Organiser une journée portes ouvertes

Une journée portes ouvertes est un événement planifié où de nombreuses familles visitent votre école en même temps — sessions d'admission du samedi matin pour les internats, sessions d'information en soirée en milieu de semaine pour les externats, événements « venez découvrir l'école » en fin d'été avant la rentrée.

La fonctionnalité portes ouvertes de la plateforme gère la couche découverte + RSVP : une annonce publique où les familles intéressées peuvent trouver votre événement et manifester leur intérêt. L'exécution le jour J (accueil, visites, check-in, suivi) se fait en dehors du tableau de bord — les outils in-app sont volontairement minimaux.

Cet article couvre ce qui est dans le produit, où sont les limites, et les rythmes opérationnels qui fonctionnent pour les écoles organisant 2 à 4 journées portes ouvertes par an.

Journée portes ouvertes vs réservation de visite

| | Journée portes ouvertes | Réservation de visite | |---|---|---| | Public | Nombreuses familles, un événement | Une famille, un créneau | | Format | Événement de groupe, date/heure planifiées | Visite 1:1, la famille choisit dans votre calendrier | | Découverte | Listée publiquement sur /open-houses et la page de votre école | Réservable depuis la page de votre école quand les familles font une demande | | RSVP | Manifestation d'intérêt légère | Réservation complète avec statut (pending → confirmed) | | Idéal pour | Événements majeurs : week-ends portes ouvertes, cycles d'admission, réunions de rentrée | Visites familiales au quotidien |

Les deux surfaces existent. Les écoles qui réussissent leurs portes ouvertes font généralement aussi des visites 1:1 de suivi avec les familles sérieuses ensuite — la journée portes ouvertes est l'entonnoir ; la visite est la conversion.

Créer une journée portes ouvertes

Dashboard → Open Houses section → Add open house.

Remplissez :

• Date — sélecteur de calendrier

• Heure de début + heure de fin — quand l'événement se déroule

• Description — ce que les familles doivent savoir. C'est ici que vous indiquez l'adresse, le parking, le programme, ce qu'il faut apporter, la tenue, si les frères et sœurs sont les bienvenus, le contact pour les questions. La description est traduisible dans les quatre langues (traduction automatique par défaut, ou rédaction manuelle par langue pour les événements à forte attention).

• Capacité (optionnel) — un plafond numérique de RSVP. Lorsqu'il est défini, la carte du tableau de bord affiche « X / Y intéressés » et l'annonce publique affiche le nombre par rapport au plafond. Laissez vide pour illimité.

Il n'y a pas de champ titre ni de tag de type d'événement — la journée portes ouvertes est identifiée par sa date + heure et décrite par votre texte.

Implication pratique : pour la nuance, c'est la description qui fait le travail (« sur invitation uniquement », « familles actuelles : voir plutôt le portail parents »).

Ce que voient les familles

Une fois publiée, votre journée portes ouvertes apparaît à deux endroits :

1. La page de profil de votre école — une section Open Houses avec les événements à venir pour votre école, dates + heures + descriptions.
2. La page d'événements de la plateforme sur /open-houses — agrège les événements à venir de toutes les écoles. Les familles qui parcourent la plateforme découvrent par cette annonce des écoles auxquelles elles n'avaient pas pensé.

Une famille intéressée à participer clique sur « I'm interested » / « RSVP ». Cela ajoute une ligne à votre liste de RSVP avec soit les infos de leur compte (s'ils sont connectés) soit simplement leur email (s'ils sont anonymes). Pas de formulaire RSVP détaillé — nom + email est l'intégralité de la collecte de données.

Si vous avez besoin de plus (nombre de participants, âge des enfants, restrictions alimentaires), récoltez-le hors-ligne après le RSVP via un Google Form ou en répondant à la confirmation de RSVP. Voir « Rythmes opérationnels qui fonctionnent » ci-dessous.

La liste des RSVP

Cliquez sur n'importe quelle journée portes ouvertes dans votre tableau de bord pour voir la liste des RSVP :

• Adresse email (toujours)
• Nom du compte + photo (s'ils étaient connectés au moment du RSVP)
• Horodatage

Vous pouvez trier, exporter en CSV, et utiliser le CSV en dehors de la plateforme pour tout ce que vous feriez normalement — imprimer des badges, planifier le placement, partager avec les hôtes, constituer un tableur des participants.

Vous pouvez envoyer un broadcast directement aux RSVP d'un événement. Chaque carte de journée portes ouvertes à venir (avec au moins un RSVP) a un bouton « Écrire aux inscrits ». Cliquez dessus, le compositeur de broadcast s'ouvre verrouillé sur les participants de cet événement — rédigez votre message, envoyez. Il part comme une mise à jour : aucune inscription aux actualités n'est nécessaire, et l'e-mail indique à chaque famille qu'elle le reçoit parce qu'elle s'est inscrite à votre journée portes ouvertes. C'est aussi pour cela qu'il doit s'en tenir à cet événement. Utile pour :

• « Rappel : la journée portes ouvertes de demain commence à 10h, voici les infos parking »
• « Nous avons ajouté une visite guidée à 11h30 — confirmez à nouveau votre RSVP si vous voulez une place »
• « Mise à jour météo — l'événement est maintenu, mais apportez un parapluie »

Vous pouvez écrire aux RSVP d'un événement jusqu'à 7 jours après celui-ci. Pour inviter des familles à votre prochaine journée portes ouvertes, envoyez des actualités aux familles qui les ont demandées — voir Envoyer des annonces efficaces.

Écrire aux RSVP d'un événement — ici avec « Écrire aux inscrits », plus bas avec « Brouillon de relance » — est une fonctionnalité Premium, car chaque message est un broadcast. Tout ce qui précède est aussi inclus dans Pro : les familles s'inscrivent en ligne, vous recevez la liste des RSVP et marquez les présences, et chaque famille reçoit une confirmation à l'inscription et un rappel automatique deux jours avant l'événement.

Suivi de présence. Cliquez sur le badge du nombre d'intéressés de n'importe quel événement pour ouvrir la liste des RSVP. Chaque ligne a une case à cocher — cochez-la le jour même ou peu après pour marquer la présence. La carte affiche le compte « X présents » une fois que vous avez commencé à cocher, ce qui sera utilisé par vos analyses post-événement.

Suivi post-événement. Les événements passés obtiennent un bouton « Brouillon de relance » qui ouvre le compositeur de broadcast verrouillé sur les RSVP de cet événement. Rédigez votre message de remerciement, envoyez — dans les 7 jours qui suivent l'événement, après quoi ses RSVP ne peuvent plus être contactés. Pas d'envoi automatique à 24h — les écoles veulent personnaliser le suivi, pas le voir partir automatiquement avec un texte standard périmé.

Ce que le tableau de bord n'a toujours pas (petites lacunes restantes) :

• Codes QR pour le check-in en libre-service des familles
• Un écran de check-in optimisé pour mobile (la liste des RSVP est adaptée au desktop ; les écoles en mobilité gèrent la présence depuis l'export CSV)

Rythmes opérationnels qui fonctionnent

Après avoir observé des écoles organiser des journées portes ouvertes sur la plateforme, les rythmes qui aboutissent à des événements bien fréquentés avec un suivi post-événement solide :

Deux semaines avant

• Créez l'entrée portes ouvertes avec une description complète (adresse, parking, programme)
• Envoyez un broadcast d'actualités à « Familles qui ont demandé vos actualités », avec la date de la journée portes ouvertes + un lien vers l'annonce portes ouvertes de votre école. Les autres familles trouvent l'événement sur la page de votre école et sur /open-houses
• Ajoutez à votre newsletter scolaire / Instagram / groupes WhatsApp

Une semaine avant

• Vérifiez la liste des RSVP — notez qui vient
• Envoyez un email personnalisé aux familles que vous souhaitez le plus voir participer (utilisez le fil CRM, pas un broadcast — c'est une démarche 1:1)
• Confirmez le staffing en interne : qui est à l'accueil, qui fait les visites, qui répond aux questions spécifiques

24 heures avant

• Compte final des RSVP → indique votre plan traiteur / placement / documents
• Envoyez le rappel de la veille avec le bouton « Écrire aux inscrits » de la carte de l'événement — il ne part qu'aux RSVP de cet événement

Le jour J

• Imprimez le CSV des RSVP ; utilisez-le comme feuille de check-in à l'accueil. Le check-in stylo-papier fonctionne très bien pour les événements de moins de 100 familles.
• Marquez quelles familles se sont présentées sur la feuille imprimée pour pouvoir faire le rapprochement avec le tableau de bord plus tard.

Dans les 48 heures qui suivent

• Mettez à jour manuellement chaque famille présente dans votre CRM — passez leur statut de demande à Contacted s'il était New, ajoutez une note interne avec ce dont vous avez discuté. C'est la fenêtre de suivi à plus forte conversion.
• Envoyez un message « merci d'être venus » via le CRM (par famille — c'est plus personnel) OU avec le bouton « Brouillon de relance » de l'événement passé, qui atteint toutes les familles ayant fait un RSVP à cet événement — y compris les participants qui n'étaient pas déjà dans votre CRM.

Deux semaines après

• Convertissez les prospects sérieux en visites réservées. La plupart des familles décident dans les 1 à 2 semaines suivant une journée portes ouvertes si elles vont plus loin. Si vous n'avez pas réservé de visite 1:1 ni eu une conversation de suivi dans cette fenêtre, la piste refroidit vite.

Erreurs fréquentes

• Traiter la journée portes ouvertes comme l'événement de conversion. C'est l'événement de premier contact. La conversion se fait dans la visite de suivi ou la candidature. Si votre journée portes ouvertes paraît bien fréquentée mais que les candidatures ne suivent pas, le manque est dans votre suivi, pas dans la journée portes ouvertes elle-même.
• Ne pas saisir les RSVP hors-ligne. Certaines familles appellent pour confirmer plutôt que de cliquer sur un bouton. Ajoutez-les manuellement à la journée portes ouvertes depuis le tableau de bord pour que votre compte soit exact.
• Sauter la description. Une entrée nue « Portes ouvertes, 15 mars, 10h » ne dit pas aux familles si elles doivent venir. Traitez la description comme une mini page d'événement — adresse, parking, à quoi s'attendre, RSVP-requis-ou-non, contact-pour-questions.
• Oublier de traduire. Si votre école opère en français + anglais, la traduction automatique couvre l'essentiel mais les noms propres (le nom de votre école, les noms du personnel spécifique, les noms de bâtiments) peuvent sortir maladroitement. Une relecture rapide par langue avant publication vaut bien les 60 secondes.
• Supprimer un événement annulé avant d'avoir prévenu ses RSVP. Supprimer une journée portes ouvertes supprime aussi sa liste de RSVP. Envoyez d'abord l'annulation avec « Écrire aux inscrits », puis supprimez l'événement.

Quand nous escalader

Écrivez à admin@swissprivate-schools.ch si :

• Vous organisez un événement de grande ampleur (200+ RSVP attendus) et souhaitez un outillage de check-in sur mesure — nous pouvons construire un formulaire de check-in ponctuel pour cet événement
• Une famille dit avoir fait un RSVP mais vous ne la voyez pas — nous pouvons vérifier le journal de soumission

Nous répondons sous 2 jours ouvrés.