'école (vos membres d'équipe qui font des choses), le détail pertinent figure dans les notes / le journal de décision de l'enregistrement concerné (par ex. notes internes sur une demande, justification de décision sur une candidature).
Si vous devez comprendre exactement ce qui a changé et quand — pour de la conformité, un reporting au conseil ou un retour d'expérience — écrivez-nous à admin@swissprivate-schools.ch et nous pouvons extraire la piste d'audit côté plateforme.
Schémas d'équipe courants
Après avoir observé des dizaines d'écoles structurer leur équipe, trois schémas fonctionnent bien :
- École en solo (1 personne). La direction est Owner et gère tout. Ajoutez quand même un deuxième compte — même un Viewer — pour disposer d'un « accès de secours » si vous perdez votre mot de passe un jour critique.
- Petite équipe (2-3 personnes). Direction en Owner, responsable des admissions en Admin, communication/marketing en Editor. L'Owner s'occupe de la facturation et de la stratégie ; l'Admin gère le quotidien ; l'Editor produit le contenu.
- Équipe plus grande (5+ personnes). Direction en Owner, numéro deux (directeur adjoint ou directeur des admissions) en Admin, contributeurs individuels en Editors, membres du conseil et conseillers en Viewers. N'attribuez pas Editor à des personnes qui ont seulement besoin de regarder les chiffres — Viewer existe précisément pour cela.
Erreurs courantes
- Mettre tout le monde en Admin par défaut. Pratique le premier jour, risque de sécurité au bout de 3 mois. Le modèle de rôles existe pour une raison ; utilisez-le.
- Inviter des adresses e-mail personnelles. Une adresse personnelle + un lien magique fonctionne très bien, mais quand la personne quitte l'école, vous devez penser à la retirer. Les adresses basées sur une fonction (admissions@votreecole.ch) survivent aux changements de personnel.
- Ne pas transférer la propriété quand la direction change. Une direction retraitée encore affichée comme Owner est un cauchemar documentaire pour quiconque hérite du rôle. Transférez dès que la nouvelle direction est en place, pas « on verra plus tard ».
- Supprimer des comptes sans réattribuer. Voir la section sur les pièges ci-dessus — réattribuez d'abord, supprimez ensuite.
Quand nous solliciter
Écrivez à admin@swissprivate-schools.ch si :
- L'Owner est parti sans avoir transféré le rôle — nous le ferons pour vous sur preuve d'autorisation
- Vous ne retrouvez pas le travail d'un ancien membre de l'équipe (demandes, réservations) qui devrait être dans le système — nous pouvons faire une recherche par compte utilisateur
- Vous soupçonnez un accès non autorisé — nous pouvons auditer les sessions récentes et les révoquer si nécessaire
- Vous devez inviter une grande équipe en masse (10+) pour un déploiement organisationnel — nous disposons d'un flux d'import CSV pour cela
Nous répondons dans un délai de 2 jours ouvrés.