Voici le playbook que nous suivrions pour gérer une journée portes ouvertes — de la création de l'événement jusqu'à la conversion des participants en visites individuelles et candidatures deux semaines plus tard.
L'arc dure environ 6 semaines : 4 semaines de préparation + 2 semaines de suivi. Les dates ci-dessous supposent un événement le samedi matin (le format le plus courant pour les internats) ; décalez la chronologie si votre événement a lieu en semaine en soirée.
Trois éléments à connaître avant de commencer :
- La journée portes ouvertes est l'entrée du tunnel, pas l'événement de conversion. La conversion se produit lors de la visite individuelle ou de la candidature qui suit. Planifiez en conséquence — chaque décision opérationnelle doit servir « ce qui rend les participants plus susceptibles de réserver une visite ensuite ».
- Ce que comprend chaque formule. Pro couvre l'événement lui-même : l'annonce, les inscriptions en ligne, la liste des RSVP, les présences et le rappel automatique que les familles reçoivent deux jours avant. Les diffusions de ce playbook — l'invitation, le message de la veille et la relance post-événement — sont en Premium. En Pro, passez par vos propres canaux pour joindre ces familles.
- La référence complète des fonctionnalités pour chaque étape se trouve dans Organiser une journée portes ouvertes — ce playbook est le calendrier ; le guide approfondi est le manuel de terrain.
Semaine −4 : créez l'événement
Tableau de bord → Open Houses → Add Open House.
Remplissez :
- Date + heure de début/fin — une fenêtre de 2 heures est l'idéal (90 min de programme + 30 min de discussions et d'au revoir)
- Description — à quoi s'attendre, adresse + parking, qui ils rencontreront, si les frères et sœurs sont les bienvenus, code vestimentaire, mention RSVP requis. Traduisez ou laissez la traduction automatique gérer le français / l'allemand / l'italien
- Capacité — facultatif. Définissez-la si vous avez un plafond réel (la salle de gym accueille 80 personnes ; les guides de visite plafonnent à 60). Laissez vide pour une capacité illimitée
Cliquez sur Save. L'événement est désormais en ligne sur votre profil
public et sur la page /open-houses à l'échelle de la plateforme.
Vérifiez en navigation privée : ouvrez la page de votre école dans un onglet privé, confirmez que l'événement s'affiche correctement et que le bouton RSVP fonctionne. Envoyez un RSVP de test depuis un e-mail personnel. Supprimez le RSVP de test ensuite.
Semaine −4 : la diffusion d'invitation (planifiez maintenant, envoyez lundi)
Composez votre diffusion d'invitation. Une invitation à un événement auquel les familles ne sont pas encore inscrites relève des actualités : elle part donc aux familles qui ont demandé vos actualités.
- Destinataires : Familles qui ont demandé vos actualités. Les
familles qui ont fait une demande ou une visite par le passé sans
jamais dire oui à vos actualités ne la reçoivent pas — la page de
votre école,
/open-houseset vos propres canaux (semaine −3) les atteignent - Objet : « [Nom de l'école] Journée portes ouvertes — samedi 15 mars »
- Contenu : un paragraphe : date, heure, court argumentaire (« rencontrez le chef d'établissement, visitez les internats, assistez à des cours en direct »), date limite de candidature si vous êtes dans le cycle d'admissions, lien RSVP
- Lien d'action : l'URL de votre page
/open-housesou la section portes ouvertes du profil public de votre école
Planifiez l'envoi pour le lundi de la semaine −3 via scheduled_for
dans le composeur. Ne déclenchez pas maintenant — les diffusions du
vendredi après-midi et du week-end arrivent au moment où les parents
sont le moins susceptibles de lire leurs e-mails ; un mardi matin vous
assure systématiquement une meilleure écoute.
Semaine −3 : distribution publique
La diffusion planifiée part le lundi matin. Les RSVP commenceront à arriver dans votre tableau de bord en quelques heures.
Cette semaine, poussez l'événement sur les canaux que la plateforme ne couvre pas :
- Le site web de votre école — épinglez la date de l'événement en page d'accueil
- Réseaux sociaux — une publication unique sur chaque canal que vous utilisez
- Newsletter de l'école — si vous avez une newsletter de communication aux parents, une ligne + un lien
- Bouche-à-oreille — informez brièvement les parents actuels aux portes de l'école ; ils recommandent souvent à des amis
La diffusion d'actualités atteint les familles qui ont demandé vos
actualités, et l'annonce de l'événement sur la page de votre école et
sur /open-houses atteint les familles qui parcourent la
plateforme ; cette semaine consiste à atteindre le bassin plus large.
Semaine −2 : vérification de la capacité et briefing de l'équipe
Pause à mi-cycle. Deux choses :
- Vérifiez votre nombre de RSVP. Cliquez sur le badge du nombre d'intéressés sur la carte de l'événement pour voir la liste. Si vous avez défini une capacité, vous verrez « X / Y intéressés » — ajustez les attentes ou ouvrez un second créneau si vous approchez du plafond
- Briefez votre équipe. Réunion de 30 minutes avec toutes les
personnes qui travailleront l'événement :
- Qui est à l'accueil
- Qui assure chaque visite (réparti par primaire / secondaire / internat)
- Qui répond aux questions des parents
- Qui s'occupe du créneau du chef d'établissement
- Plan de secours si la fréquentation est très éloignée des prévisions
Documentez le briefing dans un document partagé ; le jour J ira vite.
Semaine −1 : la diffusion de la veille
Envoyez un rappel aux RSVP la veille de l'événement.
Chaque inscrit reçoit déjà un rappel automatique deux jours avant,
avec la date, l'heure et un lien pour l'ajouter à son calendrier. Le
message de la veille, avec les détails pratiques, reste à rédiger par
vos soins (Premium), depuis l'événement lui-même : sur la carte de
l'événement, cliquez sur « Écrire aux inscrits ». Le
composeur s'ouvre verrouillé uniquement sur les participants de cet
événement (type de destinataire open_house_event). Rédigez le
rappel, envoyez.
Il part comme une mise à jour : tous ceux qui ont fait un RSVP le reçoivent, qu'ils aient demandé vos actualités ou non, et l'e-mail leur indique que c'est parce qu'ils se sont inscrits à votre journée portes ouvertes. Restez sur le sujet de l'événement.
Contenu de l'e-mail de la veille :
- Confirmation : « à demain 10h »
- Détails pratiques : instructions de stationnement, code du portail, ce qu'il faut apporter (généralement rien), tenue (smart casual)
- Le nom + le rôle de la personne qui les accueillera à l'entrée
- Un numéro de téléphone direct en cas de retard
- Bref : « l'événement dure jusqu'à 12h, comptez environ 2 heures »
Un RSVP donné il y a trois semaines est un engagement souple ; le rappel est ce qui le transforme en présence. Ces 10 minutes de rédaction en valent la peine.
Le jour J : exécution + pointage
Avant l'événement (30 minutes avant) :
- Imprimez la liste des RSVP (exportez le CSV depuis la boîte de dialogue RSVP)
- Distribuez-la aux personnes à l'accueil
- Confirmez que le personnel est en position
- Installez la signalétique
Pendant l'événement :
- Les personnes à l'accueil pointent la présence sur la liste imprimée à l'arrivée des familles (un stylo sur papier suffit)
- Si un visiteur spontané se présente sans être sur la liste, notez manuellement son nom + e-mail pour pouvoir l'ajouter au système plus tard
Dans les 24 heures suivant l'événement :
- Ouvrez la boîte de dialogue RSVP et cochez la case « attended » pour chaque famille présente. C'est ce qui permet à votre suivi de cibler les présents plutôt que tous les inscrits
- Ajoutez les visiteurs spontanés comme nouvelles demandes via l'onglet demandes (statut : Contacté, source : « Visite spontanée portes ouvertes »)
Semaine +1 : le suivi
C'est ici que la journée portes ouvertes paie réellement. L'événement remplit le haut de votre entonnoir ; c'est la semaine qui suit qui décide si quoi que ce soit se convertit. Sautez-la et vous aurez organisé une belle matinée.
Le suivi de masse
Cliquez sur la carte de la journée portes ouvertes (désormais dans Past Events) → bouton « Brouillon de relance ». Le composeur s'ouvre verrouillé sur les RSVP de cet événement. L'envoi reste possible jusqu'à 7 jours après l'événement : ce suivi ne peut donc pas glisser en semaine +2.
Rédigez un remerciement à tonalité personnelle :
- Mentionnez l'événement par son nom + date
- Un moment précis (« nous espérons que vous avez apprécié la visite de l'internat avec Mme Chen »)
- CTA de l'étape suivante : « Réservez une visite individuelle » avec le lien, ou « Démarrez votre candidature » si vous êtes en cycle d'admissions
- Signez au nom d'une personne précise (responsable des admissions), pas de l'école dans l'abstrait
Envoyez le mardi matin de la semaine +1 — le lundi est le jour de vidage des boîtes mail pour la plupart des parents ; le mardi est vu.
Le suivi personnel
Pour vos participants les plus prioritaires (frères et sœurs d'élèves actuels, familles ayant spécifiquement demandé des informations sur les bourses, familles ayant pris l'avion pour assister à l'événement), envoyez des messages CRM individuels dans les 48 heures suivant l'événement. Le suivi de masse suffit pour la plupart ; le suivi personnel est ce qui conclut les dossiers à forte valeur.
Pour les identifier : filtrez votre onglet demandes sur les familles qui ont fait un RSVP pour cette journée portes ouvertes (vous devez faire le recoupement manuellement pour l'instant — l'onglet demandes ne filtre pas encore par journée portes ouvertes).
Semaine +2 : vérification des conversions
Deux semaines après l'événement, effectuez la vérification des conversions :
- Sur les X participants, combien ont réservé une visite depuis l'événement ? (Filtrez l'onglet réservations par date de création)
- Combien ont démarré une candidature ? (Onglet admissions, filtrez par date de création depuis la date de l'événement)
- Parmi les familles qui ont assisté mais qui n'ont fait ni l'un ni l'autre — qu'est-ce qui les bloque ? Courant : en attente d'une décision, comparaison entre écoles, discussion budgétaire avec la famille élargie
Pour les familles bloquées au stade « en réflexion », un seul appel de suivi personnel du responsable des admissions (pas un autre e-mail) résout souvent le blocage.
Ce qu’il faut mesurer
Calculez les trois mêmes chiffres après chaque événement et comparez chacun à votre propre événement précédent, pas à une cible externe — votre bassin de recrutement, votre sélectivité et votre créneau les font bouger bien plus que ne le suggérerait n'importe quelle valeur générale :
- Taux de présence — présents ÷ RSVP. Vous dit si vos e-mails de rappel et de confirmation font leur travail.
- Conversion en visite — visite réservée ÷ présents, dans les deux semaines suivant l'événement. C'est celui qui répond le plus à la discipline du suivi, et celui à améliorer en premier.
- Conversion en candidature — candidature ÷ présents, sur le cycle. Plus lent à lire, et fortement marqué par votre sélectivité.
Après deux événements, vous disposez d'une base de comparaison qui a du sens, parce qu'elle est la vôtre. Quand un chiffre baisse, l'écart se trouve presque toujours dans le suivi, pas dans l'événement.
Erreurs de cycle courantes
- Traiter la journée portes ouvertes comme l'événement de conversion. C'est le premier contact. La conversion est la visite ou la candidature qui suit. Ne mesurez pas le succès uniquement par le nombre de participants.
- Sauter le rappel de la veille. Le moyen le moins cher de perdre des participants que vous aviez déjà gagnés. Configurez un rappel récurrent dans votre calendrier s'il le faut.
- Faire uniquement du suivi de masse. Le remerciement de masse couvre les 80 % ; le suivi personnel convertit les 20 % qui comptent le plus. Les deux sont nécessaires.
- Ne pas pointer la présence. Sans données de présence, votre suivi cible TOUS ceux qui ont fait un RSVP — y compris les absents. Les absents n'étaient souvent pas réellement sérieux ; les cibler pollue votre tunnel.
- Organiser la journée portes ouvertes de manière isolée. Les journées portes ouvertes fonctionnent le mieux dans le cadre d'un cycle — enchaînées avec la saison des admissions, avec les couches diffusions/CRM/candidatures qui se renforcent mutuellement. Voir Lancer la saison des admissions pour le playbook au niveau du cycle.
Ce que la plateforme n'a pas encore
Une lacune opérationnelle dont vous devez avoir conscience :
- Pas de pointage par QR code. Le pointage des présences le jour J se fait sur liste papier + cochage manuel ensuite dans le tableau de bord. Fonctionne très bien pour les événements de moins de 100 participants.
Elle ne bloque pas le flux de travail, mais la combler serait agréable. Si votre école organise plus de 5 journées portes ouvertes par an et que le travail manuel s'accumule, écrivez-nous et nous prioriserons.
Quand nous contacter
Écrivez à admin@swissprivate-schools.ch si :
- Une famille insiste sur le fait qu'elle a fait un RSVP mais vous ne la voyez pas — nous pouvons vérifier le journal des soumissions
- Vous souhaitez organiser un grand événement (200+ RSVP) avec un outillage de pointage personnalisé — nous pouvons construire une page de pointage ponctuelle pour cet événement
Nous répondons sous 2 jours ouvrés.