Voici le playbook que nous suivrions pour gérer une journée portes ouvertes — de la création de l'événement jusqu'à la conversion des participants en visites individuelles et candidatures deux semaines plus tard.
L'arc dure environ 6 semaines : 4 semaines de préparation + 2 semaines de suivi. Les dates ci-dessous supposent un événement le samedi matin (le format le plus courant pour les internats) ; décalez la chronologie si votre événement a lieu en semaine en soirée.
Trois éléments à connaître avant de commencer :
- La journée portes ouvertes est l'entrée du tunnel, pas l'événement de conversion. La conversion se produit lors de la visite individuelle ou de la candidature qui suit. Planifiez en conséquence — chaque décision opérationnelle doit servir « ce qui rend les participants plus susceptibles de réserver une visite ensuite ».
- Toutes les opérations liées aux portes ouvertes sont en formule Premium. Le forfait Pro permet de lister l'événement comme contenu mais ne permet pas de collecter les RSVP ni d'envoyer la diffusion post-événement. Si vous êtes en Pro et souhaitez organiser des portes ouvertes de manière opérationnelle, passez à un forfait supérieur ou gérez la collecte des RSVP en externe.
- La référence complète des fonctionnalités pour chaque étape se trouve dans Organiser une journée portes ouvertes — ce playbook est le calendrier ; le guide approfondi est le manuel de terrain.
Semaine −4 : créez l'événement
Tableau de bord → Open Houses → Add Open House.
Remplissez :
- Date + heure de début/fin — une fenêtre de 2 heures est l'idéal (90 min de programme + 30 min de discussions et d'au revoir)
- Description — à quoi s'attendre, adresse + parking, qui ils rencontreront, si les frères et sœurs sont les bienvenus, code vestimentaire, mention RSVP requis. Traduisez ou laissez la traduction automatique gérer le français / l'allemand / l'italien
- Capacité — facultatif. Définissez-la si vous avez un plafond réel (la salle de gym accueille 80 personnes ; les guides de visite plafonnent à 60). Laissez vide pour une capacité illimitée
Cliquez sur Save. L'événement est désormais en ligne sur votre profil
public et sur la page /open-houses à l'échelle de la plateforme.
Vérifiez en navigation privée : ouvrez la page de votre école dans un onglet privé, confirmez que l'événement s'affiche correctement et que le bouton RSVP fonctionne. Envoyez un RSVP de test depuis un e-mail personnel. Supprimez le RSVP de test ensuite.
Semaine −4 : la diffusion d'invitation (planifiez maintenant, envoyez lundi)
Composez votre diffusion d'invitation.
- Destinataires : Toutes les demandes filtrées sur « demandes effectuées au cours des 18 derniers mois » — il s'agit des familles suffisamment intéressées pour vouloir venir. Ajoutez Toutes les réservations si vous souhaitez également rappeler aux personnes ayant déjà fait une visite
- Objet : « [Nom de l'école] Journée portes ouvertes — samedi 15 mars »
- Contenu : un paragraphe : date, heure, court argumentaire (« rencontrez le chef d'établissement, visitez les internats, assistez à des cours en direct »), date limite de candidature si vous êtes dans le cycle d'admissions, lien RSVP
- Lien d'action : l'URL de votre page
/open-housesou la section portes ouvertes du profil public de votre école
Planifiez l'envoi pour le lundi de la semaine −3 via scheduled_for
dans le composeur. Ne déclenchez pas maintenant — les diffusions du
vendredi après-midi et du week-end ont un taux d'ouverture environ 30 %
inférieur à celles envoyées le mardi matin.
Semaine −3 : distribution publique
La diffusion planifiée part le lundi matin. Les RSVP commenceront à arriver dans votre tableau de bord en quelques heures.
Cette semaine, poussez l'événement sur les canaux que la plateforme ne couvre pas :
- Le site web de votre école — épinglez la date de l'événement en page d'accueil
- Réseaux sociaux — une publication unique sur chaque canal que vous utilisez
- Newsletter de l'école — si vous avez une newsletter de communication aux parents, une ligne + un lien
- Bouche-à-oreille — informez brièvement les parents actuels aux portes de l'école ; ils recommandent souvent à des amis
La diffusion de la plateforme gère les familles qui vous connaissent déjà ; cette semaine consiste à atteindre le bassin plus large.
Semaine −2 : vérification de la capacité et briefing de l'équipe
Pause à mi-cycle. Deux choses :
- Vérifiez votre nombre de RSVP. Cliquez sur le badge du nombre d'intéressés sur la carte de l'événement pour voir la liste. Si vous avez défini une capacité, vous verrez « X / Y intéressés » — ajustez les attentes ou ouvrez un second créneau si vous approchez du plafond
- Briefez votre équipe. Réunion de 30 minutes avec toutes les
personnes qui travailleront l'événement :
- Qui est à l'accueil
- Qui assure chaque visite (réparti par primaire / secondaire / internat)
- Qui répond aux questions des parents
- Qui s'occupe du créneau du chef d'établissement
- Plan de secours si la fréquentation est très éloignée des prévisions
Documentez le briefing dans un document partagé ; le jour J ira vite.
Semaine −1 : la diffusion de la veille
Envoyez un rappel aux RSVP la veille de l'événement.
C'est le moment où la plateforme n'a pas encore de cron automatique — vous devez le déclencher manuellement. Deux façons :
- Diffusion par événement (recommandé) : sur la carte de l'événement, cliquez sur « Message RSVPs ». Le composeur s'ouvre verrouillé uniquement sur les participants de cet événement. Rédigez le rappel, envoyez.
- Diffusions manuelles avec un type de destinataire
open_house_eventsélectionné — même effet, quelques clics de plus.
Contenu de l'e-mail de la veille :
- Confirmation : « à demain 10h »
- Détails pratiques : instructions de stationnement, code du portail, ce qu'il faut apporter (généralement rien), tenue (smart casual)
- Le nom + le rôle de la personne qui les accueillera à l'entrée
- Un numéro de téléphone direct en cas de retard
- Bref : « l'événement dure jusqu'à 12h, comptez environ 2 heures »
Les rappels font passer le taux de présence d'environ 50 % à 75-85 %. Ces 10 minutes de rédaction en valent la peine.
Le jour J : exécution + pointage
Avant l'événement (30 minutes avant) :
- Imprimez la liste des RSVP (exportez le CSV depuis la boîte de dialogue RSVP)
- Distribuez-la aux personnes à l'accueil
- Confirmez que le personnel est en position
- Installez la signalétique
Pendant l'événement :
- Les personnes à l'accueil pointent la présence sur la liste imprimée à l'arrivée des familles (un stylo sur papier suffit)
- Si un visiteur spontané se présente sans être sur la liste, notez manuellement son nom + e-mail pour pouvoir l'ajouter au système plus tard
Dans les 24 heures suivant l'événement :
- Ouvrez la boîte de dialogue RSVP et cochez la case « attended » pour chaque famille présente. Ces données alimentent vos analyses de taux de présence et votre ciblage de suivi
- Ajoutez les visiteurs spontanés comme nouvelles demandes via l'onglet demandes (statut : Contacté, source : « Visite spontanée portes ouvertes »)
Semaine +1 : le suivi
C'est ici que la journée portes ouvertes paie réellement. Les écoles qui ne font pas de suivi de manière régulière voient 5-10 % de leurs participants se convertir en visites ; les écoles avec un suivi discipliné en voient 20-30 %.
Le suivi de masse
Cliquez sur la carte de la journée portes ouvertes (désormais dans Past Events) → bouton « Draft follow-up ». Le composeur s'ouvre verrouillé sur les RSVP de cet événement.
Rédigez un remerciement à tonalité personnelle :
- Mentionnez l'événement par son nom + date
- Un moment précis (« nous espérons que vous avez apprécié la visite de l'internat avec Mme Chen »)
- CTA de l'étape suivante : « Réservez une visite individuelle » avec le lien, ou « Démarrez votre candidature » si vous êtes en cycle d'admissions
- Signez au nom d'une personne précise (responsable des admissions), pas de l'école dans l'abstrait
Envoyez le mardi matin de la semaine +1 — le lundi est le jour de vidage des boîtes mail pour la plupart des parents ; le mardi est vu.
Le suivi personnel
Pour vos participants les plus prioritaires (frères et sœurs d'élèves actuels, familles ayant spécifiquement demandé des informations sur les bourses, familles ayant pris l'avion pour assister à l'événement), envoyez des messages CRM individuels dans les 48 heures suivant l'événement. Le suivi de masse suffit pour la plupart ; le suivi personnel est ce qui conclut les dossiers à forte valeur.
Pour les identifier : filtrez votre onglet demandes sur les familles qui ont fait un RSVP pour cette journée portes ouvertes (vous devez faire le recoupement manuellement pour l'instant — l'onglet demandes ne filtre pas encore par journée portes ouvertes).
Semaine +2 : vérification des conversions
Deux semaines après l'événement, effectuez la vérification des conversions :
- Sur les X participants, combien ont réservé une visite depuis l'événement ? (Filtrez l'onglet réservations par date de création)
- Combien ont démarré une candidature ? (Onglet admissions, filtrez par date de création depuis la date de l'événement)
- Parmi les familles qui ont assisté mais qui n'ont fait ni l'un ni l'autre — qu'est-ce qui les bloque ? Courant : en attente d'une décision, comparaison entre écoles, discussion budgétaire avec la famille élargie
Pour les familles bloquées au stade « en réflexion », un seul appel de suivi personnel du responsable des admissions (pas un autre e-mail) résout souvent le blocage.
Repères de conversion
À partir des données que nous avons sur les écoles organisant des journées portes ouvertes sur la plateforme :
- Taux de présence (présents / RSVP) : 50 % de base → 75-85 % avec rappel la veille
- Conversion en visite (visite réservée / présent) : 15-30 % dans les 2 semaines suivant l'événement, selon la discipline du suivi
- Conversion en candidature (candidature / présent) : 5-15 % dans le cycle, varie selon la sélectivité de l'école
Si vous êtes significativement en dessous, l'écart se trouve presque toujours dans le suivi, pas dans l'événement lui-même.
Erreurs de cycle courantes
- Traiter la journée portes ouvertes comme l'événement de conversion. C'est le premier contact. La conversion est la visite ou la candidature qui suit. Ne mesurez pas le succès uniquement par le nombre de participants.
- Sauter le rappel de la veille. Les écoles qui « oublient » ce rappel perdent 15-25 points de pourcentage de taux de présence. Configurez un rappel récurrent dans votre calendrier s'il le faut.
- Faire uniquement du suivi de masse. Le remerciement de masse couvre les 80 % ; le suivi personnel convertit les 20 % qui comptent le plus. Les deux sont nécessaires.
- Ne pas pointer la présence. Sans données de présence, votre suivi cible TOUS ceux qui ont fait un RSVP — y compris les absents. Les absents n'étaient souvent pas réellement sérieux ; les cibler pollue votre tunnel.
- Organiser la journée portes ouvertes de manière isolée. Les journées portes ouvertes fonctionnent le mieux dans le cadre d'un cycle — enchaînées avec la saison des admissions, avec les couches diffusions/CRM/candidatures qui se renforcent mutuellement. Voir Lancer la saison des admissions pour le playbook au niveau du cycle.
Ce que la plateforme n'a pas encore
Deux lacunes opérationnelles dont vous devez avoir conscience :
- Pas de cron de rappel automatique pour les RSVP des journées portes ouvertes. Le rappel de la veille est manuel (voir semaine −1 ci-dessus). Nous comblerons cette lacune lorsque plusieurs écoles nous diront que c'est une douleur quotidienne.
- Pas de pointage par QR code. Le pointage des présences le jour J se fait sur liste papier + cochage manuel ensuite dans le tableau de bord. Fonctionne très bien pour les événements de moins de 100 participants.
Aucune de ces lacunes ne bloque le flux de travail ; les deux seraient agréables. Si votre école organise plus de 5 journées portes ouvertes par an et que le travail manuel s'accumule, écrivez-nous et nous prioriserons.
Quand nous contacter
Écrivez à admin@swissprivate-schools.ch si :
- Une famille insiste sur le fait qu'elle a fait un RSVP mais vous ne la voyez pas — nous pouvons vérifier le journal des soumissions
- Vous souhaitez organiser un grand événement (200+ RSVP) avec un outillage de pointage personnalisé — nous pouvons construire une page de pointage ponctuelle pour cet événement
- Vous devez envoyer une diffusion par événement aux RSVP de PLUSIEURS événements (par exemple « merci à tous ceux qui ont assisté à l'un de nos événements de mars ») — la diffusion par événement actuelle est limitée à un seul événement ; nous pouvons effectuer l'envoi multi-événements côté serveur
Nous répondons sous 2 jours ouvrés.