Questo è il playbook che eseguiremmo se gestissimo un singolo open day — dalla creazione dell'evento fino alla conversione dei partecipanti in prenotazioni di visita e candidature due settimane dopo.
L'arco temporale è di circa 6 settimane: 4 settimane di preparazione + 2 settimane di follow-up. Le date sotto indicate presuppongono un evento al sabato mattina (il formato più comune per le scuole con convitto); sposti la tempistica se il Suo evento è in una sera infrasettimanale.
Tre cose da sapere prima di iniziare:
- L'open day è l'inizio del funnel, non l'evento di conversione. La conversione avviene nella visita 1:1 o nella candidatura che segue. Pianifichi di conseguenza — ogni decisione operativa dovrebbe servire a "cosa rende i partecipanti più propensi a prenotare una visita dopo."
- Tutte le operazioni dell'open day sono nel tier Premium. Pro può elencare l'evento come contenuto ma non può raccogliere RSVP né gestire il broadcast post-evento. Se è su Pro e vuole gestire open day operativamente, faccia l'upgrade o gestisca la raccolta RSVP esternamente.
- Il riferimento completo delle funzionalità per ogni passo si trova in Organizzare un open day — questo playbook è il calendario; l'approfondimento è la guida pratica.
Settimana −4: creazione dell'evento
Dashboard → Open Houses → Add Open House.
Compili:
- Data + orario di inizio/fine — una finestra di 2 ore è il punto ideale (90 min di programma + 30 min di mingling e saluti)
- Descrizione — cosa aspettarsi, indirizzo + parcheggio, chi incontreranno, se i fratelli sono benvenuti, dress code, nota RSVP obbligatorio. Traduca o lasci che l'auto-traduzione gestisca francese / tedesco / italiano
- Capienza — opzionale. La imposti se ha un tetto reale (la palestra ospita 80; le guide della visita arrivano a 60). La lasci vuota per illimitata
Clicchi Save. L'evento è ora attivo sul Suo profilo pubblico e
sulla pagina /open-houses di tutta la piattaforma.
Verifichi in incognito: apra la pagina della Sua scuola in una scheda privata, confermi che l'evento appaia correttamente e che il pulsante RSVP funzioni. Invii un RSVP di prova da un'email personale. Cancelli il RSVP di prova subito dopo.
Settimana −4: il broadcast d'invito (lo programmi ora, invio lunedì)
Componga il broadcast d'invito.
- Destinatari: All inquiries filtrato a "richieste negli ultimi 18 mesi" — sono le famiglie abbastanza interessate da voler venire. Aggiunga All bookings se vuole ricordare anche a chi ha già fatto una visita
- Oggetto: "[Nome scuola] Open House — sabato 15 marzo"
- Contenuto: un paragrafo: data, ora, breve invito ("incontri il direttore, visiti le case del convitto, veda le lezioni in corso"), la data limite per candidarsi se è nel ciclo di ammissioni, link RSVP
- Link d'azione: l'URL della Sua pagina
/open-houseso la sezione open day del profilo pubblico della Sua scuola
Programmi per il lunedì della settimana −3 tramite
scheduled_for nel composer. Non lo lanci ora — i broadcast del
venerdì pomeriggio e del weekend hanno tassi di apertura ~30% più
bassi rispetto agli invii del martedì mattina.
Settimana −3: distribuzione pubblica
Il broadcast programmato parte lunedì mattina. Gli RSVP inizieranno ad arrivare nella Sua dashboard nel giro di ore.
Questa settimana, spinga l'evento sui canali che la piattaforma non copre:
- Sito della scuola — fissi la data dell'evento sulla homepage
- Social media — un singolo post su ogni canale che usa
- Newsletter scolastica — se ha una newsletter di comunicazione ai genitori, una riga + link
- Passaparola — informi brevemente i genitori attuali ai cancelli della scuola; spesso segnalano agli amici
Il broadcast della piattaforma gestisce le famiglie che già La conoscono; questa settimana serve a raggiungere il bacino più ampio.
Settimana −2: verifica della capienza e briefing del team
Pausa a metà ciclo. Due cose:
- Controlli il conteggio degli RSVP. Clicchi sul badge del conteggio interesse sulla card dell'evento per vedere l'elenco. Se ha impostato una capienza, vedrà "X / Y interessati" — adegui le aspettative o apra un secondo slot se si sta avvicinando al tetto
- Faccia un briefing al team. Riunione di 30 minuti con
tutti coloro che lavoreranno all'evento:
- Chi è al banco di accoglienza
- Chi conduce ogni visita (suddiviso per primaria / secondaria / convitto)
- Chi gestisce le domande dei genitori
- Chi gestisce lo slot del direttore
- Piano B se la partecipazione è molto diversa dalle previsioni
Documenti il briefing in un documento condiviso; il giorno dell'evento andrà veloce.
Settimana −1: il broadcast del giorno prima
Invii un promemoria ai RSVP il giorno prima dell'evento.
Questo è il momento in cui la piattaforma non ha ancora un auto-cron — deve lanciarlo manualmente. Due modi:
- Broadcast per evento (consigliato): sulla card dell'evento clicchi "Message RSVPs." Il composer si apre limitato ai soli partecipanti di questo evento. Scriva il promemoria, invii.
- Manual broadcasts con un tipo di destinatario
open_house_eventselezionato — stesso effetto, qualche clic in più.
Contenuto per l'email del giorno prima:
- Conferma: "ci vediamo domani alle 10"
- Dettagli pratici: istruzioni per il parcheggio, codice del cancello, cosa portare (di solito niente), come vestirsi (smart casual)
- Il nome + ruolo della persona che li accoglierà alla porta
- Un numero di telefono diretto in caso di ritardo
- Breve: "l'evento dura fino alle 12, pianifichi ~2 ore"
I promemoria spostano il tasso di presenza da ~50% a 75-85%. Valgono i 10 minuti per comporli.
Il giorno dell'evento: esecuzione + check-in
Pre-evento (30 minuti prima):
- Stampi l'elenco RSVP (esporti CSV dal dialog RSVP)
- Lo distribuisca a chi accoglie
- Confermi che lo staff sia in posizione
- Sistemi la segnaletica
Durante l'evento:
- Chi accoglie segna la presenza sull'elenco stampato man mano che le famiglie arrivano (penna su carta va benissimo)
- Se si presenta un walk-in non in elenco, ne raccolga nome + email manualmente per poterlo aggiungere al sistema dopo
Entro 24 ore dall'evento:
- Apra il dialog RSVP e spunti la casella "attended" per ogni famiglia che si è presentata. Questi dati alimentano le Sue analitiche del tasso di presenza e il targeting del follow-up
- Aggiunga eventuali walk-in come nuove richieste tramite la scheda inquiries (status: Contacted, source: "Open house walk-in")
Settimana +1: il follow-up
È qui che l'open day produce davvero i suoi frutti. Le scuole che non fanno follow-up con costanza vedono il 5-10% dei partecipanti convertirsi in visite; le scuole con un follow-up disciplinato vedono il 20-30%.
Il follow-up di massa
Clicchi sulla card dell'open day (ora in Past Events) → pulsante "Draft follow-up". Il composer si apre limitato ai RSVP di questo evento.
Scriva un ringraziamento che sembri personale:
- Riconosca l'evento per nome + data
- Un momento specifico ("speriamo che abbia apprezzato la visita della casa del convitto con la Sig.ra Chen")
- CTA del passo successivo: "Book a 1:1 tour" con il link, oppure "Start your application" se è nel ciclo di ammissioni
- Firmi da una persona specifica (responsabile ammissioni), non dalla scuola in astratto
Invii il martedì mattina della settimana +1 — il lunedì è il giorno per smaltire la inbox per la maggior parte dei genitori; il martedì viene visto.
Il follow-up personale
Per i partecipanti con la priorità più alta (fratelli di studenti attuali, famiglie che hanno chiesto specificamente delle borse di studio, famiglie venute in aereo per partecipare), invii messaggi CRM individuali entro 48 ore dall'evento. Il follow-up di massa va bene per la maggior parte; il follow-up personale è ciò che chiude i casi di valore più alto.
Per identificarli: filtri la scheda inquiries alle famiglie che hanno fatto RSVP a questo open day (per ora dovrà incrociare manualmente — la scheda inquiries non filtra ancora per open day).
Settimana +2: verifica di conversione
Due settimane dopo l'evento, esegua la verifica di conversione:
- Degli X partecipanti, quanti hanno prenotato una visita dall'evento? (Filtri la scheda bookings per data di creazione)
- Quanti hanno avviato una candidatura? (Scheda admissions, filtri per data creazione successiva all'evento)
- Delle famiglie che hanno partecipato ma non hanno fatto né l'una né l'altra cosa — cosa le blocca? Comune: in attesa di decisione, confronto fra scuole, conversazione sul budget con la famiglia allargata
Per le famiglie ferme allo stadio "stiamo valutando", una singola telefonata personale di follow-up del responsabile ammissioni (non un'altra email) spesso sblocca la situazione.
Benchmark di conversione
Dai dati che abbiamo nelle scuole che gestiscono open day sulla piattaforma:
- Tasso di presenza (presenti / RSVP): 50% di base → 75-85% con promemoria del giorno prima
- Conversione in visite (visita prenotata / presenti): 15-30% entro 2 settimane dall'evento, a seconda della disciplina nel follow-up
- Conversione in candidature (candidatura / presenti): 5-15% entro il ciclo, varia in base alla selettività della scuola
Se è significativamente sotto questi valori, il gap è quasi sempre nel follow-up, non nell'evento in sé.
Errori comuni nel ciclo
- Trattare l'open day come l'evento di conversione. È il primo contatto. La conversione è la visita o la candidatura che segue. Non misuri il successo solo con il numero di presenze.
- Saltare il promemoria del giorno prima. Le scuole che "dimenticano" questo passo perdono 15-25 punti percentuali di tasso di presenza. Imposti un promemoria ricorrente sul Suo calendario se serve.
- Solo follow-up di massa. Il ringraziamento di massa copre l'80%; il follow-up personale converte il 20% che conta di più. Servono entrambi.
- Non segnare le presenze. Senza dati di presenza, il Suo follow-up colpirà TUTTI coloro che hanno fatto RSVP — inclusi i no-show. I no-show spesso non erano davvero interessati; prenderli di mira inquina il Suo funnel.
- Gestire l'open day in isolamento. Gli open day funzionano meglio come parte di un ciclo — affiancati alla stagione delle ammissioni, con i layer broadcasts/CRM/applications che si rafforzano a vicenda. Veda Lanciare la stagione delle ammissioni per il playbook a livello di ciclo.
Cosa la piattaforma non ha ancora
Due lacune operative di cui dovrebbe essere consapevole:
- Nessun cron auto-reminder per gli RSVP degli open day. Il promemoria del giorno prima è manuale (veda la settimana −1 sopra). Chiuderemo questa lacuna quando diverse scuole ci diranno che è un fastidio quotidiano.
- Nessun check-in con QR code. La presenza il giorno dell'evento è elenco cartaceo + spunta manuale nella dashboard. Funziona bene per eventi sotto i 100 partecipanti.
Nessuna delle due blocca il workflow; entrambe sarebbero comode. Se la Sua scuola gestisce 5+ open day l'anno e il lavoro manuale si accumula, ci scriva e daremo priorità.
Quando coinvolgerci
Scriva a admin@swissprivate-schools.ch se:
- Una famiglia insiste di aver fatto RSVP ma non la vede — possiamo controllare il log delle submission
- Vuole un evento grande (200+ RSVP) con strumenti di check-in personalizzati — possiamo costruire una pagina di check-in ad-hoc per quell'evento
- Deve inviare un broadcast per evento ai RSVP di PIÙ eventi contemporaneamente (ad es. "grazie a tutti coloro che hanno partecipato a uno dei nostri eventi di marzo") — l'attuale broadcast per evento è limitato a un singolo evento; possiamo eseguire l'invio multi-evento lato server
Rispondiamo entro 2 giorni lavorativi.