L'article sur le constructeur de formulaire d'admission couvre ce que vous demandez aux familles de remplir. Cet article couvre ce qui se passe après la soumission — comment la candidature arrive dans votre tableau de bord, comment votre équipe l'examine et comment vous communiquez une décision.
L'examen des candidatures est une fonctionnalité Premium. Les écoles sur Pro peuvent recevoir des demandes de renseignements et des réservations, mais ne peuvent pas gérer un processus d'admission structuré via le tableau de bord.
Ce qui se passe à la soumission
Lorsqu'une famille clique sur Soumettre à la dernière étape de l'assistant :
- Le statut de la candidature bascule à Submitted. La famille voit un écran de confirmation et reçoit un e-mail indiquant que vous avez bien reçu sa candidature.
- Votre équipe reçoit une notification (in-app + e-mail) en environ 1 minute, acheminée vers la personne configurée pour les notifications d'admissions.
- La candidature apparaît dans votre onglet Admissions avec le statut Submitted et un badge « needs review ».
Si vous avez configuré une étape de paiement (frais de candidature), la famille paie avant la soumission finale, et le statut passe par Fee paid en route vers Submitted.
La vue de détail de la candidature
Cliquez sur n'importe quelle candidature dans l'onglet Admissions pour ouvrir la vue de détail. Trois éléments à comprendre dans la disposition :
- Colonne de gauche — une table des matières verticale listant chaque étape de votre formulaire de candidature. Cliquez sur n'importe quelle étape pour y défiler ; l'étape active est mise en évidence. Utile pour les longues candidatures où vous voulez accéder directement à « Parent 2 » ou « Medical info ».
- Colonne centrale — le contenu de la candidature, organisé par étape. Chaque étape est une carte affichant les réponses de la famille textuellement. Les fichiers téléchargés apparaissent dans leur propre galerie (voir Examen des documents ci-dessous).
- Colonne de droite — le decision panel + notes internes + rail du cycle de vie. C'est ici que votre équipe se coordonne.
Le rail du cycle de vie
La colonne de droite affiche un rail à 5 étapes résumant où en est la candidature dans votre processus d'examen :
Needs review → In review → Decision pending → Offered → Closed
Les 13 valeurs de statut sous-jacentes (Draft, Submitted, Fee paid, Documents complete, Under review, Assessment scheduled, Interview scheduled, Decision pending, Offered, Accepted, Enrolled, Waitlisted, Rejected, Withdrawn, Incomplete) se rattachent à ces 5 étapes pour vous donner un aperçu rapide de l'activité sans avoir à analyser des statuts spécifiques.
Vous pouvez déplacer la candidature dans le rail manuellement depuis la liste déroulante de statut, ou elle avance automatiquement lorsque vous effectuez une action spécifique (par exemple, proposer un entretien → Interview scheduled, envoyer une décision → Offered/Waitlisted/Rejected).
Examen des documents
Chaque fichier que la famille a téléchargé (scan de passeport, bulletin scolaire, lettre de recommandation) apparaît dans la galerie de Documents en haut de la colonne centrale. Pour chaque fichier :
- Nom de fichier + icône de type de fichier
- Bouton « Open » — ouvre dans un nouvel onglet à l'aide d'une URL signée valide pour la session en cours
- « Download » — pareil, mais avec un en-tête de téléchargement
Les fichiers sont liés à la candidature : seule votre équipe les voit, et ils sont attachés à la candidature spécifique de la famille (pas à son compte global). Si vous supprimez la candidature, les fichiers disparaissent avec elle.
Pour les écoles qui souhaitent imprimer ou envoyer des fichiers à un tiers (par exemple, transmettre un dossier médical à une infirmière scolaire), ouvrez + enregistrez localement. L'URL signée ne fonctionnera pas pour la session de navigateur de quelqu'un d'autre — vous devez télécharger et repartager.
Notes internes
Le panneau Notes est l'endroit où votre équipe se coordonne sans que la famille ne voie quoi que ce soit. C'est un éditeur de texte riche (Tiptap) — vous pouvez ajouter du texte formaté, des listes à puces, des liens et des titres.
Utilisez les notes pour :
- Observations de triage (« Solide dossier académique, essai faible — pousser vers l'évaluation »)
- Résumés d'appels téléphoniques (« Parlé à la mère vendredi — ils nous comparent au Rosey, décision le 30 octobre »)
- Coordination d'équipe (« Anna examine les informations médicales ; David appelle les parents pour discuter de l'internat »)
- Notes d'évaluation ou d'entretien (« Évaluation de maths : 78 %. Entretien : assuré, articulé, motivation claire pour l'internat. »)
Les notes sont en quelque sorte append-only — ne supprimez pas les observations passées lorsqu'une décision est prise. La traçabilité historique compte pour la défendabilité (« pourquoi avons-nous rejeté cette famille ? ») et pour le prochain cycle d'admissions si la famille soumet à nouveau sa candidature.
Communication avec la famille
L'onglet Messages à l'intérieur de la candidature est un fil bidirectionnel entre votre équipe et la famille. La famille reçoit chaque message par e-mail ; leurs réponses se synchronisent dans le fil (même mécanisme que le CRM familial — Family CRM basics couvre le comportement de synchronisation des e-mails).
Quelques modèles de message sont disponibles pour accélérer les échanges courants :
- Request documents — lorsque quelque chose manque
- Schedule assessment — lorsque vous voulez qu'ils viennent passer un test d'entrée
- Schedule interview — voir ci-dessous
- Clarification — générique « nous avons besoin de plus d'informations sur X »
- Welcome enrolled — message d'accueil après l'inscription
Les modèles prennent en charge l'interpolation de variables —
${studentName}, ${parentName}, ${schoolName} sont remplis
automatiquement. Vous pouvez également envoyer des messages libres.
Planification d'entretiens
Lorsque vous cliquez sur "Schedule interview" dans le compositeur de messages, une fenêtre modale de proposition de réservation s'ouvre. Choisissez un ou plusieurs créneaux dans votre calendrier ; la famille reçoit un message avec ces options.
La famille peut :
- Accepter l'un des créneaux proposés → la réservation est créée et confirmée
- Contre-proposer un autre horaire → la proposition vous revient avec leur créneau suggéré
- Refuser → pas de réservation, le fil de messages continue
Les réservations d'entretien apparaissent dans votre onglet Bookings aux côtés des visites du campus et des appels vidéo. Elles sont liées à la candidature, de sorte que la vue de détail de la réservation indique à quelle candidature elle est rattachée.
Pour les familles qui souhaitent un entretien téléphonique plutôt qu'en personne ou en vidéo, proposez d'utiliser le type de réunion téléphonique (configuré dans Bookings and the tour calendar).
Attribution et étiquetage
Pour les écoles avec plusieurs collaborateurs d'admissions, vous pouvez assigner chaque candidature à un membre spécifique de l'équipe depuis la colonne de droite. La personne assignée reçoit des notifications pour l'activité sur cette candidature et la candidature apparaît dans son filtre « assigned to me » sur l'onglet Admissions.
Les étiquettes vous permettent de marquer les candidatures sans modifier leur statut formel — par exemple « scholarship candidate », « international », « sibling of current student », « high priority ». Les étiquettes sont en texte libre et propres à chaque école ; créez la taxonomie qui correspond à votre processus.
La décision
Lorsque vous êtes prêt à décider, le Decision panel offre trois options :
- Offer — une place est disponible. Joignez éventuellement une URL de PDF de lettre de décision (hébergez ailleurs, collez le lien) et fixez une date d'expiration de l'offre.
- Waitlist — garder la candidature ouverte mais sans offre immédiate. Obligatoire d'inclure une note à la famille expliquant où elle en est.
- Reject — refusée. Obligatoire d'inclure une note expliquant la décision (ou utilisez le modèle standard de refus poli).
Lorsque vous soumettez la décision :
- La famille est notifiée par e-mail + in-app.
- La chronologie de sa candidature affiche la décision (avec la note que vous avez écrite, et l'URL de la lettre s'il s'agit d'une Offer).
- Le statut de la candidature passe à Offered / Waitlisted / Rejected.
- Pour une offre avec une date d'expiration, la famille voit un compte à rebours de son côté (« offre expire dans 14 jours »).
Vous pouvez renvoyer une offre si vous avez besoin de modifier l'URL de la lettre ou de prolonger l'expiration — même panneau.
Après la décision
- Offre acceptée — la famille clique sur Accepter de son côté. Le statut passe à Accepted. Utilisez le modèle "Welcome enrolled" pour initier l'onboarding. Le statut se finalise à Enrolled une fois que la famille a complété toutes les étapes post-acceptation (acompte, paperasse).
- Offre expirée sans acceptation — le statut bascule à Withdrawn après le passage de la date d'expiration.
- Offre refusée — la famille clique sur Refuser. Le statut passe à Withdrawn. Facultatif : envoyer un message de suivi « nous vous souhaitons le meilleur ».
- Famille en liste d'attente souhaitant une mise à jour — elle envoie un message via le fil. Répondez quand vous avez des nouvelles (pas de mouvement, place libérée, etc.). Passez à Offered lorsqu'une place se libère.
Rythmes opérationnels qui fonctionnent
Après avoir observé des écoles gérer ce processus sur plusieurs cycles, trois schémas séparent les processus fluides des processus chaotiques :
- Réunion de triage hebdomadaire. 30 minutes, chaque lundi, deux personnes. Parcourez l'onglet Admissions filtré sur « Needs review » et décidez pour chacune : évaluer / entretien / refuser. Pas besoin que ce soit long — l'objectif est qu'aucune candidature ne reste dans « Needs review » plus d'une semaine.
- Décisions par lots, pas une par une. Surtout pour le cycle d'admissions de septembre, faites tous vos examens de « Decision pending » lors d'une seule session du mardi après-midi et envoyez toutes les décisions le même jour. Cela répartit l'onde de choc côté famille de manière régulière plutôt qu'aléatoire.
- Notes internes avant les modèles de message. Écrivez toujours ce que vous pensez en interne avant d'envoyer le message à la famille — la note devient la piste d'audit ; le message n'est que de la communication.
Erreurs courantes
- Sauter le panneau des notes. Sans notes, la prochaine personne à ouvrir cette candidature n'aura aucune idée des conversations qui ont eu lieu hors plateforme. Considérez les notes comme obligatoires après tout appel téléphonique ou discussion d'équipe.
- Décisions sans justification écrite. Même pour les offres, écrivez une note d'une ligne expliquant pourquoi (par exemple « solide académiquement, expérience préalable d'internat, adéquation avec notre communauté »). Lorsque la même famille postulera pour un frère ou une sœur 3 ans plus tard, vous vous en remercierez.
- Laisser « Decision pending » s'accumuler. Les familles le remarquent. L'attente est que « Decision pending » dure 1 à 3 semaines, pas 2 mois. Si vous allez prendre plus de temps, envoyez un message de mise à jour expliquant les délais.
Quand nous contacter
Envoyez un e-mail à admin@swissprivate-schools.ch si :
- Une famille insiste sur le fait qu'elle a soumis une candidature mais vous ne la voyez pas (nous pouvons vérifier le journal de soumission)
- Vous devez rouvrir une candidature Rejected ou Withdrawn (nous pouvons réinitialiser le statut)
- Une URL de lettre de décision a besoin d'une fenêtre d'URL signée plus longue pour que la famille puisse y accéder (nous hébergeons les PDF séparément ; contactez-nous pour mettre en place l'hébergement si vous n'avez nulle part où mettre les vôtres)
- Vous souhaitez refuser en masse une cohorte de candidatures à la fin d'un cycle (nous pouvons exécuter cela côté serveur)
Nous répondons sous 2 jours ouvrés.