Vous venez d'accepter l'invitation au tableau de bord de votre école. Il y a beaucoup d'éléments à l'écran et peu d'indications sur ce qu'il faut aborder en premier. Cet article présente l'ordre que nous recommanderions s'il s'agissait de notre propre école — cinq jours, qui vous mènent progressivement de « se connecter et regarder autour » à « prêt pour que les familles vous trouvent ».
Les jours numérotés ne sont pas stricts — la plupart des écoles réalisent les jours 1+2 en un seul après-midi, puis reviennent au cours de la semaine pour terminer le reste. L'ordre compte plus que le calendrier.
Jour 1 — Se repérer (30 minutes)
Ne remplissez rien encore. Parcourez simplement les onglets du tableau de bord et faites-vous une carte mentale.
Ce qu'il faut consulter, dans l'ordre :
- Onglet Overview. L'accueil du tableau de bord. Vous verrez une liste Setup Wizard à droite — c'est la liste des tâches opérationnelles. Repérez-la, ne cliquez pas dessus tout de suite.
- Onglet Profile. La version publique de votre école — description, photos, programmes, sites, équipe. C'est ce que les familles intéressées verront. Pour l'instant, c'est principalement vide ou pré-rempli avec ce que notre équipe d'administration avait obtenu via le répertoire des écoles publiques.
- Onglet Inquiries. Là où arrivent les nouvelles demandes des familles. Vide pour l'instant — il se remplira après votre mise en ligne.
- Onglet Bookings. Demandes de visites + visites confirmées. Vide également.
- Onglet Settings. Configuration — votre formulaire de demande, calendrier des visites, notifications, facturation, équipe. C'est là que la plupart de la configuration se passe.
Une chose à faire concrètement le jour 1 : invitez votre deuxième membre d'équipe. La plupart des écoles utilisent le tableau de bord à 2-3 personnes (bureau de la direction + responsable des admissions, parfois + responsable communication). Le faire le jour 1 signifie qu'ils découvrent le tableau de bord en même temps que vous, et non deux semaines en retard. Settings → Team → Invite member.
Jour 2 — Bases du profil (1-2 heures)
Un profil complet est ce qui convertit un visiteur anonyme en demande réelle. Sans cela, votre tableau de bord restera vide.
Profil minimum viable :
- Nom de l'école + slogan + image hero. Le hero est l'élément visuel le plus important — il apparaît sur chaque carte de résultat de recherche et en haut de la page de votre école. Utilisez quelque chose qui transmet le caractère de votre école : une vue du campus sous une belle lumière, des élèves au travail (pas une photo de groupe), le portail d'entrée à l'heure dorée. Évitez l'esthétique photo de stock « élèves souriants regardant un ordinateur portable » — les familles passent outre.
- Description (200-400 mots). Trois paragraphes constituent le bon équilibre : qui vous êtes, ce qui vous distingue, quel type de famille vous correspond. Évitez le jargon marketing (« excellence en éducation », « de classe mondiale ») — dites ce que vous faites réellement.
- Programmes. Cochez ceux que vous proposez (IB, Swiss Matura, A-Levels, etc.). C'est ce qui vous fait apparaître dans les recherches filtrées.
- Sites. Adresse + canton. Même s'il s'agit d'un seul campus, remplissez ce champ — il alimente la carte et les recherches par proximité.
- Frais. Tout ce que vous pouvez divulguer. Les écoles qui masquent les frais reçoivent moins de demandes mais mieux qualifiées — à vous de choisir. Nous avons un article complet à ce sujet (voir [Construire un profil qui convertit] en préparation).
Le Setup Wizard vous fait vérifier les informations que nous publions déjà — coordonnées, programmes, frais, puis votre logo et vos photos. La description, elle, est à rédiger vous-même, quand vous avez le temps de bien le faire : l'onglet Profil propose des pistes pour commencer, et votre liste de tâches la garde ouverte jusqu'à ce que ce soit fait.
Jour 3 — Configuration de la boîte de réception des demandes (1 heure)
C'est le cœur opérationnel. Faites-le correctement et votre tableau de bord travaillera pour vous ; faites-le mal et les demandes n'aboutiront pas, silencieusement.
Trois choses à configurer :
- Questions personnalisées du formulaire de demande. Settings → Inquiry form. Le formulaire par défaut contient les bases (nom, e-mail, message). Ajoutez 1-3 questions personnalisées propres à votre école — par exemple « niveau actuel », « date de début envisagée », « interne ou externe ». N'en mettez pas trop ; les familles abandonnent les formulaires longs.
- Destinations des notifications. Account → Notifications. Vérifiez que l'adresse e-mail pour les notifications « New inquiry » est la bonne boîte de réception. Par défaut, elles vont au compte administrateur qui a accepté l'invitation — souvent l'e-mail de la direction, qui ne consulte pas pour les demandes. Acheminez-les plutôt vers le responsable des admissions.
- Adresse d'expédition des réponses. Lorsque vous répondez à une famille depuis le tableau de bord, l'e-mail part depuis l'adresse de contact de votre école. Confirmez que c'est bien réglé dans Profile. Une mauvaise adresse d'expédition est le ticket de support n°1 « pourquoi ça ne marche pas » que nous recevons en semaine 1.
Une note sur la boîte de réception des demandes : chaque réponse que vous envoyez et chaque réponse que la famille renvoie sont synchronisées dans un seul fil. Pas besoin de copier-coller entre le tableau de bord et Gmail. Plus de détails dans Family CRM basics.
Jour 4 — Calendrier des visites + premier créneau (45 min)
Si vous proposez des visites, ouvrez votre calendrier tôt — sinon les familles qui demandent une visite recevront un maladroit « nous reviendrons vers vous » au lieu de choisir un créneau sur-le-champ.
Configuration minimale :
- Type de rendez-vous et durée. Bookings → Settings. Choisissez un type par défaut (en personne, visio ou téléphone) et une durée — 60 minutes conviennent à la plupart des visites de campus. Les visites spécialisées (internat, primaire) se gèrent plus tard.
- Disponibilité hebdomadaire. Bloquez les créneaux où les visites sont possibles. La plupart des écoles font mardi et jeudi après-midi + samedi matin. N'ouvrez pas tous les jours de la semaine — la rareté aide les familles à prioriser.
- E-mail de rappel. Désactivé par défaut — activez Bookings → Settings → Send automatic reminder email. Le système envoie alors un e-mail à chaque famille le matin précédant la visite. Une réservation faite il y a des semaines est un engagement souple ; le rappel est ce qui la transforme en présence. Article : Understanding your dashboard analytics.
Ne vous souciez pas encore des visites virtuelles ou des sessions d'information — ajoutez-les au mois 2 une fois que le flux de visites en présentiel tourne bien.
Jour 5 — Revue (30 min)
Votre page est trouvable depuis le début. Voici la passe qui la rend vannes :
- Parcourez votre profil public. Ouvrez votre tableau de bord dans une fenêtre de navigation privée et visitez la page de votre école comme le ferait un visiteur. Lisez la description. Cliquez sur le bouton de demande. Envoyez-vous une demande test. Arrive- t-elle dans le tableau de bord ? L'e-mail de réponse automatique est-il arrivé ?
- Testez une réservation de visite. Même fenêtre — réservez-vous une visite. L'e-mail de confirmation est-il arrivé ? La réservation apparaît-elle dans votre tableau de bord ?
- Vérifiez la facturation. Settings → Billing. Confirmez que votre mode de facturation correspond à ce que vous attendiez (carte ou facture/bon de commande). Si vous êtes en facturation sur facture, vérifiez à deux fois que l'e-mail de facturation et le numéro de bon de commande sont corrects — ils ne peuvent être modifiés sans nous contacter. Article : Billing and invoices.
- Parcourez la checklist de prise en main. Une passe courte et ciblée sur ce qu'il faut corriger, ajouter et activer maintenant que la page est la vôtre. Article : Prendre le contrôle de la page de votre école.
Si tout passe, votre page fait son travail. Le volume de demandes suit la saison (les pics sont septembre-novembre et février-mars).
Après la semaine 1 — ce qui change
Le tableau de bord passe du mode configuration au mode opérations. Vous arrêtez de passer du temps sur l'onglet Settings et commencez à passer du temps sur les onglets Inquiries et Bookings. Le rythme quotidien devient :
- Matin : tri des nouvelles demandes (objectif : moins de 4 heures de délai de réponse)
- Milieu de journée : confirmer les réservations de visites, répondre aux conversations en cours
- Fin de semaine : revue du pipeline dans le CRM, déplacer les entrées dormantes
Si votre école est sur Premium, c'est aussi le moment où vous commencerez à utiliser Admissions, Broadcasts et Analytics — mais aucun de ces éléments n'est urgent en semaine 1. Utilisez-les quand le flux sous-jacent demandes/réservations est stable.
Erreurs courantes en semaine 1
- Essayer de remplir tout le profil le jour 1. Le profil est un marathon. Atteignez le « minimum viable » d'ici le jour 2, puis itérez. Un profil à 70 % livré le jour 2 vaut mieux qu'un profil à 100 % livré au mois 2.
- Acheminer les notifications vers une boîte personnelle. Les demandes sont opérationnelles — elles doivent aller vers une boîte partagée ou une adresse basée sur un rôle (admissions@yourschool.ch), pas une boîte personnelle. Sinon votre équipe dépend d'une seule personne en ligne.
- Sauter la demande test. La moitié des e-mails de support que nous recevons en semaine 1 (« les demandes n'arrivent pas ») auraient pu être détectés en s'envoyant une demande test à soi-même. Faites-le avant la mise en ligne.
- Rédiger des actualités avant que quiconque les ait demandées. Les diffusions d'actualités ne partent qu'aux familles qui ont demandé vos actualités, et cette liste commence vide. Elle grandit grâce à la case « Recevoir les actualités de … » de vos formulaires de demande, de visite et de journée portes ouvertes, et au bouton Recevoir les actualités de votre page. Laissez-lui quelques semaines avant votre première diffusion d'actualités.
Où aller ensuite
Après la semaine 1, l'article qui apporte le plus de valeur ensuite est généralement Family CRM basics — la gestion du pipeline est là où le tableau de bord paie sur le plan opérationnel.
Si vous êtes sur Premium et comptez utiliser les admissions cette année, The admission form builder mérite d'être lu avant septembre (le cycle d'admissions pour le septembre suivant commence en septembre-octobre).
Si quelque chose n'a pas de sens ou se casse, écrivez à admin@swissprivate-schools.ch — nous lisons chaque message et répondons dans les 2 jours ouvrables.