Les annonces sont des messages un-à-plusieurs adressés aux familles connectées à votre école — annonces de portes ouvertes, rappels de frais, notes de rentrée, invitations à des événements. Elles partent à la fois sous forme de notification dans l'application et d'e-mail, afin d'atteindre les familles où qu'elles consultent en premier.
Contrairement à une réponse CRM (qui est un message 1-à-1 dans une conversation existante), une annonce est une nouvelle prise de contact auprès d'une liste. Utilisez-la avec parcimonie — les écoles qui diffusent chaque semaine constatent des taux d'ouverture nettement plus faibles que celles qui diffusent une fois par mois.
Choisir les destinataires
Le compositeur propose six listes de destinataires intégrées. Chacune interroge votre CRM au moment de l'envoi, de sorte que l'audience est toujours à jour.
- All contacts — toutes les familles qui ont déjà été en contact avec votre école (demande, réservation ou inscription à une journée portes ouvertes). À utiliser pour les grandes occasions : annonce majeure, lancement d'un nouveau programme, bilan de fin d'année.
- All inquiries / Active inquiries — la différence compte. All inclut les familles dont les demandes ont été clôturées (refusées, inscrites ailleurs, devenues inactives). Active ne couvre que les demandes actuellement dans votre pipeline (statut : nouveau, contacté, qualifié). Active est ce qu'il vous faut 90 % du temps — les demandes clôturées ne veulent plus avoir de vos nouvelles.
- All bookings / Upcoming bookings — même distinction. All inclut les visites passées ; Upcoming ne contient que celles confirmées à venir. Utilisez Upcoming pour des messages du type « rappel : votre visite est demain, voici comment vous garer ».
- Open House interested — familles qui se sont inscrites à l'un de vos événements portes ouvertes. Utile pour des relances du type « prochain événement programmé, réservez la date ».
Affiner avec les filtres de segment
Pour les trois listes basées sur les demandes, vous pouvez ajouter des filtres pour cibler davantage l'audience. Deux axes pour l'instant :
- Tranche d'âge de l'élève — uniquement les familles dont l'enfant a un âge compris dans la fourchette min/max que vous spécifiez. Utile pour « nous ouvrons un nouveau programme de 7e année » lorsque les familles de 4e à 6e année ne sont pas concernées.
- Plage de dates de soumission de la demande — uniquement les familles ayant déposé une demande dans une fenêtre précise. Utile pour des relances du type « nous avons remarqué que vous nous avez contactés le mois dernier mais que vous n'avez pas encore réservé ».
Un compteur en direct sous le sélecteur de destinataires se met à jour au fur et à mesure que vous changez les filtres, afin que vous voyiez exactement combien de personnes vous allez toucher avant de rédiger. La liste de diffusion réelle est recalculée au moment de l'envoi — les demandes tardives qui arrivent pendant que vous rédigez seront quand même incluses.
Les filtres ne sont volontairement PAS disponibles sur les listes basées sur les réservations ou les portes ouvertes. Il s'agit d'audiences plus restreintes et déjà ciblées, où un filtrage supplémentaire ne change que rarement la bonne décision.
Rédiger pour la traduction
Si l'auto-traduction de votre école est activée, l'annonce que vous composez dans votre propre langue est diffusée en français, en allemand et en italien lors de l'envoi via DeepL. Chaque famille reçoit l'annonce dans sa langue préférée (définie à l'inscription ou par la langue du navigateur lors du premier contact).
Pour la plupart des annonces, l'auto-traduction convient — DeepL gère bien le ton conversationnel et informatif. Dans deux situations, rédigez manuellement par langue :
- Mentions légales et consentements. Le choix des mots est important ; le « assez bien » de DeepL n'est pas assez bien pour tout ce qui a une portée juridique.
- Terminologie propre à l'école qui ne se traduit pas. « Internat » contre « boarding » contre « convitto » peuvent porter des connotations différentes.
Le compositeur dispose d'un bouton « Traduire manuellement » qui sépare le contenu en quatre éditeurs côte à côte. Vous pouvez copier votre langue source et l'ajuster par langue, ou rédiger chaque version à partir de zéro.
Vous pouvez aussi désactiver l'auto-traduction pour une annonce unique (par exemple, une invitation à un événement uniquement en français pour un seul canton) tout en la laissant activée pour toute l'école.
Anatomie d'une annonce qui est lue
Après avoir analysé les données d'engagement d'écoles ayant envoyé plus de 50 annonces chacune, trois schémas distinguent celles qui suscitent une action de celles qui sont ignorées :
- Objet de moins de 50 caractères. Au-delà, il est tronqué dans les volets d'aperçu mobiles. Le compositeur affiche un compteur de caractères.
- Une seule action claire. Une annonce avec un seul bouton surperforme largement une annonce avec trois liens. Si vous devez dire trois choses, envoyez trois annonces espacées sur une semaine.
- Libellés d'appel à l'action commençant par un verbe. « Réserver une visite » surperforme « Informations sur les visites ». « Confirmer ma présence aux portes ouvertes » surperforme « Détails des portes ouvertes ». Les verbes d'action se lisent comme des étapes suivantes claires.
Le bouton lui-même provient du champ Lien d'action en bas du compositeur. Laissez-le vide et l'annonce est un message purement informatif — parfois la bonne décision (dates de rentrée, vœux de fin d'année) mais en général vous voulez un bouton.
Fréquence et calendrier
Les écoles médianes de la plateforme diffusent 1 à 2 annonces par mois. Les écoles qui diffusent plus d'une fois par semaine voient leurs taux d'ouverture chuter d'environ 30 % après la quatrième semaine — l'audience commence à vous percevoir comme du bruit.
Pour le timing : les matinées du mardi au jeudi (à votre heure locale, entre 8 h et 10 h) surperforment systématiquement les vendredis après-midi et les week-ends. L'audience, ce sont des parents qui consultent leurs e-mails pendant leur routine matinale, pas des familles sur leur téléphone autour du repas du soir.
Mesurer ce qui a fonctionné
Les annonces envoyées apparaissent dans l'onglet Annonces avec le nombre de livraisons et d'ouvertures. Cliquez sur une annonce pour voir les détails de livraison par destinataire — utile lorsqu'une famille demande « m'avez-vous envoyé quelque chose ? » et que vous pouvez confirmer si l'e-mail a effectivement atterri dans leur boîte de réception.
Erreurs fréquentes
- Envoyer sans prévisualiser. La vue traduire-manuellement du compositeur sert de surface d'aperçu — parcourez chaque onglet de langue avant d'appuyer sur envoyer.
- Utiliser les annonces pour du 1-à-1. Si vous vous adressez à une famille en particulier (« Bonjour Sophie, à propos de la candidature de votre fille… »), c'est une réponse CRM, pas une annonce. Les annonces vont à des listes, jamais à des personnes.
- Sauter le lien d'action. Même les annonces informatives bénéficient d'un bouton — « Voir tous les détails de l'événement sur notre site » génère des clics que le corps du message seul ne produira pas.