Le système de réservation permet aux familles intéressées de choisir un créneau pour visiter votre école — en personne, par visioconférence ou par téléphone — directement depuis votre profil public. Vous fixez les règles de disponibilité; les familles réservent un créneau; vous confirmez ou reprogrammez. Cet article couvre la configuration, le fonctionnement au quotidien et les décisions opérationnelles qui déterminent si votre calendrier de visites tourne sans accroc ou devient ingérable.
Les réservations sont une fonctionnalité Premium. Les écoles en Pro peuvent afficher leur profil et recevoir des demandes, mais ne peuvent pas accepter de réservations en libre-service.
Ce que les familles peuvent réserver
Vous configurez un seul calendrier qui prend en charge trois types de rendez-vous :
- Visite en personne — la visite classique du campus. La famille se déplace chez vous.
- Visioconférence — pour les familles qui ne peuvent pas se déplacer (prospects internationaux en milieu d'année, suivis de deuxième conversation). Soit vous collez un lien de réunion permanent une seule fois (Zoom PMI, salle Google Meet), soit le système peut créer automatiquement un lien unique par réservation si vous avez connecté un fournisseur de visioconférence.
- Appel téléphonique — pour la rare famille qui souhaite simplement une conversation d'introduction de 15 minutes sans vidéo. La plupart des écoles ne l'activent jamais; ne l'activez que si vous souhaitez activement des conversations uniquement téléphoniques.
Il n'existe pas de type distinct « journée portes ouvertes » ou « séance d'information ». Si vous organisez des événements, utilisez l'onglet Open Houses dédié — c'est une surface différente avec collecte de RSVP plutôt que réservation de créneaux 1:1.
Définir la disponibilité
Settings → Bookings → Calendar settings. Cinq éléments importent :
- Disponibilité hebdomadaire. Pour chaque jour, activez et définissez des plages horaires (p. ex. mardi 14h00–17h00, jeudi 14h00–17h00, samedi 09h00–12h00). Le système découpe chaque plage en créneaux en fonction de la durée du rendez-vous + le tampon (voir ci-dessous).
- Durée du rendez-vous (par défaut 60 min). La plupart des visites de campus durent 60 à 90 minutes; les visioconférences fonctionnent bien à 30-45.
- Tampon entre les créneaux (par défaut 15 min). Le temps de souffler. Sans tampon, une visite de 16h qui se termine en retard signifie que la famille de 17h attend dans le hall. Ne descendez pas en dessous de 15 minutes.
- Préavis minimum (par défaut 24 heures). Empêche les familles de réserver pour le lendemain matin alors que votre responsable des admissions ne s'est pas préparé. 24-48 heures est la bonne zone pour la plupart des écoles.
- Réservation maximale à l'avance (par défaut illimité). Si vous la plafonnez à 60 jours par exemple, les familles ne peuvent pas réserver en septembre pour des visites en février — utile si le planning de votre équipe varie selon les saisons.
Les dates de blocage (Settings → Bookings → Blackouts) priment sur tout ce qui précède. Ajoutez les jours fériés, les vacances scolaires, les après-midis de conseil d'administration, la semaine de vacances du directeur. Les dates bloquées apparaissent comme indisponibles aux familles, quelle que soit la disponibilité hebdomadaire.
Ce que voient les familles
Lorsqu'une famille clique sur « Book a visit » depuis votre profil public, elle voit un calendrier affichant les ~4 prochaines semaines. Les créneaux disponibles sont cliquables; les créneaux bloqués ou complets sont grisés. Choisir un créneau affiche un court formulaire (nom, e-mail, téléphone, nom de l'élève + âge, notes) et un bouton d'envoi.
Après l'envoi, la famille voit un écran de confirmation et reçoit un e-mail de confirmation dans les ~2 minutes. La réservation apparaît dans votre tableau de bord avec le statut Pending.
Le cycle de vie d'une réservation
Les réservations passent par trois états principaux :
Pending → Confirmed → Completed
↓
Cancelled / No-show
- Pending — la famille a réservé mais vous n'avez pas encore confirmé. Le comportement par défaut est « require approval » — vous décidez d'accepter chaque réservation.
- Confirmed — vous l'avez approuvée. La famille reçoit un deuxième e-mail confirmant le créneau. Pour les visioconférences, le lien de réunion est généré (ou votre lien fixe est inclus).
- Completed — la visite a eu lieu. Vous marquez cela manuellement depuis la vue détaillée de la réservation après la visite.
- No-show / Cancelled — la famille ne s'est pas présentée, ou la réservation a été annulée par vous ou par elle. Marquez depuis la même vue détaillée.
La transition Pending → Confirmed est l'étape opérationnelle qui compte le plus. Ne laissez pas les réservations en Pending — les familles supposent que le créneau leur appartient et ne revérifieront pas. L'attente est de confirmer dans le jour ouvré.
Confirmer une réservation
Onglet Bookings → cliquez sur n'importe quelle entrée en attente. La vue détaillée affiche les coordonnées de la famille, le créneau, le type de rendez-vous et les notes qu'elle a incluses. À partir d'ici :
- Confirm — envoie l'e-mail de confirmation et crée le lien de réunion le cas échéant.
- Reschedule — choisissez un nouveau créneau. La famille est notifiée par e-mail. Le système ne revérifie pas le nouveau créneau par rapport à votre disponibilité — vous outrepassez votre propre calendrier, ce qui est souvent le but recherché (caser une famille qui ne peut venir que le mercredi).
- Decline — envoie un e-mail poli « nous ne pouvons pas accueillir ce créneau ». À utiliser avec parcimonie; il vaut mieux reprogrammer.
Si vous confirmez accidentellement quelque chose que vous ne pouvez pas réellement honorer, la bonne démarche est de reprogrammer, pas d'annuler — les familles interprètent les annulations comme un rejet.
Rappels
Vous pouvez activer les e-mails de rappel automatiques dans Settings → Bookings → Send automatic reminder email. Une fois activé, le système envoie un e-mail à chaque famille le matin précédant leur visite confirmée — une fois par réservation, sans double envoi si le cron réessaie.
Le rappel est désactivé par défaut (opt-in). Une fois activé, vous n'avez rien à faire par réservation; le système s'en occupe. Il existe aussi un bouton « Send reminder » sur chaque vue détaillée de réservation si vous voulez en déclencher un ponctuellement (p. ex. pour une visite ayant lieu le jour même).
Pourquoi cela compte : le taux de présence sans aucun rappel tourne autour de 60 %; avec un rappel à 24 heures, il monte à 75-85 % (article : Comprendre les analyses de votre tableau de bord). Une semaine à 10 visites perd 2 visites sans rappels — sur un mois, c'est la différence entre atteindre ou manquer vos objectifs d'entonnoir d'inscription.
Suivre le taux de présence
Après chaque visite, marquez-la Completed ou No-show depuis la vue détaillée de la réservation. L'onglet Analytics utilise cela pour calculer le taux de présence dans le temps, ventilé par type de rendez-vous (les visites en personne tournent généralement à 70-85 %, les visioconférences à 60-75 %).
Un taux de présence en baisse n'est généralement pas un problème de plateforme — c'est généralement :
- Trop facile de réserver trop longtemps à l'avance (plafonnez votre réservation maximale à l'avance)
- Le rappel n'est pas envoyé (voir ci-dessus)
- L'e-mail de confirmation est minimaliste (« à mardi ») sans détails pratiques (parking, qui ils rencontreront, quoi apporter) — des confirmations utiles restent en haut de la boîte de réception
E-mails de confirmation personnalisés
Le corps de l'e-mail de confirmation est gabarité par défaut, mais vous pouvez le personnaliser par type de rendez-vous dans Settings → Bookings → Email templates. Ajouts utiles pour les visites en personne :
- Instructions de parking (code de portail, où se garer, que faire si le parking est complet)
- Qui la famille rencontrera (nom + fonction) — humaniser cela réduit les absences
- Une courte ligne « quoi apporter » — généralement rien, mais l'explicite vaut mieux que l'ambigu
- Un numéro de téléphone direct pour « si vous êtes en retard ou perdu »
Pour les visioconférences, incluez le lien de réunion bien en évidence (en haut de l'e-mail), une ligne « testez votre audio avant de rejoindre » et un numéro de téléphone de secours.
Retours après la visite (optionnel mais utile)
Une fois qu'une visite est marquée Completed, le système peut envoyer à la famille un court formulaire de retour : note globale (1-5), sous-notes sur les installations / le personnel / le programme / l'environnement, et un champ de texte libre. Les résultats remontent dans la fiche CRM de la famille pour que la prochaine personne reprenant la conversation puisse voir comment la visite s'est passée.
Activez cela dans Settings → Bookings → Post-tour feedback. Par défaut désactivé — opt-in parce que toutes les écoles ne souhaitent pas demander un retour à chaque famille.
Erreurs courantes
- Ouvrir trop de créneaux. Un calendrier grand ouvert chaque après-midi de la semaine signale « nous ne sommes pas occupés » — et les familles lisent « pas occupé » comme « pas demandé ». Deux ou trois après-midis par semaine avec 4-6 créneaux chacun vaut mieux que dix créneaux par jour.
- Laisser des réservations en Pending. La discipline du inbox-zero compte ici. Confirmez dans le jour ouvré, idéalement le jour même.
- Oublier de marquer les réservations Completed. Sans cela, les analyses de taux de présence sont fausses, et votre historique de réservations affiche à jamais des entrées fantômes « confirmed ». Prenez l'habitude le vendredi après-midi de clôturer la semaine.
- Utiliser le système de réservation pour des réunions parents-enseignants ou des appels internes au personnel. Il est conçu pour les familles prospectives, pas pour un usage interne. Utilisez un calendrier séparé pour la planification interne — sinon vos analyses se retrouvent polluées avec des réunions internes comptées comme des « visites ».
Quand nous escalader
Envoyez un e-mail à admin@swissprivate-schools.ch si :
- Une famille dit avoir réservé un créneau mais vous ne le voyez pas dans votre tableau de bord (rare mais cela arrive — il s'agit généralement d'un problème d'affichage de fuseau horaire)
- L'e-mail de confirmation ne part pas (nous pouvons vérifier le journal de livraison)
- Vous voyez la même famille réserver plusieurs créneaux — nous pouvons fusionner les doublons de notre côté
- Vous souhaitez qu'un fournisseur de visioconférence (Zoom, Google Meet) soit branché pour des liens auto-générés — il s'agit actuellement d'une configuration manuelle que nous effectuons pour vous
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