Le formulaire de demande est la porte d'entrée de votre CRM. Chaque famille qui clique sur "Inquire" depuis votre profil public passe par lui. Ce que vous y mettez façonne la qualité des conversations qui suivent — les bonnes questions qualifient la famille avant que vous ne consacriez du temps à une réponse ; les mauvaises questions les font abandonner au formulaire.
Cet article couvre les 5 types de questions personnalisées, les mécanismes opérationnels (réorganiser, dupliquer, traduire), la limite de 4 questions et sa raison d'être, ainsi que ce que le formulaire de demande ne fait délibérément pas.
À quoi sert le formulaire
Le formulaire de demande est une première conversation commerciale. Son rôle est de capturer suffisamment d'informations sur la famille pour (a) répondre avec quelque chose d'utile, et (b) la qualifier avant de réserver du temps à votre équipe.
Ce n'est pas un formulaire de candidature. Si vous vous surprenez à vouloir 12 questions, des téléversements de fichiers, des embranchements conditionnels et un assistant multi-étapes, c'est le module Admissions qu'il vous faut — voir The admission form builder.
Traitez ces deux surfaces différemment :
- Formulaire de demande — 6 à 8 champs au total, 1 minute pour le remplir, objectif : capter le lead + qualifier
- Candidature d'admission — plus de 20 champs, collecte structurée, objectif : recueillir tout le nécessaire pour une décision
Les champs par défaut (configurables, sans question personnalisée)
Avant même d'ajouter une seule question personnalisée, le formulaire comporte déjà :
- Nom — requis, toujours activé
- Email — requis, toujours activé, validé
- Message — requis, texte libre
- Téléphone — optionnel ou requis (configurable, optionnel par défaut)
- Nom + âge de l'élève — optionnel ou requis (configurable)
- Échéance d'entrée — optionnel ou requis (configurable)
Les bascules téléphone / enfant / échéance se trouvent dans Settings → Inquiry form → Default fields. La plupart des écoles activent les trois en optionnel ; les internats rendent souvent l'âge de l'élève obligatoire, car l'âge détermine quel internat peut accueillir l'élève.
Vous pouvez mettre en ligne un formulaire de demande parfaitement fonctionnel avec zéro question personnalisée — les champs par défaut couvrent environ 80 % des écoles. Les questions personnalisées servent au qualificatif propre à votre école que vous souhaitez ajouter par-dessus.
La limite de 4 questions et sa raison d'être
Vous pouvez ajouter au maximum 4 questions personnalisées actives à votre formulaire de demande. Il s'agit d'une limite stricte appliquée au niveau de la base de données, et non d'une simple recommandation.
La raison : selon nos données, les formulaires comptant plus de 8 champs au total (défauts + personnalisés) connaissent un taux d'abandon supérieur à 50 %, et la valeur marginale de chaque question supplémentaire diminue rapidement. Les écoles qui ont essayé d'extraire un questionnaire de 15 questions via le formulaire de demande rapportent universellement le même résultat : moins de demandes, sans meilleure qualification.
Si vous avez besoin de plus de 4 questions personnalisées, la bonne surface est le module Admissions. La séparation est délibérée — formulaire léger à l'entrée de l'entonnoir, formulaire structuré pour l'étape de candidature.
Les 5 types de questions
Le formulaire de demande prend en charge cinq types de questions. Chacun dispose d'un formulaire de configuration typé qui s'ouvre après avoir choisi le type.
Text
Réponse en texte libre. Configurez :
- Longueur de la réponse — courte (ligne unique, plafonnée à environ 120 caractères) ou longue (multi-ligne, plafonnée à environ 500 caractères)
- Placeholder — texte d'exemple affiché dans le champ vide
- Longueur max — plafond strict si vous voulez être plus restrictif que la valeur par défaut
À utiliser pour : "Y a-t-il quelque chose de spécifique concernant votre enfant que nous devrions savoir ?", "Comment avez-vous entendu parler de nous ?", "Quelle est la chose la plus importante dans une école pour votre famille ?"
Options
Sélection unique ou multiple parmi une liste que vous définissez. Configurez :
- Type de sélection — unique (boutons radio) ou multiple (cases à cocher)
- Liste d'options — ajoutez les options une à une ; Entrée pour ajouter une ligne
À utiliser pour : "Niveau scolaire actuel" (unique parmi Y1-Y13), "Programmes qui vous intéressent" (multiple parmi IB / Maturité suisse / A-Levels), "Internat ou externat" (unique parmi Internat / Externat / Ouvert aux deux).
Le type de question de loin le plus utilisé. La sélection unique avec 5 à 8 options est le point optimal — les longues listes ressemblent à du travail.
Number
Saisie numérique. Configurez :
- Min / max — bornes
- Pas — incrément (1 pour les entiers, 0,5 pour les demi-points)
- Unité — étiquette affichée à côté du champ (CHF, années, heures)
À utiliser pour : "Fourchette de budget annuel" (avec unité CHF, min 30000), "Nombre de frères et sœurs candidatant également" (min 0, max 5), "Nombre d'années d'étude du français".
Date
Sélecteur de date. Configurez :
- Date min / max — bornes
- Désactiver le passé — vrai si vous ne voulez que des dates futures (par ex. date de début)
- Désactiver le futur — vrai si vous ne voulez que des dates passées (par ex. date de fin de la dernière école fréquentée)
À utiliser pour : "Date de début souhaitée" (désactiver le passé), "Date à laquelle vous souhaiteriez une visite" (désactiver le passé, fenêtre étroite), "Date à laquelle l'enfant a quitté son école précédente" (désactiver le futur).
Conditions
Un type spécial pour afficher des conditions générales / modalités / avertissements avec capture de signature optionnelle. Configurez :
- Type de contenu — text (paragraphe affiché en ligne) ou link (lien vers une URL)
- Texte / URL des conditions — le corps
- Recueillir une signature — si vrai, demande à la famille de taper son nom pour confirmer
À utiliser pour : consentement RGPD, autorisation de photographie, accusé de réception pour candidature tardive, confirmation d'éligibilité à une bourse. La bascule de signature crée une piste d'audit légère (nom tapé + horodatage sur la demande).
À ne pas utiliser pour : un texte juridique long. Si vos conditions font 4 paragraphes ou plus, créez un lien vers une page séparée plutôt que de les intégrer en ligne.
Ajouter une question — pas à pas
Settings → Inquiry form → Add question.
Étape 1 — choix du type :
- Une grille des 5 types avec une brève description de chacun. Choisissez-en un
- La fenêtre passe au formulaire de configuration typé
Étape 2 — configuration typée :
- Texte de la question — ce que la famille voit comme libellé
- Texte d'aide (optionnel) — petit texte gris sous le champ expliquant la question (à utiliser pour les questions non évidentes)
- Bascule Required — si la famille doit répondre pour soumettre
- Champs spécifiques au type — options pour
options, min/max pournumber, etc. - Save
La question apparaît en bas de votre liste de questions, active par défaut. Elle s'affiche immédiatement sur votre formulaire public.
Exemple concret
Ajout d'une question "Niveau scolaire actuel" :
- Cliquez sur Add question, choisissez Options
- Texte de la question : "Dans quelle année est actuellement votre enfant ?"
- Type de sélection : Single
- Liste d'options : tapez "Year 1" → Entrée, "Year 2" → Entrée, ... jusqu'à Year 13
- Required : Yes
- Texte d'aide : "Nous l'utilisons pour orienter votre demande vers le bon membre de l'équipe d'admissions"
- Save
Le formulaire demande désormais à la famille de choisir une année avant de soumettre.
Réorganiser les questions
Glissez la poignée à gauche de chaque ligne de question pour réorganiser. Le nouvel ordre est enregistré immédiatement — pas de bouton de sauvegarde séparé.
Ordre conseillé :
- Questions courtes / rapides en premier (listes déroulantes à sélection unique, niveau scolaire)
- Questions en texte libre / plus longues au milieu
- Conditions / consentements en dernier
Mettre les questions courtes en tête réduit l'abandon — la famille ressent une dynamique qui se construit, et atteint la question plus longue déjà engagée à terminer.
Modifier ou dupliquer
Chaque ligne de question dispose des actions Edit et Duplicate :
- Edit conserve l'UUID de la question. Les réponses aux demandes passées restent liées à la question (modifiée). À utiliser quand vous ajustez simplement la formulation ou corrigez une faute de frappe.
- Duplicate crée une nouvelle question avec un nouvel UUID. À utiliser quand vous voulez une nouvelle variante pour une comparaison A/B, ou quand le changement est suffisamment important pour que les réponses historiques ne s'appliquent plus vraiment à la nouvelle question.
Le compromis : Edit garde votre historique propre (une question par concept dans le temps). Duplicate garde l'historique des formulations propre (vous voyez exactement ce qui était demandé et quand). La plupart des écoles utilisent Edit 99 % du temps.
Supprimer
Delete effectue une suppression logique de la question. Les réponses des demandes passées restent dans la base de données — vous pouvez toujours les voir dans la vue détaillée de la demande. La question cesse simplement d'apparaître sur le formulaire pour les nouvelles soumissions.
Traduire les questions
Si la traduction automatique est activée pour votre école (Settings → School profile → Languages), les questions que vous créez dans votre langue source sont automatiquement diffusées en français / allemand / italien via DeepL lors de la sauvegarde.
Pour les questions sensibles (consentements, à teneur juridique), utilisez la traduction manuelle : l'onglet de traduction de chaque question vous permet de rédiger vous-même le texte par locale. Le statut de chaque locale est suivi (draft / translated / approved) afin que vous voyiez ce qui a été relu.
Une famille qui consulte le formulaire en français voit la question en français. La réponse qu'elle soumet est stockée telle quelle — pas de traduction côté réponse.
Test rapide après chaque modification
Chaque fois que vous modifiez le formulaire de demande, effectuez ceci :
- Ouvrez votre profil public dans un onglet de navigation privée
- Cliquez sur Inquire
- Vérifiez que le formulaire est correct — ordre, valeurs par défaut, questions personnalisées, traductions le cas échéant
- Soumettez une demande de test depuis votre propre adresse email
- Confirmez qu'elle est bien arrivée dans votre tableau de bord avec les réponses personnalisées visibles
- Supprimez la demande de test
Cela évite 80 % des tickets de support du type "le formulaire est cassé". Il faut 3 minutes ; faites-le.
Où atterrissent les réponses
Lorsqu'une famille soumet le formulaire, les réponses aux questions
personnalisées sont stockées dans inquiries.custom_answers sous
forme de blob JSONB indexé par question_id.
Dans le tableau de bord, les réponses s'affichent dans la vue détaillée de la demande, étiquetées avec le texte de la question tel qu'il apparaissait au moment de la soumission. Si vous modifiez ensuite la formulation de la question, les anciennes réponses montrent toujours l'ancienne formulation — elles sont un instantané de la conversation qui a eu lieu, pas une vue en direct.
Ce que le formulaire NE PEUT PAS faire (et pourquoi)
Choses que les écoles veulent parfois mais qui ne sont pas livrées :
- Embranchement conditionnel ("n'afficher la question 3 que si la réponse à la question 2 était X") — pas dans le schéma. Le formulaire de demande est censé être linéaire et court. Si vous avez besoin d'embranchement, utilisez le module Admissions.
- Téléversement de fichiers — explicitement bloqué au niveau de la base de données. Les questions de type fichier n'existent que sur Admissions. Si votre formulaire de demande a besoin de fichiers, vous avez franchi la frontière vers le territoire de la candidature.
- Aperçu en direct avant sauvegarde — non développé. Utilisez plutôt le test en onglet privé (ci-dessus).
- Required-only-if-other-field-is-filled — même réponse que pour l'embranchement conditionnel. Non pris en charge ici ; disponible dans Admissions via l'éditeur de questions.
- Plus de 4 questions personnalisées — limite stricte. Voir la section sur la limite ci-dessus pour le pourquoi.
Aucun de ces points n'est un bug. Ce sont des décisions de périmètre délibérées pour garder le formulaire de demande court et le taux d'abandon faible. Si quelque chose ici ne correspond réellement pas à votre flux de travail, écrivez-nous et nous en discuterons.
Erreurs fréquentes
- Construire un formulaire de 15 questions. Les formulaires comptant 8 champs ou plus voient un taux d'abandon supérieur à 50 %. Moins de questions, mieux choisies, font mieux que beaucoup de questions faibles.
- Utiliser le formulaire de demande pour une collecte de type candidature. Mauvaise surface. Passez à Admissions.
- Oublier de traduire les options. La traduction automatique
gère le texte des questions mais pas toujours les listes
d'options pour le type
options. Cliquez dans les onglets de traduction et vérifiez que les options en français / allemand / italien se lisent correctement avant la mise en ligne. - Texte d'aide trop long. Le texte d'aide sert à une seule phrase clarificatrice courte, pas à des paragraphes. Si vous avez besoin d'un paragraphe, c'est que la question elle-même n'est pas claire — reformulez-la.
- Tout rendre obligatoire. Marquer chaque champ comme requis réduit le nombre de demandes. Rendez obligatoire le qualificatif (niveau scolaire, budget), laissez le reste optionnel.
Quand nous contacter
Écrivez à admin@swissprivate-schools.ch si :
- Une question personnalisée ne s'affiche pas correctement sur le formulaire public (après le test rapide) — nous pouvons vérifier le pipeline de rendu
- Vous avez besoin d'un type de question qui n'existe pas encore et vous avez évalué Admissions comme alternative — dites-nous ce dont vous avez besoin ; nous suivons ces demandes
- Vous souhaitez créer des questions en masse sur plusieurs écoles que vous gérez (opérateurs Bespoke / multi-écoles) — nous avons une API pour cela
Nous répondons sous 2 jours ouvrables.