Les annonces (onglet Diffusions du tableau de bord) sont des messages un-à-plusieurs envoyés par votre école — invitations aux journées portes ouvertes, actualités de l'école, notes de rentrée, informations pratiques pour les familles qui vont venir en visite. Elles partent à la fois dans l'application (dans le compte de la famille) et par e-mail, afin d'atteindre les familles où qu'elles consultent en premier. Vous pouvez les envoyer tout de suite ou les programmer.
Contrairement à une réponse CRM (qui est un message 1-à-1 dans une conversation existante), une annonce est un nouveau message adressé à un groupe. Utilisez-la avec parcimonie — une liste que vous sollicitez chaque semaine cesse d'ouvrir ; une liste sollicitée une fois par mois continue de le faire.
Actualités ou mise à jour : deux sortes d'annonces
Chaque annonce est de l'une de ces deux sortes, et ce sont les destinataires que vous choisissez qui en décident :
- Actualités — journées portes ouvertes, événements, vie de l'école, ouverture des admissions, nouveau programme. Partent uniquement aux familles qui ont demandé vos actualités. Chaque e-mail d'actualités contient un désabonnement en un clic.
- Mise à jour — sur quelque chose dont la famille fait partie : la journée portes ouvertes à laquelle elle s'est inscrite, sa visite, sa candidature, l'inscription de son enfant. Part à toutes les personnes concernées, sans inscription préalable — et c'est précisément pour cela qu'elle doit s'en tenir à ce sujet. Chaque e-mail de mise à jour indique à la famille pourquoi elle le reçoit (« Vous recevez ce message parce que vous avez une visite prévue avec … ») et ne contient pas de lien de désabonnement.
Le test avant d'envoyer : le message porte-t-il sur la visite, la candidature, l'inscription ou la journée portes ouvertes dont ces familles font déjà partie ? C'est alors une mise à jour. Tout le reste — la journée portes ouvertes du mois prochain, une bourse, un résultat sportif, une lettre d'information — relève des actualités.
Pourquoi la limite passe là : les grands outils d'envoi d'e-mails, comme Mailchimp, n'envoient du marketing qu'aux personnes qui l'ont accepté, et le droit suisse (LCD, art. 3, al. 1, let. o) exige un consentement préalable pour la publicité par e-mail. Demander d'abord protège aussi la réputation d'expéditeur de votre école — un e-mail que les familles ont demandé est ouvert plutôt que signalé comme spam — et préserve leur confiance.
Choisir les destinataires
Le compositeur regroupe ses listes de destinataires sous Actualités et Mise à jour :
- Familles qui ont demandé vos actualités (Actualités) — toutes les familles qui ont dit oui aux actualités de votre école et ne les ont pas arrêtées depuis.
- Visites à venir (Mise à jour) — familles avec une visite confirmée encore à venir. À utiliser pour « votre visite a lieu jeudi, voici où vous garer ».
- Familles avec une candidature en cours (Mise à jour) — candidatures soumises, pas encore décidées ni clôturées. À utiliser pour les dates d'entretien ou un document que chaque candidat doit envoyer.
- Familles inscrites (Mise à jour) — familles dont un enfant est inscrit. À utiliser pour les informations de rentrée, les frais, le transport, l'uniforme.
Les inscrits d'une journée portes ouvertes ne figurent pas dans cette liste. Ouvrez le compositeur depuis la carte de cette journée avec Écrire aux inscrits : il est verrouillé sur cet événement et disponible jusqu'à 7 jours après celui-ci. Voir Organiser une journée portes ouvertes.
Le compteur sous le sélecteur de destinataires indique qui vous allez atteindre : personne d'autre n'est ajouté en coulisses. La liste est recalculée au moment de l'envoi, de sorte qu'une famille qui s'inscrit pendant que vous rédigez est incluse. Les familles qui vous ont seulement écrit, ont réservé une visite ou se sont inscrites à une journée portes ouvertes, sans jamais dire oui à vos actualités, ne figurent pas dans la liste des actualités, et rien dans le compositeur ne les y ajoute.
Comment les familles demandent vos actualités
Votre liste d'actualités ne grandit que d'une façon : une famille dit oui. Elle peut le faire :
- en cochant Recevoir les actualités de [votre école] sur votre formulaire de demande, votre formulaire de réservation de visite ou une inscription à une journée portes ouvertes — la case n'est jamais précochée ;
- avec le bouton Recevoir les actualités sur la page de votre école (à côté des boutons Sauvegarder et Partager, en haut de la page) ;
- dans la ligne facultative consacrée aux actualités, à l'étape des consentements lorsqu'elle dépose une candidature ;
- dans les réglages de son propre compte.
Une famille qui en fait la demande sans être connectée reçoit d'abord un e-mail avec un lien de confirmation. Rien n'est envoyé tant qu'elle n'a pas cliqué, et le lien est valable 7 jours. Ensuite, elle garde la main : chaque e-mail d'actualités contient un désabonnement en un clic, et elle peut couper toutes les actualités d'écoles dans son compte.
Avec Premium, la case et le bouton apparaissent automatiquement sur votre page et vos formulaires — rien à activer. Pour faire grandir la liste :
- Parlez-en lors des journées portes ouvertes et des visites : « si vous souhaitez recevoir nos invitations, cochez la case sur le formulaire ou utilisez le bouton Recevoir les actualités sur notre page. »
- Placez un lien vers la page de votre école sur votre site et vos réseaux sociaux, pour que les familles trouvent le bouton Recevoir les actualités.
- N'essayez pas de remplir la liste autrement. Une liste de familles qui ont demandé vos actualités est une liste qui les ouvre.
Rédiger pour la traduction
Si l'auto-traduction de votre école est activée, l'annonce que vous composez dans votre propre langue est diffusée en français, en allemand et en italien lors de l'envoi via DeepL. Chaque famille reçoit l'annonce dans sa langue préférée (définie à l'inscription ou par la langue du navigateur lors du premier contact).
Pour la plupart des annonces, l'auto-traduction convient — DeepL gère bien le ton conversationnel et informatif. Dans deux situations, rédigez manuellement par langue :
- Mentions légales et consentements. Le choix des mots est important ; le « assez bien » de DeepL n'est pas assez bien pour tout ce qui a une portée juridique.
- Terminologie propre à l'école qui ne se traduit pas. « Internat » contre « boarding » contre « convitto » peuvent porter des connotations différentes.
Le compositeur dispose d'un bouton « Traduire manuellement » qui sépare le contenu en quatre éditeurs côte à côte. Vous pouvez copier votre langue source et l'ajuster par langue, ou rédiger chaque version à partir de zéro.
Vous pouvez aussi désactiver l'auto-traduction pour une annonce unique (par exemple, une invitation à un événement uniquement en français pour un seul canton) tout en la laissant activée pour toute l'école.
Anatomie d'une annonce qui est lue
Trois choses distinguent de façon fiable une annonce qui suscite une action d'une annonce ignorée :
- Objet de moins de 50 caractères. Au-delà, il est tronqué dans les volets d'aperçu mobiles. Le compositeur affiche un compteur de caractères.
- Une seule action claire. Une annonce avec un seul bouton surperforme largement une annonce avec trois liens. Si vous devez dire trois choses, envoyez trois annonces espacées sur une semaine.
- Libellés d'appel à l'action commençant par un verbe. « Réserver une visite » surperforme « Informations sur les visites ». « Confirmer ma présence aux portes ouvertes » surperforme « Détails des portes ouvertes ». Les verbes d'action se lisent comme des étapes suivantes claires.
Le bouton lui-même provient du champ Lien d'action en bas du compositeur. Laissez-le vide et l'annonce est un message purement informatif — parfois la bonne décision (dates de rentrée, vœux de fin d'année) mais en général vous voulez un bouton.
Fréquence et calendrier
Une à deux fois par mois est un rythme tenable pour la plupart des audiences scolaires. Au-delà d'un envoi hebdomadaire, vous dépensez votre capital d'attention plus vite que vous ne le reconstituez : l'audience cesse d'ouvrir, et les envois qui comptent vraiment (dates limites, portes ouvertes) arrivent sur une liste qui a déjà décroché.
Ce rythme vaut pour les actualités. Les mises à jour suivent ce dont elles parlent : envoyez-en une lorsque les familles concernées ont besoin de savoir quelque chose, pas pour tenir un calendrier.
Pour le timing : les matinées du mardi au jeudi (à votre heure locale, entre 8 h et 10 h) surperforment systématiquement les vendredis après-midi et les week-ends. L'audience, ce sont des parents qui consultent leurs e-mails pendant leur routine matinale, pas des familles sur leur téléphone autour du repas du soir.
Mesurer ce qui a fonctionné
Les annonces envoyées apparaissent dans l'onglet Diffusions avec le nombre de livraisons et d'ouvertures. Cliquez sur une annonce pour voir les détails de livraison par destinataire — utile lorsqu'une famille demande « m'avez-vous envoyé quelque chose ? » et que vous pouvez confirmer si l'e-mail a effectivement atterri dans leur boîte de réception.
Erreurs fréquentes
- Envoyer des actualités déguisées en mise à jour. Une invitation à la journée portes ouvertes du mois prochain envoyée à « Visites à venir » parce que cette liste est plus grande relève des actualités, et elle atteint des familles qui ne les ont jamais demandées. Envoyez-la aux Familles qui ont demandé vos actualités ; gardez les mises à jour pour la visite, la candidature, l'inscription ou la journée portes ouvertes elle-même.
- Envoyer sans prévisualiser. La vue traduire-manuellement du compositeur sert de surface d'aperçu — parcourez chaque onglet de langue avant d'appuyer sur envoyer.
- Utiliser les annonces pour du 1-à-1. Si vous vous adressez à une famille en particulier (« Bonjour Sophie, à propos de la candidature de votre fille… »), c'est une réponse CRM, pas une annonce. Les annonces vont à des listes, jamais à des personnes.
- Sauter le lien d'action. Même les annonces informatives bénéficient d'un bouton — « Voir tous les détails de l'événement sur notre site » génère des clics que le corps du message seul ne produira pas.