Le formulaire de candidature d'admission est ce que les familles remplissent lorsqu'elles postulent dans votre école. Contrairement au formulaire d'inquiry — qui est un moment unique de collecte de contact — le formulaire de candidature est un assistant multi-étapes que vous concevez de toutes pièces. Les écoles maîtrisent l'intégralité du parcours. Swiss Private Schools impose uniquement les écrans finaux (Consents → Review → Payment → Done) ; tout ce qui précède vous appartient.
Comment les questions sont organisées
Votre formulaire est construit à partir d'étapes et de questions. Une étape est une page de l'assistant. Une question se trouve à l'intérieur d'une étape. Le glisser-déposer dans le constructeur réorganise les questions au sein d'une étape ; déplacer une question vers une autre étape se fait depuis la section "Advanced" du modal de question.
Chaque question stocke sa réponse dans une colonne JSONB indexée par l'UUID de la question. Cela signifie que vous pouvez renommer, réorganiser ou supprimer des questions sans casser les candidatures historiques — les réponses passées conservent leur clé et restent lisibles depuis la vue détaillée de la candidature.
Choisir un type de question
Le constructeur propose douze types de questions, regroupés en trois catégories : Input (text, number, email, phone), Selection (options, checkbox, country, language, education-level) et Special (date, conditions, file). Le type détermine :
- Quel widget la famille voit sur le formulaire public
- Quelle validation s'exécute au moment de la soumission
- Quelle forme prend la réponse dans la colonne JSONB
La plupart des écoles utilisent 8 à 12 types de questions dans leur formulaire. Le catalogue complet est là pour les cas particuliers — par exemple, conditions affiche un paragraphe de consentement avec collecte de signature optionnelle, utile pour des acceptations légales en cours de formulaire.
Pré-remplissage depuis le compte de la famille
Plusieurs types de questions prennent en charge le pré-remplissage auth : lorsque la famille ouvre votre formulaire pour la première fois, la question est pré-remplie à partir de son compte Swiss Private Schools. Les trois sources :
auth.email— pré-remplit avec l'email du compte parentauth.name— pré-remplit avec le prénom + nom de familleauth.locale— pré-remplit avec la langue dans laquelle la famille navigue
Le pré-remplissage a lieu une seule fois à la première ouverture. Les modifications ultérieures restent sous le contrôle de la famille — si elle souhaite remplacer l'email de son compte pour cette candidature spécifique, elle peut le faire.
Utiliser des modèles
Les modèles curatés par la plateforme vous permettent de cloner un ensemble complet d'étapes et de questions en un clic. Les modèles actuels couvrent les parcours courants des écoles avec internat (informations sur l'élève, contacts des parents, consentement médical, scolarité antérieure). Les modèles sont à usage unique — après clonage, les étapes et les questions appartiennent entièrement à votre école. Les futures mises à jour des modèles ne se propagent pas aux écoles qui ont déjà cloné une version antérieure.
Si vous vous retrouvez à recréer la même question personnalisée dans plusieurs formulaires de candidature, écrivez-nous et nous l'envisagerons pour le catalogue de modèles.
Traduire votre formulaire
Lorsque la traduction automatique est activée (Settings → Translation), la sauvegarde d'une question en anglais déclenche en arrière-plan une diffusion vers le français, l'allemand et l'italien via DeepL. Vous pouvez relire et remplacer n'importe quelle langue depuis l'onglet Translations du modal de question.
Pour les formulations sensibles (consentements légaux, questions médicales), désactivez la traduction automatique pour cette question spécifique et éditez chaque langue manuellement — DeepL est performant mais pas parfait pour la formulation juridique.
Tester votre formulaire
Avant la mise en ligne, cliquez sur Preview dans l'Admissions tab pour parcourir le formulaire tel qu'une famille le verrait. La prévisualisation s'appuie sur votre brouillon actuel et fait apparaître les champs requis que la famille doit compléter pour soumettre.
Bonne pratique : faites compléter le formulaire de bout en bout par quelqu'un qui ne le connaît pas. Cette personne trouvera des frictions auxquelles vous êtes devenu aveugle — libellés confus, texte d'aide manquant, champs requis ambigus.
Pièges courants
- Ne marquez pas tout comme requis. Les champs optionnels maintiennent des taux de complétion élevés. Ne marquez comme requis que ce dont vous avez réellement besoin avant d'examiner une candidature.
- Les questions longues tuent la complétion. Si une question nécessite plus de deux phrases de contexte, scindez-la en une introduction d'étape et une question plus courte.
- Ne demandez des fichiers que si vous allez les utiliser. Les questions de téléversement de documents ajoutent de la friction. Beaucoup d'écoles collectent les documents dans un email de suivi après la candidature — gardez le formulaire léger.
- Testez sur mobile. Une part importante des candidatures démarre sur les téléphones des parents. Les sélecteurs de date et les longues listes d'options sont les points de douleur mobiles les plus fréquents.
Que se passe-t-il après la soumission
Les candidatures soumises apparaissent dans votre Admissions tab avec le statut Submitted. À partir de là, votre équipe peut examiner, demander des documents, planifier un entretien et finalement accepter ou refuser. Chaque transition est enregistrée dans la chronologie de la candidature, et la famille reçoit un email type à chaque étape (que vous pouvez remplacer par école dans Settings → Email templates).