La dashboard di una scuola è raramente un lavoro per una sola persona. L'ufficio del direttore definisce la direzione; il responsabile delle ammissioni gestisce le richieste; il referente della comunicazione invia i broadcast. La piattaforma supporta fino a cinque ruoli con permessi distinti, in modo che ciascuna persona abbia esattamente ciò di cui ha bisogno e nulla di più.
Questo articolo illustra il modello dei ruoli, come invitare i membri del team, cosa può fare ciascun ruolo e le regole operative che evitano il classico pasticcio del "abbiamo rimosso il suo account e ora nessuno è proprietario di quelle richieste".
I cinque ruoli
| Ruolo | Cosa può fare | |---|---| | Owner | Tutto. Gestire la fatturazione, modificare i ruoli, eliminare la scuola, trasferire la proprietà. Uno per scuola (trasferibile). | | Admin | Gestire contenuti + team + impostazioni (eccetto la fatturazione). Invitare/rimuovere editor e viewer. Inviare broadcast. | | Editor | Modificare il profilo della scuola, programmi, media, foto. Rispondere alle richieste. Gestire le prenotazioni. Non può invitare colleghi né modificare le impostazioni. | | Viewer | Accesso in sola lettura alla dashboard + analytics. Non può modificare, rispondere o inviare nulla. | | Demo viewer | Ruolo solo sandbox per account di prova/demo. In pratica gli admin della scuola non dovrebbero vederlo. |
La regola decisionale: scelga il ruolo più basso che consente alla persona di svolgere il suo lavoro effettivo. Un membro del consiglio che vuole "dare un'occhiata alla scuola" è un Viewer, non un Admin. Un genitore volontario che aiuta con la comunicazione durante la stagione delle ammissioni è un Editor, non un Admin.
Invitare un membro del team
Settings → Team → Invite member.
Compili:
- Indirizzo email — a cui invieremo il link di invito
- Ruolo — scelga dalla tabella qui sopra (gli Admin possono invitare Editor e Viewer; solo gli Owner possono invitare altri Owner)
- Lingua dell'email — en, fr, de o it. Inviamo l'invito nella lingua in cui la persona si sentirà più a suo agio nella lettura
Riceveranno un'email con un magic link valido per 7 giorni. Cliccandolo si effettua il login (non serve un passaggio di registrazione separato) e si aggiunge la loro voce in school_accounts. Il loro stato passa da "Pending" ad "Active" nel momento in cui cliccano.
Se non cliccano entro 7 giorni
Il link scade. Da Settings → Team può:
- Resend l'invito — genera un nuovo link di 7 giorni, il vecchio smette di funzionare
- Cancel l'invito — lo rimuove dall'elenco, non invia alcuna notifica
Se dicono "non l'ho mai ricevuto" — controlli prima la cartella spam, poi
reinvii. L'invio parte da admin@swissprivate-schools.ch, quindi le
scuole che hanno allowlist nella propria sicurezza email dovrebbero
inserire quell'indirizzo nella whitelist a livello di piattaforma.
Modificare il ruolo di una persona
Settings → Team → clicchi sul menu a tendina del ruolo accanto a un membro del team. Scelga il nuovo ruolo. La modifica è immediata; la persona interessata vede i nuovi permessi al successivo refresh della dashboard.
Solo gli Owner possono modificare i ruoli — gli Admin possono invitare e rimuovere persone, ma non possono promuovere un Editor ad Admin né degradare un Admin a Viewer. Questo è intenzionale: un singolo Admin disonesto non dovrebbe poter escludere l'Owner.
Rimuovere un membro del team — legga con attenzione
Settings → Team → ... → Remove from school. La voce in school_accounts dell'utente viene eliminata; perde l'accesso immediatamente.
Cosa NON accade automaticamente (ed è qui l'insidia):
- Le richieste a loro assegnate restano assegnate a loro. La richiesta mostra il nome dell'assegnatario ma l'assegnatario non ha più accesso. Risultato: la richiesta resta nel limbo "assegnata ma non azionabile" finché qualcuno non la riassegna manualmente.
- Le loro prenotazioni confermate restano sul calendario. Neanche lì c'è riassegnazione.
- Le note interne che hanno scritto vengono conservate con l'attribuzione dell'autore. Lo storico del lavoro passato non viene eliminato.
Il modo corretto per rimuovere un membro del team:
- Prima riassegni tutto ciò di cui sono proprietari: richieste, candidature, prenotazioni. Usi l'azione di assegnazione massiva dalla scheda pertinente.
- Poi rimuova il loro account.
- Invii alla persona del turno successivo una breve nota che spieghi cosa è ora sotto la sua responsabilità.
Saltare il passaggio 1 è la causa numero 1 dei reclami del tipo "abbiamo richieste che ci siamo dimenticati" 3 mesi dopo l'uscita di qualcuno.
Trasferire la proprietà
Quando il direttore della scuola cambia, o il fondatore passa le operazioni, vorrà trasferire l'Owner. È un'azione in un solo passaggio — non un'eliminazione + reinvito.
Settings → Team → Ownership → Transfer ownership.
- Scelga un membro del team esistente (deve essere già nel team con un ruolo qualsiasi)
- Confermi — lo scambio è atomico: lui diventa Owner, lei diventa Admin
- Entrambi potete continuare a lavorare subito; non serve un nuovo login
Solo l'Owner attuale può avviare questa operazione. Se l'Owner non è disponibile o ha lasciato l'organizzazione senza trasferire, scriva a admin@swissprivate-schools.ch con la prova della sua autorizzazione (ad esempio il contratto del nuovo direttore, i verbali del consiglio) e potremo trasferire per suo conto.
E le azioni dell'admin di piattaforma?
Alcune operazioni avvengono a livello di piattaforma — modifiche di fatturazione effettuate da noi, sospensioni di account, richieste di eliminazione. Vengono registrate nel nostro log di audit interno ma non sono esposte nella sua dashboard scolastica.
Questo significa: se un admin di piattaforma modifica il suo tier o cambia qualcosa sul suo account, vedrà il risultato nella dashboard ma non uno storico tipo "platform admin X ha fatto Y al momento Z". Per le azioni a livello di scuola (cose fatte dai suoi membri del team), il dettaglio rilevante si trova nelle note / log delle decisioni del record correlato (ad esempio note interne su una richiesta, motivazione della decisione su una candidatura).
Se ha bisogno di capire esattamente cosa è cambiato e quando — per compliance, reporting al consiglio o post-mortem — ci scriva a admin@swissprivate-schools.ch e potremo estrarre l'audit trail dal lato piattaforma.
Schemi di team comuni
Dopo aver visto decine di scuole strutturare il proprio team, tre schemi funzionano bene:
- Scuola solo (1 persona). Il direttore della scuola è l'Owner, gestisce tutto. Aggiunga comunque un secondo account — anche solo un Viewer — così ha una persona di "accesso d'emergenza" se perde la password in un giorno critico.
- Team piccolo (2-3 persone). Direttore come Owner, responsabile ammissioni come Admin, comunicazione/marketing come Editor. L'Owner gestisce fatturazione + strategia; l'Admin gestisce il quotidiano; l'Editor produce contenuti.
- Team più grande (5+ persone). Direttore come Owner, vicedirettore (vice direttore o direttore delle ammissioni) come Admin, singoli collaboratori come Editor, membri del consiglio + advisor come Viewer. Non assegni Editor a persone che devono solo guardare i numeri — il Viewer esiste proprio per questo.
Errori comuni
- Assegnare a tutti il ruolo di Admin per impostazione predefinita. Comodo al giorno 1, una vulnerabilità di sicurezza entro il mese 3. Il modello dei ruoli esiste per un motivo; lo usi.
- Invitare indirizzi email personali. Email personale + magic link funziona bene, ma quando la persona lascia la scuola deve ricordarsi di rimuoverla. Gli indirizzi basati su ruoli (admissions@yourschool.ch) sopravvivono ai cambi di personale.
- Non trasferire la proprietà quando il direttore cambia. Un direttore in pensione che risulta ancora come Owner è un incubo documentale per chi eredita il ruolo. Trasferisca nel momento in cui il nuovo direttore entra in carica, non "lo sistemeremo dopo".
- Rimuovere account senza riassegnare. Veda la sezione dedicata all'insidia qui sopra — riassegni prima, rimuova dopo.
Quando contattarci
Scriva a admin@swissprivate-schools.ch se:
- L'Owner se ne è andato e non ha trasferito — lo faremo noi per lei con prova dell'autorizzazione
- Non riesce a trovare il lavoro di un ex membro del team (richieste, prenotazioni) che dovrebbe essere nel sistema — possiamo cercare per account utente
- Sospetta un accesso non autorizzato — possiamo verificare le sessioni recenti e revocare se necessario
- Ha bisogno di invitare in massa un team numeroso (10+) per un rollout organizzativo — abbiamo un workflow di import CSV per questo
Rispondiamo entro 2 giorni lavorativi.