Voici la checklist que nous parcourons avec les écoles juste avant leur mise en ligne. Douze points, répartis en quatre catégories : complétude du profil, préparation opérationnelle, facturation et un test de bout en bout final.
Cela prend environ 30 minutes. Ne sautez aucune étape — chaque point de la liste a, à un moment ou à un autre, été la raison pour laquelle la première semaine d'une école s'est mal passée.
Complétude du profil (5 points)
C'est ce que voient les familles potentielles. Un profil incomplet signifie moins de demandes et un taux de conversion plus faible sur celles que vous recevez.
☐ 1. Image principale définie et de bonne qualité
L'image principale est la photo en haut de votre page de profil publique et dans les résultats de recherche. Par défaut, il s'agit de l'image générique fournie par la plateforme — remplacez-la par une image spécifique à votre école.
Critères de qualité : au moins 1920 px de large, orientation paysage, nette, prise en plein jour (l'heure dorée est idéale), qui montre le caractère du campus (bâtiments, terrains, élèves en activité — pas une photo de groupe posée).
Vérifier : onglet Profile → haut de page. Doit être convaincante aussi bien sur mobile (aperçu étroit) que sur ordinateur.
☐ 2. Description remplie, 200 mots ou plus
La description apparaît sous l'image principale. Trois courts paragraphes :
- Qui vous êtes — type d'école, niveau, localisation, taille
- Ce qui vous distingue — pédagogie, programmes, philosophie, histoire
- Pour qui vous convenez — quel type de famille sera heureuse chez vous
Évitez le langage marketing (« excellence éducative », « éducation de classe mondiale »). Dites des choses concrètes. « Notre école compte 180 élèves de la 7e à la 13e année, dont 60 internes venant de 22 pays » est plus parlant que « Nous sommes une communauté internationale diversifiée ».
Vérifier : onglet Profile → section Description. Lisez-la à voix haute. Donne-t-elle l'impression d'avoir été écrite par une personne, ou comme une brochure ?
☐ 3. Programmes cochés
Settings → Profile → Programs. Cochez chaque programme/cursus que vous proposez (IB, Swiss Matura, A-Levels, IGCSE, AP, Bac français, etc.). Les programmes sont ce qui vous fait apparaître dans les recherches filtrées — une famille qui filtre sur « IB » ne voit que les écoles IB, donc les programmes non cochés vous rendent invisible pour ces recherches.
Vérifier : ouvrez votre profil public dans un onglet de navigation privée, trouvez votre école via une recherche filtrée par programme. Vous devriez y apparaître.
☐ 4. Frais de scolarité communiqués (ou volontairement non)
Nous mettons les frais bien en évidence sur le profil public car les familles les comparent. Vous avez trois choix :
- Communiquer les frais complets — plus de demandes, mélange de qualifiées et non qualifiées
- Communiquer « à partir de CHF X » — voie médiane, indique la fourchette
- Ne pas communiquer — moins de demandes, mais plus sérieuses
Il n'y a pas de mauvaise réponse, mais par défaut « nous n'avons pas encore renseigné les frais » — cela signale une incomplétude, pas un choix délibéré. Soit vous renseignez les frais, soit vous les marquez explicitement comme « sur demande » afin que les familles voient un choix délibéré.
Vérifier : onglet Profile → Pricing. L'état correspond à l'une des trois options ci-dessus, pas vide.
☐ 5. Au moins 6 photos dans la galerie
L'image principale seule ne suffit pas. Les familles font défiler la galerie à la recherche de : une photo de salle de classe, un dortoir/salle commune (s'il y a un internat), un espace extérieur, le réfectoire, des élèves au travail, et un portrait du chef d'établissement / de l'équipe d'admission.
Six est le minimum pour remplir la grille de la galerie ; 10 à 15 est idéal. Si vous n'en avez que 3, la galerie a l'air à moitié construite.
Vérifier : onglet Profile → Photos. La galerie contient au moins 6 entrées, avec des légendes lorsque c'est utile.
Préparation opérationnelle (4 points)
Ce sont les éléments qui font que le flux de demandes/réservations fonctionne réellement après le lancement.
☐ 6. Destinations de notifications confirmées
Settings → Notification preferences. L'adresse e-mail qui reçoit les notifications « nouvelle demande » est la bonne — typiquement une boîte partagée ou admissions@votreecole.ch, pas l'e-mail personnel du chef d'établissement.
Vérifier : Settings → Notifications. L'adresse e-mail est la bonne pour l'équipe qui traite les demandes au quotidien.
☐ 7. Formulaire de demande personnalisé
Settings → Inquiry form. Le formulaire par défaut comporte nom/e-mail/message. Ajoutez 1 à 3 questions personnalisées spécifiques à votre école — typiquement « niveau scolaire », « date de début » et « interne ou externe ». Au-delà de 3 questions personnalisées, les familles abandonnent le formulaire.
Vérifier : ouvrez votre profil public dans un onglet de navigation privée, cliquez sur le bouton de demande, regardez le formulaire. Les questions personnalisées apparaissent et semblent correctes.
☐ 8. Calendrier de visites en ligne avec disponibilités définies
Settings → Bookings. Au moins un type de visite configuré. Les disponibilités hebdomadaires comportent au moins 2 créneaux par semaine. Send automatic reminder email activé (désactivé par défaut — la plupart des écoles le veulent activé ; cela fait passer le taux de présence d'environ 60 % à 75-85 %).
Vérifier : ouvrez votre profil public en navigation privée, cliquez sur « Book a tour ». Le widget de réservation apparaît. Les créneaux disponibles s'affichent pour les 2 prochaines semaines.
☐ 9. Membres de l'équipe invités et ayant accepté
Settings → Team. Toute personne qui utilisera le tableau de bord au quotidien est invitée ET a accepté (statut : Active, pas Pending). Cela évite la panique du jour J où le chef d'établissement envoie une capture d'écran d'une demande au responsable des admissions via WhatsApp parce que ce dernier n'a pas encore de compte.
Vérifier : Settings → Team. Tous les membres de l'équipe affichent le statut « Active ».
Facturation (1 point)
☐ 10. Mode de facturation + paiement confirmés
Settings → Billing.
- Facturation par carte : moyen de paiement enregistré, aucune bannière affichée sur Overview, statut « Active » sur l'abonnement.
- Facturation sur facture (PO/Net-30) : numéro de PO et e-mail du contact de facturation corrects, première facture reçue par votre équipe financière et soit payée, soit dont le paiement est programmé.
Si quelque chose semble incorrect ici, corrigez-le avant le lancement. Les écoles qui se lancent avec une situation de facturation non réglée risquent que le tableau de bord désactive automatiquement des fonctionnalités à la mi-septembre quand le paiement échoue, sans que personne ne le remarque parce que tout le monde est concentré sur les demandes entrantes.
Vérifier : Settings → Billing. Le statut est « Active » ou « Trialing → Active scheduled ». Aucune bannière rouge sur Overview.
Test de bout en bout (2 points)
Les deux derniers points sont des tests de bout en bout. Ils prennent 5 minutes et permettent d'éviter environ 80 % des tickets de support du type « rien ne fonctionne ».
☐ 11. Envoyez-vous une demande de test
Ouvrez votre profil public dans un onglet de navigation privée. Remplissez le formulaire de demande avec un faux nom de famille et votre propre adresse e-mail. Soumettez.
Ce qui doit se passer, dans cet ordre :
- Le formulaire affiche un écran de confirmation (« nous avons reçu votre demande »).
- Vous recevez un e-mail de réponse automatique depuis l'adresse de votre école dans les 2 minutes.
- La demande apparaît dans l'onglet Inquiries de votre tableau de bord (rafraîchissez si nécessaire) dans les 5 minutes.
- L'e-mail de notification arrive dans la boîte configurée à l'étape 6.
Si l'une de ces étapes échoue, trouvez la faille avant la mise en ligne. Cause la plus fréquente : l'adresse e-mail de notification est incorrecte (étape 6 non effectuée avec soin).
☐ 12. Réservez-vous une visite de test
Toujours dans l'onglet de navigation privée — cliquez sur « Book a tour », choisissez un créneau dans 2 à 3 jours, remplissez le formulaire avec vos propres coordonnées. Soumettez.
Ce qui doit se passer :
- Écran de confirmation.
- E-mail de confirmation à votre intention (la « famille ») dans les 2 minutes.
- La réservation apparaît dans votre onglet Bookings.
- L'e-mail de rappel arrive 24 h avant le créneau (vous pouvez le vérifier en réservant un créneau à 25 h d'intervalle et en attendant).
Après vérification, supprimez la demande de test et la réservation de test du tableau de bord pour que votre CRM et votre pipeline ne démarrent pas avec des données parasites.
Vous êtes en ligne
Si les 12 points sont cochés, vous êtes prêt. Les familles vont commencer à vous trouver via la recherche, Google, nos pages d'annuaire et tout trafic entrant que vous générez vous-même.
Une note sur les attentes pour la semaine 1 : les nouvelles écoles voient généralement 2 à 8 demandes la première semaine, la première arrivant 24 à 72 heures après la mise en ligne. Si vous en êtes à 0 après 5 jours, quelque chose ne va pas avec le profil (généralement les photos ou la description) — ce n'est pas un problème de plateforme.
Au-delà de la checklist
Quelques éléments qui ne sont pas exigés pour le lancement mais qui rapportent si vous les mettez en place pendant le premier mois :
- Ajoutez la visite virtuelle comme deuxième type de visite. Capte les familles qui ne peuvent pas se déplacer.
- Configurez les broadcasts e-mail avec un e-mail de bienvenue programmé pour être envoyé à toute personne qui fait une demande. Préchauffage gratuit du pipeline.
- Mettez en place deux avis de parents actuels. Les avis augmentent la conversion d'environ 15 % d'après nos données.
- Si vous êtes en Premium, ébauchez votre formulaire d'admission même si vous ne l'ouvrirez qu'en septembre. Le construire à l'avance signifie que vous ne le bâclerez pas dans le chaos de la saison des admissions.
Chacun de ces points a son propre article — traitez-les pendant le mois 1-2, pas avant le lancement.
Quand demander de l'aide
Écrivez à admin@swissprivate-schools.ch avec :
- « J'ai terminé la checklist et je voudrais une relecture de 15 min avant la mise en ligne » — nous la parcourrons avec vous lors d'un bref appel
- « Le point X ne se comporte pas comme décrit dans l'article » — les rapports de bug nous aident à améliorer la plateforme
- « Je ne sais pas si mes photos/ma description sont assez bonnes » — nous vous donnerons un retour honnête
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