L'articolo sul costruttore del modulo di ammissione descrive ciò che chiede alle famiglie di compilare. Questo articolo descrive cosa succede dopo l'invio — come la domanda arriva nella Sua dashboard, come il Suo team la esamina e come comunica una decisione.
La revisione delle domande è una funzionalità Premium. Le scuole con piano Pro possono ricevere richieste e prenotazioni, ma non possono gestire un processo di ammissione strutturato tramite la dashboard.
Cosa succede al momento dell'invio
Quando una famiglia clicca su Invia all'ultimo passaggio della procedura guidata:
- Lo stato della domanda passa a Submitted. La famiglia vede una schermata di conferma e riceve un'email che indica che ha ricevuto la domanda.
- Il Suo team riceve una notifica (in-app + email) entro ~1 minuto, indirizzata a chi è configurato per le notifiche di ammissione.
- La domanda appare nella scheda Ammissioni con stato Submitted e un badge "needs review".
Se ha configurato un passaggio di pagamento (tassa di iscrizione), la famiglia paga prima dell'invio finale e lo stato passa attraverso Fee paid prima di arrivare a Submitted.
La vista di dettaglio della domanda
Clicchi su una qualsiasi domanda dalla scheda Ammissioni per aprire la vista di dettaglio. Tre aspetti da capire sul layout:
- Colonna sinistra — un sommario verticale che elenca ogni passaggio del Suo modulo di ammissione. Clicchi su un passaggio per scorrere fino ad esso; il passaggio attivo è evidenziato. Utile per domande lunghe in cui vuole saltare direttamente a "Parent 2" o "Medical info."
- Colonna centrale — il contenuto della domanda, organizzato per passaggio. Ogni passaggio è una scheda che mostra le risposte della famiglia testualmente. I file caricati appaiono nella loro galleria (vedere Revisione dei documenti sotto).
- Colonna destra — il pannello di decisione + note interne + binario del ciclo di vita. Qui è dove il Suo team si coordina.
Il binario del ciclo di vita
La colonna destra mostra un binario a 5 fasi che riassume dove si trova la domanda nel Suo processo di revisione:
Needs review → In review → Decision pending → Offered → Closed
I 13 valori di stato sottostanti (Draft, Submitted, Fee paid, Documents complete, Under review, Assessment scheduled, Interview scheduled, Decision pending, Offered, Accepted, Enrolled, Waitlisted, Rejected, Withdrawn, Incomplete) si mappano su queste 5 fasi per darLe una rapida idea dell'attività senza dover analizzare stati specifici.
Può spostare la domanda lungo il binario manualmente dal menu a tendina di stato, oppure avanza automaticamente quando esegue un'azione specifica (ad es. proponendo un colloquio → Interview scheduled, inviando una decisione → Offered/Waitlisted/Rejected).
Revisione dei documenti
Ogni file caricato dalla famiglia (scansione del passaporto, pagella scolastica, lettera di raccomandazione) appare nella galleria Documenti in cima alla colonna centrale. Per ogni file:
- Nome del file + icona del tipo di file
- Pulsante "Open" — apre in una nuova scheda usando un URL firmato valido per la sessione corrente
- "Download" — uguale, ma con un'intestazione di download
I file sono limitati alla domanda: solo il Suo team li vede e sono legati alla domanda specifica della famiglia (non al loro account complessivo). Se elimina la domanda, i file vengono eliminati con essa.
Per le scuole che vogliono stampare o inviare file a terzi (ad es. inoltrare una cartella clinica a un infermiere scolastico), apra + salvi localmente. L'URL firmato non funzionerà per la sessione del browser di qualcun altro — deve scaricare e ricondividere.
Note interne
Il pannello Note è dove il Suo team si coordina senza che la famiglia veda nulla. È un editor di testo arricchito (Tiptap) — può aggiungere testo formattato, elenchi puntati, link e intestazioni.
Usi le note per:
- Osservazioni di triage ("Forte rendimento accademico, tema debole — spingere verso valutazione")
- Riassunti di telefonate ("Parlato con la madre venerdì — ci stanno confrontando con Le Rosey, decidono entro il 30 ottobre")
- Coordinamento del team ("Anna a rivedere le info mediche; David a chiamare i genitori per discutere del convitto")
- Punteggi delle valutazioni o note sui colloqui ("Valutazione di matematica: 78%. Colloquio: sicuro, articolato, motivazione chiara per il convitto.")
Le note sono di natura append-only — non elimini osservazioni passate quando viene presa una decisione. La traccia storica conta per la difendibilità ("perché abbiamo rifiutato questa famiglia?") e per il prossimo ciclo di ammissioni se la famiglia si ricandida.
Comunicazione con la famiglia
La scheda Messaggi all'interno della domanda è una conversazione bidirezionale tra il Suo team e la famiglia. La famiglia riceve ogni messaggio via email; le loro risposte si sincronizzano nella conversazione (stesso meccanismo del CRM familiare — Family CRM basics descrive il comportamento di sincronizzazione email).
Sono disponibili alcuni modelli di messaggio per velocizzare gli scambi comuni:
- Request documents — quando manca qualcosa
- Schedule assessment — quando vuole che vengano per un test d'ingresso
- Schedule interview — vedi sotto
- Clarification — generico "abbiamo bisogno di più informazioni su X"
- Welcome enrolled — messaggio di onboarding dopo l'iscrizione
I modelli supportano l'interpolazione di variabili — ${studentName},
${parentName}, ${schoolName} vengono compilati automaticamente.
Può anche inviare messaggi in formato libero.
Pianificazione dei colloqui
Quando clicca su "Schedule interview" nel compositore di messaggi, si apre un modale di proposta di prenotazione. Scelga uno o più slot dal Suo calendario; la famiglia riceve un messaggio con queste opzioni.
La famiglia può:
- Accettare uno degli slot proposti → la prenotazione viene creata e confermata
- Contropropore un orario diverso → la proposta torna a Lei con il loro slot suggerito
- Rifiutare → nessuna prenotazione, la conversazione continua
Le prenotazioni dei colloqui appaiono nella Sua scheda Prenotazioni insieme ai tour del campus e alle videochiamate. Sono collegate alla domanda in modo che la vista di dettaglio della prenotazione mostri a quale domanda è connessa.
Per le famiglie che vogliono un colloquio telefonico anziché di persona o video, proponga di usare il tipo di incontro telefonico (configurato in Bookings and the tour calendar).
Assegnazione e tag
Per le scuole con più membri del personale di ammissione, può assegnare ogni domanda a un membro specifico del team dalla colonna destra. L'assegnatario riceve notifiche per l'attività su quella domanda e la domanda appare nel loro filtro "assigned to me" nella scheda Ammissioni.
I tag Le permettono di etichettare le domande senza cambiare il loro stato formale — ad es. "candidato per borsa di studio," "internazionale," "fratello di studente attuale," "alta priorità." I tag sono testo libero e per-scuola; crei la tassonomia che meglio si adatta al Suo processo.
La decisione
Quando è pronto a decidere, il pannello di decisione offre tre opzioni:
- Offer — un posto è disponibile. Facoltativamente alleghi un URL del PDF della lettera di decisione (ospiti altrove, incolli il link) e imposti una data di scadenza dell'offerta.
- Waitlist — mantenga la domanda aperta ma nessuna offerta immediata. È necessario includere una nota alla famiglia che spieghi la loro situazione.
- Reject — rifiutata. È necessario includere una nota che spieghi la decisione (o usi il modello standard di cortese rifiuto).
Quando invia la decisione:
- La famiglia viene notificata via email + in-app.
- La cronologia della loro domanda mostra la decisione (con la nota che ha scritto e l'URL della lettera se Offer).
- Lo stato della domanda avanza a Offered / Waitlisted / Rejected.
- Per un'offerta con una data di scadenza, la famiglia vede un conto alla rovescia dal loro lato ("l'offerta scade tra 14 giorni").
Può rinviare un'offerta se ha bisogno di cambiare l'URL della lettera o di estendere la scadenza — stesso pannello.
Dopo la decisione
- Offerta accettata — la famiglia clicca su Accetta dal loro lato. Lo stato passa ad Accepted. Usi il modello "Welcome enrolled" per avviare l'onboarding. Lo stato si finalizza ad Enrolled una volta che la famiglia completa eventuali passaggi successivi all'accettazione (caparra, documenti).
- Offerta scade senza accettazione — lo stato passa a Withdrawn dopo che la data di scadenza è trascorsa.
- Offerta rifiutata — la famiglia clicca su Rifiuta. Lo stato passa a Withdrawn. Facoltativo: invii un messaggio di follow-up "Le auguriamo il meglio".
- Famiglia in lista d'attesa vuole un aggiornamento — scrivono nella conversazione. Risponda quando ha notizie (nessun movimento, posto liberato, ecc.). Sposti a Offered quando si libera un posto.
Ritmi operativi che funzionano
Dopo aver osservato le scuole gestire questo processo per alcuni cicli, tre pattern separano i processi fluidi da quelli caotici:
- Riunione settimanale di triage. 30 minuti, ogni lunedì, due persone. Esamini la scheda Ammissioni filtrata su "Needs review" e decida per ciascuna: valutare / colloquio / rifiutare. Non deve essere lunga — l'obiettivo è che nessuna domanda rimanga in "Needs review" per più di una settimana.
- Decisioni in lotti, non una alla volta. Specialmente per il ciclo di ammissioni di settembre, faccia tutte le Sue revisioni "Decision pending" in una sessione del martedì pomeriggio e invii tutte le decisioni nello stesso giorno. Distribuisce l'effetto a catena lato famiglia in modo uniforme anziché casuale.
- Note interne prima dei modelli di messaggio. Scriva sempre internamente ciò che pensa prima di inviare il messaggio alla famiglia — la nota diventa la traccia di controllo; il messaggio è solo comunicazione.
Errori comuni
- Saltare il pannello delle note. Senza note, la prossima persona ad aprire questa domanda non ha idea delle conversazioni avvenute fuori piattaforma. Tratti le note come obbligatorie dopo qualsiasi telefonata o discussione di team.
- Decisioni senza una motivazione scritta. Anche per le offerte, scriva una nota di una riga che spieghi il perché (ad es. "forte accademico, esperienza precedente di convitto, fit con la nostra comunità"). Quando la stessa famiglia si candiderà per un fratello 3 anni dopo, Si ringrazierà.
- Lasciare che "Decision pending" si accumuli. Le famiglie se ne accorgono. L'aspettativa è che "Decision pending" duri 1-3 settimane, non 2 mesi. Se prevede di impiegare più tempo, invii un messaggio di aggiornamento che spieghi i tempi.
Quando contattarci
Scriva a admin@swissprivate-schools.ch se:
- Una famiglia insiste di aver inviato una domanda ma Lei non la vede (possiamo verificare il log degli invii)
- Deve riaprire una domanda Rejected o Withdrawn (possiamo ripristinare lo stato)
- L'URL di una lettera di decisione necessita di una finestra più lunga di URL firmato perché la famiglia vi acceda (ospitiamo i PDF separatamente; ci contatti per impostare l'hosting se non ha un posto dove mettere i Suoi)
- Vuole rifiutare in blocco un gruppo di domande alla fine di un ciclo (possiamo eseguirlo lato server)
Rispondiamo entro 2 giorni lavorativi.