Voici le playbook que nous suivrions si nous pilotions le cycle d'admissions d'une école privée suisse pour une entrée en septembre. C'est un calendrier de 10 semaines : six semaines avant la date limite de candidature pour lancer correctement le cycle, puis les quatre semaines suivantes qui le mènent à travers les entretiens et les décisions.
Le schéma fonctionne pour n'importe quel cycle (transferts en cours d'année, entrées au 2e trimestre), mais les dates ci-dessous supposent le cycle standard d'entrée en septembre — date limite fin octobre, décisions début décembre, confirmation des familles mi-janvier, début du trimestre en septembre.
Quelques points à connaître avant de commencer :
- La plateforme gère la couche opérationnelle — broadcasts programmés, formulaire de candidature, panneau de décision, modèles de messages, RSVP par événement, calendrier de réservation, tableau de bord de cohorte, objectifs de capacité. Nous les utiliserons tout au long.
- Le tableau de bord de cohorte sous Admissions → View by cohort affiche l'entonnoir pour chaque (année d'entrée, programme) — demandes, candidatures, offres, inscrits — avec l'avancement par rapport à votre objectif. Définissez l'objectif une seule fois en semaine −6 ; vérifiez l'avancement chaque semaine.
- Ce playbook suppose le palier Premium. Avec Pro, vous pouvez faire les étapes 1 à 3 (annoncer, collecter les demandes, organiser une journée portes ouvertes) mais pas le formulaire de candidature ni le suivi des décisions.
Semaine −6 : semaine de fondation
Objectif : confirmer votre formulaire, programmer votre premier broadcast, fixer les dates de vos journées portes ouvertes.
Le formulaire
Ouvrez l'onglet Admissions → form builder. Passez en revue chaque étape :
- Les questions de l'an dernier sont-elles toujours pertinentes ? Des programmes ont-ils été ajoutés ou supprimés ?
- Les frais de candidature ont-ils changé ?
- La liste des fichiers à téléverser est-elle toujours exacte (passeport, bulletin scolaire, lettre de recommandation, etc.) ?
- Les consentements sont-ils à jour par rapport à votre posture de protection des données pour cette année ?
La plateforme ne reconduit pas automatiquement votre formulaire d'une année à l'autre. Le formulaire de l'an dernier est toujours actif en l'état. Faites les changements maintenant, pas en semaine −1 — chaque modification que vous faites après la mise en ligne du formulaire apparaît aux familles qui ont commencé mais n'ont pas encore soumis, ce qui peut prêter à confusion.
Si vous souhaitez refondre significativement le formulaire, voir The admission form builder — mais refondre en cours de cycle est risqué ; restez incrémental.
Le calendrier du cycle
Décidez et notez :
- Ouverture des candidatures : typiquement semaine −6 (aujourd'hui)
- Dates des journées portes ouvertes : 1 à 3 événements, idéalement en semaines −4 et −2
- Date limite de candidature : la date qui détermine la semaine 0
- Cible de décision : 3 à 4 semaines après la date limite
- Date limite d'acceptation par la famille : 4 à 6 semaines après l'offre
Mettez-les dans un Google Doc / une page Notion partagée accessible à l'équipe. La plateforme n'a pas de « tableau de bord de cycle » — votre document partagé est la source unique de vérité pour qui- sait-quoi-se-passe-quand.
Le broadcast de lancement (programmé, pas encore envoyé)
Rédigez votre broadcast « Les admissions pour septembre 2026 sont ouvertes ».
- Destinataires : All inquiries filtré sur « inquired in the past 18 months » (utilisez le filtre de date). Cela capte les familles qui ont manifesté leur intérêt lors du cycle précédent mais n'ont pas candidaté.
- Sujet : « Applications for September 2026 entry are open »
- Contenu : bref — quand les candidatures ont ouvert, la date limite, le lien pour candidater, le lien vers les dates des journées portes ouvertes.
- Programmez-le pour le lundi matin de la semaine −5
(
scheduled_forsur le broadcast). Ne le déclenchez pas maintenant. Les écoles qui diffusent le vendredi après-midi ou le week-end voient des taux d'ouverture inférieurs d'environ 30 %.
La fonctionnalité de broadcast programmé de la plateforme gère l'envoi effectif. Vous n'avez pas besoin d'être en ligne au moment du déclenchement.
Semaine −5 : annonce publique
Le broadcast programmé part lundi matin. Deux actions de suivi dans la semaine :
- Annoncez sur le site web et les réseaux sociaux de l'école. Le broadcast plateforme touche les familles déjà dans votre CRM ; le site web et les réseaux sociaux touchent le reste.
- Briefez votre équipe. Qui répond aux demandes pendant la saison des candidatures ? Qui anime la journée portes ouvertes ? Qui trie les candidatures ? Si votre équipe n'est pas alignée d'ici la semaine −5, le volume de candidatures des semaines −4 à 0 vous submergera.
Le volume de demandes augmentera sensiblement dans les jours suivant le broadcast. Surveillez le dashboard analytics — attendez-vous à ce que les demandes doublent à peu près pendant les 7 à 10 jours suivants par rapport à la base précédente.
Semaine −4 : première journée portes ouvertes
Organisez votre première journée portes ouvertes cette semaine (typiquement un samedi matin). Voir Running an open house pour le playbook opérationnel — invitation 2 semaines avant, rappel la veille, exécution le jour J, suivi à 48 h.
Deux remarques spécifiques au cycle :
- Mentionnez la date limite de candidature dans le discours d'accueil. Les participants aux journées portes ouvertes sont vos prospects les plus engagés ; beaucoup candidateront dans les 7 jours suivant leur visite si vous le leur rappelez.
- Utilisez le nouveau broadcast par événement le lundi suivant pour remercier les participants et les rediriger directement vers la candidature. Cliquez sur « Message RSVPs » sur la carte de la journée portes ouvertes — le composer s'ouvre verrouillé sur les participants de cet événement.
Semaine −3 : entretien à mi-cycle
Activité relativement calme cette semaine. Deux choses :
- Triez le pipeline de demandes. Tout ce qui reste en « New » depuis plus de 7 jours doit bouger : répondre, qualifier ou archiver. Voir Family CRM basics.
- Vérifiez les compteurs de candidatures commencées. Onglet Analytics → Application start vs complete. Si le nombre de démarrages est bon (50+ pour une cohorte de taille correcte) mais que le taux de complétion est faible (<40 %), regardez le drop-off par étape — généralement une question de téléversement de fichier ou un texte libre trop long. Corrigez maintenant, avant la ruée de fin de période.
Semaine −2 : deuxième journée portes ouvertes
Même playbook qu'en semaine −4. L'événement de la semaine −2 tend à attirer les familles qui n'ont pas pu venir au premier, y compris les familles internationales qui se déplacent spécifiquement pour visiter.
Deux ajustements pour le second événement :
- Rendez l'urgence de la date limite plus claire. « Les candidatures ferment dans X jours » doit figurer dans le discours d'accueil et dans l'e-mail de confirmation.
- Recueillez les questions des parents le jour même. Désignez un membre de l'équipe pour noter toutes les questions posées par les parents. Utilisez cette liste dans le broadcast pré-date limite de la semaine −1.
Semaine −1 : poussée pré-date limite
La plupart des candidatures arrivent dans les 10 derniers jours. Deux broadcasts programmés cette semaine :
- Lundi : « Plus qu'une semaine avant la fermeture des candidatures. » Destinataires : toutes les demandes des 18 derniers mois qui N'ONT PAS encore soumis de candidature. La plateforme ne filtre pas automatiquement sur le statut de la candidature — vous devrez exclure manuellement ceux qui ont soumis en exportant la liste des demandes et en la recoupant avec votre onglet admissions. C'est l'une des étapes de rapprochement manuel.
- Vendredi : « Plus que 48 heures. » Mêmes destinataires. Ton un peu plus urgent. Incluez un lien direct de candidature.
Ne diffusez pas le week-end — réservez les week-ends aux réponses aux demandes, pas à la prospection sortante.
Semaine 0 : semaine de la date limite
La date limite tombe cette semaine. Dès le lendemain :
- Verrouillez le formulaire (Admissions → Settings → Stop accepting new applications). Quiconque a commencé sans terminer est désormais en statut « Incomplete ».
- Sortez les chiffres : combien ont soumis, combien ont payé les frais (si vous facturez des frais de candidature), combien sont considérés comme des « dossiers complets » (documents + consentements + paiement).
- Comparez à votre objectif. Le manque (s'il y en a un) détermine si vous adoptez une politique de candidatures tardives.
Candidatures tardives
La plupart des écoles acceptent les candidatures tardives « avec justification solide » pendant 2 semaines après la date limite. Si c'est votre cas, arrêtez cette politique dès le jour 1, ne décidez pas au cas par cas — le cas par cas vous fait paraître inconsistant et crée de la politique avec les parents-d'amis.
Pour accepter les candidatures tardives, rouvrez brièvement le formulaire. Maîtrisez le volume en augmentant les frais de candidature pour les entrées tardives (par ex. +50 %) — cela auto-sélectionne les candidats sérieux.
Semaines 1-2 : examen
L'essentiel du travail de décision se passe ici. Voir Reviewing applications pour le workflow détaillé par candidature. Le rythme au niveau du cycle :
- Réunion de tri du lundi. Deux personnes, 30 à 60 minutes, passent en revue les candidatures « Needs review ». Décidez pour chacune : évaluer / interview / refus.
- Mardi-jeudi : évaluations et entretiens. Planifiez via le composer de messages de candidature (modèle Schedule interview) — la famille choisit un créneau dans votre calendrier.
- Vendredi : journée notes. Chaque membre de l'équipe rédige des notes de synthèse sur les familles qu'il ou elle a interviewées dans la semaine. Les notes alimentent la réunion de décision.
Semaine 3 : décision
La semaine de décision est structurée mais compressée.
- Lundi : pré-réunion. Chaque examinateur apporte sa recommandation par candidature. Discutez des cas limites.
- Mardi-mercredi : décisions. Utilisez le panneau Décision en masse — parcourez l'onglet Admissions filtré sur « Decision pending » et envoyez offres / listes d'attente / refus.
- Choisissez un seul jour pour TOUTES les décisions. Étaler les décisions sur la semaine crée des rumeurs entre familles (« Sophie a eu une réponse mardi mais nous, on n'a rien reçu — faut-il s'inquiéter ? »). Un envoi sur une journée évite cela.
- Utilisez les modèles de messages pour personnaliser. Les
variables de modèle (
${studentName},${parentName}) rendent la personnalisation par famille rapide. N'utilisez pas le modèle générique si la candidature méritait un retour personnalisé.
Après toutes les décisions :
- Envoyez le broadcast de bilan de cycle à « All contacts » filtré sur « inquired in the past 18 months » — un bref message « merci de l'intérêt porté à ce cycle ; voici les journées portes ouvertes pour le prochain cycle ». Maintient les prospects froids au chaud.
Semaine 4 : fenêtre d'acceptation
Les offres sont parties ; les familles disposent maintenant de 4 à 6 semaines pour accepter.
- Aucune relance pendant les 2 premières semaines — laissez les familles en discuter en interne. Relancer trop vite est perçu comme de la pression.
- Point de mi-fenêtre pour les familles prioritaires (fratries d'élèves actuels, candidats à des bourses, profils correspondant à un programme spécifique). Messages CRM personnels, pas des broadcasts.
- Rappel de fin de fenêtre pour ceux qui n'ont pas répondu — un message poli « votre offre expire le X » via le fil de candidature.
La plateforme ne suit pas automatiquement le taux d'acceptation ; vous devrez compter Accepted vs Offered dans l'onglet Admissions à la fin de la fenêtre.
Post-cycle : le rapprochement
Une fois la fenêtre d'acceptation close :
- Compte final de la cohorte. Compilez manuellement dans votre tableur. Comparez à l'objectif initial.
- Rétro de cycle. Réunion de 60 minutes avec l'équipe des admissions : ce qui a marché, ce qui n'a pas marché, ce qu'il faut changer pour l'an prochain. Mettez-le par écrit — la version-de-vous qui pilotera le cycle de l'an prochain remerciera la version-de-vous qui aura noté les leçons.
- Mettez à jour le formulaire sur la base des enseignements de la rétro. Même de petits changements (un meilleur texte d'aide sur la question de l'essai, suppression d'un champ peu utilisé) composent au fil des années.
Suivre le cycle dans le tableau de bord de cohorte
Le tableau de bord de cohorte (Admissions → View by cohort) est l'endroit unique pour surveiller le cycle. Une carte par (année d'entrée, programme) affiche :
- L'entonnoir à 5 étapes (needs review → in review → decision pending → offered → closed) avec compteurs en direct
- Le total inscrits, mis en évidence séparément
- L'avancement par rapport à votre objectif si vous en avez défini un
Définissez l'objectif une seule fois en semaine −6 en cliquant sur « Set target » sur la carte de cohorte concernée. Ajoutez une ligne de notes pour la répartition (par ex. « 12 day, 12 boarding ») afin que le reste de l'équipe voie la ventilation.
La comparaison année sur année n'est pas encore intégrée à l'onglet analytics — si vous voulez « ce cycle vs le précédent », exportez les deux années en CSV depuis la liste Admissions et comparez manuellement.
Quand nous escalader le sujet
Écrivez à admin@swissprivate-schools.ch si :
- Vous voulez qu'un export personnalisé du « cohort dashboard » soit extrait pour votre école en milieu de cycle — nous exécuterons le SQL et vous enverrons un instantané
- Le volume de candidatures s'écarte fortement des attentes (à la hausse ou à la baisse) — nous pouvons vérifier le profil public et l'entonnoir analytics pour repérer un problème technique qui masquerait la performance réelle
- Vous devez mettre à jour des candidatures en masse (par ex. reporter 30 candidatures à l'an prochain) — nous pouvons le faire côté serveur
Nous répondons sous 2 jours ouvrés.