La plupart des conseils d'école se réunissent trimestriellement. La direction arrive avec un dossier de 4 pages couvrant les inscriptions, l'opérationnel et ce qui a changé. Le dossier demande 60 à 90 minutes de compilation sérieuse ; les versions bâclées se lisent comme telles.
Ce playbook est la structure qui fonctionne pour ce dossier — ce qu'il faut inclure, où récupérer chaque élément dans la plateforme, ce qu'il faut compiler manuellement, et ce que la plateforme ne vous donne délibérément pas.
Le cadrage — à lire en premier
La plateforme n'est pas un outil de reporting pour le conseil. C'est un système opérationnel. Elle contient les données brutes (inquiries, réservations, candidatures, analytics) et vous permet d'en exporter la plupart en CSV, mais la compilation en livrable de qualité pour le conseil est votre travail.
C'est le bon choix d'architecture — les rapports pour les conseils varient trop d'une école à l'autre pour être figés dans un export en un clic. Ce qui marche pour une école externe de 200 élèves ne marche pas pour un internat international de 1 500 élèves. Le compromis, ce sont 60 à 90 minutes de compilation par trimestre.
La discipline de bien compiler fait partie de la valeur — la direction qui lit attentivement les chiffres repère souvent des éléments que le tableau de bord ne fait pas remonter.
Cadence
Trois couches de reporting, audiences et profondeurs différentes :
- Revue interne mensuelle — 15 minutes, uniquement l'équipe d'admissions. Tirez le snapshot du funnel depuis le tableau de bord par cohorte. Notez ce qui a changé depuis le mois dernier. Pas de rédaction formelle
- Dossier trimestriel pour le conseil — 60 minutes de
compilation. Sous-ensemble de la structure complète (sections 1
- 2 + un paragraphe narratif). 4 pages
- Rapport annuel complet — une demi-journée de compilation. Les 4 sections, comparaison annuelle, tendances pluriannuelles, section narrative correctement développée. 8 à 12 pages
Cet article se concentre sur les versions trimestrielle et annuelle — la version mensuelle est suffisamment informelle pour que le tableau de bord par cohorte constitue à lui seul votre rapport.
La structure en 4 sections
Un dossier pour le conseil doit répondre à quatre questions, dans l'ordre :
- Où en sommes-nous dans le funnel ? — inquiries, visites, candidatures, inscriptions. Les chiffres
- Sommes-nous dans les temps pour le cycle ? — réalisé vs objectif par cohorte. La progression
- L'opération est-elle saine ? — temps de réponse, taux de présence, qualité du profil. L'hygiène
- Qu'est-ce qui a changé et quelle est la lecture de la direction ? — narratif. L'interprétation
Les trois premières sont extractibles depuis la plateforme. La quatrième est le travail de la direction — c'est la partie que le conseil lit vraiment.
Section 1 : le snapshot du funnel
Objectif : une page montrant le funnel de l'inquiry à l'inscription, avec totaux et taux de conversion.
Ce qu'il faut récupérer :
| Métrique | Où | Comment | |---|---|---| | Inquiries de la période | CRM tab, export CSV en haut à droite | Filtrer sur la période de reporting, exporter, compter | | Visites réservées | Bookings tab CSV export | Filtrer le statut sur "confirmed" ou "completed" sur la période | | Visites effectuées | Même CSV | Filtrer sur "completed" (vous les avez marquées manuellement après chaque visite) | | Candidatures soumises | Admissions tab, filtrer par submitted_at sur la période | Comptage manuel, ou export CSV si disponible | | Décisions rendues | Admissions tab, filtrer par changement de statut sur la période | Manuel | | Offres acceptées | Admissions tab, filtrer status = accepted ou enrolled | Manuel | | Inscrits | Tableau de bord par cohorte (Admissions → View by cohort) | Lire la statistique "Enrolled" sur chaque carte de cohorte |
Les calculs que la plateforme ne fait pas pour vous :
- Conversion inquiry → visite (visites / inquiries × 100)
- Taux de présence aux visites (effectuées / confirmées × 100)
- Conversion visite → candidature (candidatures / visites effectuées × 100)
- Taux candidature → offre (offres / candidatures × 100)
- Taux offre → acceptation (acceptées / offres × 100)
Faites-les tourner dans Excel/Sheets — 5 cellules, 2 minutes. Affichez en diagramme en entonnoir simple.
Format pour le conseil :
Inquiries 200
↓ 35%
Tours booked 70
↓ 80% show
Tours attended 56
↓ 25%
Applications 14
↓ 70% offered
Offers 10
↓ 80% accepted
Enrolled 8
Une page. Vérifiez vos pourcentages de conversion par rapport aux références de l'analytics du tableau de bord — si vous êtes loin des médianes, c'est un point de discussion.
Section 2 : avancement du cycle
Objectif : une page par cohorte active montrant réalisé vs objectif.
Ce qu'il faut récupérer : ouvrez le tableau de bord par cohorte (Admissions → View by cohort). Capturez les cartes des années d'entrée pertinentes.
Chaque carte affiche déjà :
- Funnel à 5 étapes (needs review, in review, decision pending, offered, closed)
- Nombre d'inscrits, mis en évidence
- Total des candidatures
- Barre de progression vs objectif de capacité si vous en avez défini un
C'est le rendu en une seule vue le plus propre que la plateforme produise. Utilisez-le tel quel dans le dossier pour le conseil. Le visuel est plus lisible qu'un tableau que vous construiriez dans Excel.
Si vous avez plusieurs programmes (IB + Maturité suisse, par exemple), incluez une carte par programme. Le conseil s'intéresse à la répartition par programme.
Ce qu'il faut ajouter en commentaire :
- « Nous sommes à 60 % de l'objectif avec 8 semaines restantes dans la fenêtre de décision »
- « Le programme IB sur-performe ; la Maturité suisse a besoin de plus de volume de candidatures »
- « Deux familles en liste d'attente convertiront probablement si notre première offre est déclinée »
Les données viennent de la plateforme ; le commentaire vient de vous.
Section 3 : santé opérationnelle
Objectif : une page montrant si l'opération elle-même fonctionne bien, indépendamment des résultats du cycle.
Métriques à suivre :
| Métrique | Où | Plage saine |
|---|---|---|
| Temps de réponse aux inquiries (médian) | Manuel : exporter le CSV des inquiries, calculer contacted_at − created_at | <4h en heures ouvrées, <24h globalement |
| Taux de présence aux visites | CSV des réservations, compter completed / confirmed | 75-85 % en présentiel, 60-75 % en visio |
| Score de complétion du profil | Dashboard → Profile widget | 14+/15 idéalement |
| Trust badges obtenus | Page de profil | 4-5 sur 5 idéalement |
| Jours actifs sur les 30 derniers jours | Journal d'activité du tableau de bord si disponible, sinon « nous connectons-nous régulièrement » | Quotidien pour quelqu'un de l'équipe |
| Fréquence de broadcasts ce trimestre | Liste de l'onglet Broadcasts | 4-12 par trimestre (cadence mensuelle ± saisonnière) |
Le narratif de cette section est court — un résumé en 4 puces « nous sommes en bonne forme sur ceci / à surveiller / à améliorer ».
Section 4 : ce qui a changé et la lecture de la direction
La chose que la plateforme ne peut absolument pas vous donner. C'est la section que le conseil lit vraiment.
Structurez en 3 à 5 paragraphes couvrant :
- Ce qui fonctionne — le succès du trimestre. Précis. « La journée portes ouvertes du samedi en mars a généré 24 réservations de visites, notre meilleur rendement sur un seul événement »
- Ce qui ne fonctionne pas — la préoccupation opérationnelle. Précise. « Les candidatures d'externes sont 30 % en dessous du même point l'année dernière ; nous soupçonnons que la nouvelle école au bout de la route prend ce segment »
- Ce que nous faisons à ce sujet — concret, à court terme. « Lancement d'un broadcast ciblé vers les inquiries d'externes de l'an dernier dans les 2 prochaines semaines ; évaluation d'une troisième journée portes ouvertes en mai »
- Ce dont nous avons besoin du conseil — la demande. Parfois rien (à titre d'information) ; parfois précise (approbation budgétaire, mise en relation avec un partenaire corporate, décision sur les frais de scolarité pour le prochain cycle)
- Perspectives — qu'est-ce que le prochain trimestre va apporter ? Aide le conseil à calibrer ses attentes
Cette section est la voix de la direction. Ne la déléguez pas à l'équipe d'admissions. Le conseil recrute le jugement de la direction, pas l'extraction de données de l'équipe.
Compléments pour le rapport annuel
Pour le rapport de fin d'année (généralement remis en juin ou en décembre), étoffez chaque section :
Comparaison annuelle
L'onglet Analytics intègre une comparaison : choisissez une période (30 / 90 / 365 jours) et un mode de comparaison (« vs même période l'an dernier »). Chaque carte de métrique d'engagement affiche alors une flèche de delta avec le pourcentage de variation par rapport à la fenêtre correspondante de l'année précédente — temps moyen sur la page, taux de rebond, pages par session, taux de visiteurs récurrents.
Pour les métriques plus larges que le tableau de bord ne calcule pas (volume d'inquiries, réservations de visites, candidatures, inscriptions par programme), la compilation manuelle reste utile pour les rapports annuels :
- Exportez le CSV des inquiries pour cette année + l'an dernier
- Exportez le CSV des réservations pour cette année + l'an dernier
- Exportez les données du tableau de bord par cohorte pour les deux années
- Construisez un tableau côte à côte dans Excel : volume mensuel d'inquiries, réservations de visites, candidatures, inscriptions
Pour une école qui est sur la plateforme depuis 2 ans ou plus, c'est l'analyse la plus précieuse que voit le conseil. Soit elle confirme la tendance, soit elle révèle un point d'inflexion.
Tendance pluriannuelle des inscriptions
Tirez le tableau de bord par cohorte pour chacune des 3 à 5 dernières années. Tracez le nombre d'inscrits par programme par année. La plateforme ne le fait pas pour vous — c'est un graphique manuel.
Statistiques de diversité / démographiques
Pas dans la plateforme du tout. Les conseils veulent souvent la répartition par genre, par nationalité, externes vs internes, boursiers vs plein tarif. Tirez-les de votre SIS (système d'information sur les élèves) — si vous n'en avez pas, depuis un tableur manuel tenu par le secrétariat.
Revenus (fin de cycle)
Les écoles ne peuvent pas voir leurs propres revenus de frais de candidature dans le tableau de bord pour l'instant. Le dashboard Stripe contient les données de transaction brutes — tirez le rapport depuis là. Pour les prévisions de revenus de scolarité, c'est aussi hors-plateforme (SIS ou équipe finance).
Ce que la plateforme ne vous donne délibérément pas
Un récapitulatif des manques pour que vous puissiez les anticiper :
- Export « rapport pour le conseil » en un clic — non construit, pas dans la roadmap immédiate. La discipline de compilation, c'est précisément le point
- Analytics YoY dans l'UI — livré pour les métriques d'engagement (sélecteurs de période + comparaison dans l'onglet Analytics) ; pour les volumes d'inquiries / réservations / candidatures, toujours manuel via les exports CSV
- Tableau de bord de revenus pour les écoles — côté admin uniquement ; vous voyez Stripe directement
- Tendances pluriannuelles par cohorte — tirez chaque année manuellement
- Graphiques optimisés pour l'impression — capture d'écran ou utilisez l'impression du navigateur en PDF (les composants Recharts ne s'impriment pas très bien sur papier)
- Agrégations démographiques — territoire du SIS, pas le nôtre
- Taux de conversion entre étapes — calculs Excel sur les CSV
Aucun de ces manques ne bloque le dossier pour le conseil ; ils façonnent simplement le workflow. Construisez la mémoire musculaire de « exporter, pivoter, capturer, coller ». Après 2 cycles, c'est routinier.
Exemple de compilation trimestrielle en 60 minutes
Budget-temps pour le dossier trimestriel :
| Minutes | Tâche | |---|---| | 0-10 | Exporter le CSV des inquiries, le CSV des réservations, lister les candidatures. Ouvrir dans un tableur | | 10-25 | Calculer les taux de conversion. Construire le diagramme en entonnoir | | 25-35 | Ouvrir le tableau de bord par cohorte. Capturer chaque carte. Ajouter le commentaire | | 35-45 | Tirer les métriques opérationnelles. Rédiger le résumé d'hygiène en 4 puces | | 45-60 | Rédiger la section narrative. La partie la plus difficile — gardez-vous du temps pour ça |
Si vous dépassez systématiquement les 90 minutes, c'est que vos sources de données ne sont pas organisées. Construisez un modèle de tableur enregistré après le premier cycle pour que les suivants soient juste du coller-et-recalculer.
Erreurs courantes
- Essayer de produire le dossier pour le conseil dans le tableau de bord. Le tableau de bord est fait pour l'opérationnel. Exportez les données, compilez à l'extérieur. N'essayez pas d'imprimer le tableau de bord.
- Apporter des chiffres bruts sans narratif. Le conseil veut une interprétation. « Inquiries : 200 », c'est de la donnée. « Inquiries : 200, stables vs le trimestre dernier, mais le segment international a crû de 40 % — preuve que le partenariat agence à Singapour fonctionne », c'est de l'intelligence.
- Comparer ce mois-ci au mois dernier. Les schémas saisonniers dominent à cadence mensuelle (le cycle d'admissions provoque une variance énorme). Comparez toujours au même mois de l'année précédente pour les signaux de tendance.
- Tout inclure. Un dossier de 12 pages n'est pas lu. Un dossier serré de 4 pages avec un narratif fort, oui. Coupez sans pitié.
- Sauter la section 4. Sans la lecture de la direction, le dossier n'est que des chiffres. Le narratif est ce qui le rend utile à un membre du conseil qui n'est pas à l'école au quotidien.
Quand nous escalader le sujet
Envoyez un email à admin@swissprivate-schools.ch si :
- Vous voulez un export de données sur mesure pour un reporting au conseil (nous pouvons exécuter des requêtes SQL que nous n'exposons pas dans l'UI et vous envoyer des CSV)
- Vous présentez au conseil la semaine prochaine et avez besoin d'aide pour interpréter un mouvement inhabituel d'une métrique — nous ferons un appel de 30 minutes pour regarder ça ensemble
- Vous voulez un modèle de dossier pour le conseil sur mesure, construit pour votre école (à votre charte graphique, livraison trimestrielle récurrente) — c'est du travail de niveau Bespoke ; nous pouvons le chiffrer
- Vous voyez des données qui ne correspondent pas à ce dont vous vous souvenez du trimestre dernier — nous pouvons auditer l'état historique si nécessaire
Nous répondons sous 2 jours ouvrés. Pour une préparation urgente de réunion du conseil, marquez l'email avec « BOARD MEETING DATE: ... » en objet.