Nous facturons les abonnements via Stripe. Deux modes de paiement sont pris en charge : carte (option par défaut pour la plupart des écoles) et facture (PDF envoyé par courriel à votre équipe financière, payable par virement bancaire ou SEPA, avec des conditions Net-30 ou équivalentes). Cet article couvre les deux modes, ainsi que les renouvellements, les remboursements, les coordonnées de facturation et la TVA.
Les trois paliers
- Pro — CHF 2 400/an. Profil d'école, boîte de réception des demandes, CRM de base, sans module d'admissions.
- Premium — CHF 9 600/an. Tout ce qui est inclus dans Pro, plus le générateur de dossiers d'admission, le système de réservation de visites, les diffusions, le CRM complet, le tableau de bord de cohorte avec objectifs de capacité, et l'analytique.
- Bespoke — tarification personnalisée, définie lors de l'entretien commercial. Tout ce qui est inclus dans Premium, plus un gestionnaire de compte dédié, un accès API optionnel, la prise en charge multi-campus et des engagements de disponibilité garantis par SLA.
Les montées de palier prennent effet immédiatement et sont proratisées sur le cycle de facturation en cours. Les descentes de palier prennent effet au prochain renouvellement — vous conservez le palier supérieur jusque-là.
Paiement par carte (par défaut)
Lorsque votre invitation est acceptée, vous disposez d'une période d'essai de 30 jours pendant laquelle vous pouvez accéder au tableau de bord sans payer. Avant la fin de l'essai, vous configurez le paiement via Stripe Checkout (saisie de la carte une seule fois). Ensuite, Stripe débite automatiquement votre carte chaque mois ou chaque année selon votre plan, et nous vous envoyons un reçu par courriel ainsi qu'une facture PDF téléchargeable pour chaque prélèvement.
Ce que vous voyez : la bannière Payment en haut de votre tableau de bord pendant l'essai. Une fois le paiement configuré, la bannière disparaît.
Ce qui se passe au renouvellement : Stripe tente le prélèvement automatiquement à la date de renouvellement. En cas de succès, tout continue normalement. En cas de refus, vous recevez un courriel immédiatement et une bannière apparaît sur votre tableau de bord indiquant « card declined — update your payment method ». Stripe relancera la carte jusqu'à 3 fois supplémentaires sur les 7 jours suivants (Smart Retries) avant de marquer l'abonnement Past due. Vous ne perdez pas l'accès pendant cette fenêtre — vous avez le temps de mettre la carte à jour.
Mise à jour de votre carte : Settings → Billing → Manage payment method. Cela ouvre un portail hébergé par Stripe où vous pouvez modifier la carte enregistrée, télécharger les anciennes factures et mettre à jour vos coordonnées de facturation (adresse, numéro de TVA). Les changements prennent effet immédiatement.
Paiement sur facture (bon de commande / Net-30)
Pour les écoles dont l'équipe financière exige une facture PDF avec une ligne de bon de commande et un règlement par virement bancaire ou SEPA — la plupart des internats au-dessus de CHF 5 000/an se trouvent dans cette catégorie.
Configuration : la facturation sur facture est configurée au moment de l'invitation, elle n'est pas en libre-service. Lorsque notre équipe vous envoie l'invitation, nous définissons le mode de facturation sur « invoice », enregistrons votre numéro de bon de commande, saisissons l'adresse courriel du contact de facturation (qui peut différer de votre adresse administrateur si l'équipe financière est distincte) et fixons une date d'entrée en vigueur du contrat.
Comment arrive la première facture : dès que vous acceptez l'invitation, Stripe crée l'abonnement côté serveur et envoie une facture PDF par courriel à votre contact de facturation. La facture couvre la période débutant à la date d'entrée en vigueur de votre contrat (et non la date à laquelle vous avez cliqué sur le lien magique — vous pouvez négocier un début au 1er janvier et accepter le 4 janvier sans que cela n'affecte la période de facturation). La date d'échéance correspond à la date d'entrée en vigueur + votre fenêtre Net-X (Net-30 par défaut).
Comment fonctionne le paiement : la facture PDF inclut les instructions de virement (compte Stripe Switzerland) ainsi qu'une URL de facture hébergée où la famille peut également payer par carte ou SEPA si elle le préfère. Dès que le paiement est crédité (1 à 3 jours ouvrables pour un virement, instantané pour une carte), l'abonnement passe à Active et la bannière de votre tableau de bord disparaît.
Renouvellements : Stripe génère automatiquement la facture suivante environ 30 jours avant la date de renouvellement et l'envoie par courriel à votre contact de facturation. Vous recevrez également un courriel d'avertissement de notre part 7 jours avant l'émission de la prochaine facture.
Que se passe-t-il si une facture est en retard : contrairement au paiement par carte, il n'y a pas de relance automatique — Stripe n'a pas de carte à débiter. Vous recevez un courriel de relance de Stripe à la date d'échéance, puis à +7, +14 et +30 jours. Si la facture reste impayée à +30, l'abonnement passe en Past due et nous recevons une notification pour effectuer un suivi manuel avec vous.
Où retrouver les anciennes factures
Settings → Billing → Past invoices. La liste affiche chaque facture émise pour votre école avec la date, le montant, le statut (paid/open/void) et un lien de téléchargement du PDF. Utile pour la réconciliation de fin d'année de votre équipe comptable.
Vous pouvez également consulter cette liste depuis le Stripe Customer Portal (Settings → Billing → Manage). Le portail offre un peu plus de détails par facture (lignes de poste, ventilation de la TVA) et vous permet de mettre à jour vos coordonnées de facturation.
Remboursements et avoirs
Nous n'émettons pas de remboursements automatiquement — chaque demande de remboursement est examinée manuellement. Les deux situations les plus courantes :
- Double prélèvement ou erreur de facturation. Nous remboursons l'intégralité et présentons nos excuses.
- Abonnement annulé en cours d'année. Nous remboursons généralement la portion non utilisée de l'année (proratisée selon les jours restants à la date d'annulation), moins une petite commission administrative pour le travail déjà effectué. Il s'agit d'une discussion, pas d'une politique.
Pour demander un remboursement : écrivez à admin@swissprivate-schools.ch depuis l'adresse du contact de facturation, en indiquant le numéro de facture et le motif. Nous répondons sous 2 jours ouvrables.
Les remboursements apparaissent sur le même moyen de paiement que celui ayant servi au règlement initial — les remboursements par carte prennent 5 à 10 jours ouvrables pour apparaître sur le relevé de carte ; les remboursements par virement prennent 1 à 3 jours ouvrables.
Traitement de la TVA
Nous sommes une société suisse, donc :
- Les écoles suisses sont soumises à la TVA suisse (8,1 % à partir de 2026).
- Les écoles de l'UE fournissant un numéro de TVA valide sont en autoliquidation (pas de ligne de TVA sur la facture ; vous la traitez via votre mécanisme local d'autoliquidation).
- Les écoles de l'UE sans numéro de TVA valide se voient appliquer la TVA suisse.
- Les écoles hors UE et hors Suisse ne se voient pas appliquer de TVA — mais vous êtes responsable des éventuelles taxes locales dans votre juridiction.
Pour fournir votre numéro de TVA, rendez-vous dans Settings → Billing → Billing details. Il est vérifié automatiquement via le service VIES de l'UE pour les numéros européens, et via le registre UID suisse pour les numéros suisses. Le numéro de TVA vérifié apparaît sur toutes les factures à venir.
Changement de palier
Les montées de palier sont immédiates — cliquez sur le bouton de mise à niveau depuis la page Pricing de votre tableau de bord, complétez le processus de paiement (en une seule étape), et les nouvelles fonctionnalités sont débloquées immédiatement. Stripe prélève un montant proratisé pour le reste du cycle en cours.
Les descentes de palier sont planifiées — votre palier actuel reste en place jusqu'à la date de renouvellement, puis le nouveau palier prend effet. Nous ne prenons pas en charge la descente avec remboursement (le coût opérationnel des descentes proratisées est supérieur à la valeur) ; si vous devez changer de palier en cours de cycle pour une raison précise, écrivez-nous et nous traiterons cela comme un remboursement manuel.
Résiliation
Settings → Billing → Cancel subscription. La résiliation prend effet à la fin de votre période de facturation en cours — vous conservez l'accès jusque-là, sans verrouillage immédiat surprise. Une fois la période terminée, le profil de votre école reste en ligne (afin que les familles puissent toujours vous trouver), mais les fonctionnalités du tableau de bord correspondant à votre palier sont désactivées.
Vos données sont conservées indéfiniment après la résiliation. Si vous vous réabonnez plus tard, tout (demandes, réservations, photos, candidatures) se retrouve exactement où vous l'aviez laissé.
Pour supprimer définitivement vos données, la demande doit provenir d'un propriétaire de l'école et passe par une période de grâce de 30 jours avant exécution — décrite dans le flux admin → Account → Delete account.
Lorsque quelque chose ne semble pas correct
Écrivez à admin@swissprivate-schools.ch en indiquant le numéro de facture ou les 4 derniers chiffres de la carte concernée. Nous pouvons retrouver n'importe quel prélèvement, remboursement ou transition d'abonnement dans le tableau de bord Stripe du fondateur en quelques minutes.