Questa è la checklist che percorriamo con le scuole poco prima del lancio. Dodici voci, raggruppate in quattro categorie: completezza del profilo, prontezza operativa, fatturazione e un test finale di funzionamento.
Completarla richiede circa 30 minuti. Non la salti: ogni voce dell'elenco è stata, prima o poi, la ragione per cui la prima settimana di una scuola è andata male.
Completezza del profilo (5 voci)
È ciò che le famiglie potenziali vedono. Un profilo incompleto significa meno richieste e una conversione più bassa delle richieste che riceve.
☐ 1. Immagine hero impostata e di alta qualità
L'hero è la foto in cima alla Sua pagina pubblica del profilo e nei risultati di ricerca. Il default è quello generico fornito dalla piattaforma: lo sostituisca con qualcosa di specifico per la Sua scuola.
Standard qualitativo: almeno 1920px di larghezza, orientamento orizzontale, a fuoco, scattata in pieno giorno (l'ora dorata è ideale), mostra il carattere del campus (edifici, spazi esterni, studenti al lavoro — non una foto di gruppo in posa).
Verifica: Profile tab → in alto nella pagina. Risulta convincente sia su mobile (anteprima stretta) sia su desktop.
☐ 2. Descrizione compilata, 200+ parole
La descrizione appare sotto l'hero. Tre brevi paragrafi:
- Chi siete — tipo di scuola, livello, ubicazione, dimensione
- Cosa Vi distingue — pedagogia, programmi, filosofia, storia
- A chi si addice — che tipo di famiglia sarà felice qui
Eviti il linguaggio da marketing ("eccellenza nell'istruzione", "istruzione di livello mondiale"). Dica cose specifiche. "La nostra scuola ha 180 studenti dagli anni 7-13, inclusi 60 convittori da 22 paesi" funziona meglio di "Siamo una comunità internazionale diversificata."
Verifica: Profile tab → Description section. La legga ad alta voce. Sembra scritta da una persona o da una brochure?
☐ 3. Programmi spuntati
Settings → Profile → Programs. Spunti ogni programma/curriculum offerto (IB, Maturità svizzera, A-Levels, IGCSE, AP, Bac francese, ecc.). I programmi sono ciò che La fa apparire nelle ricerche filtrate: una famiglia che filtra per "IB" vede solo scuole IB, quindi i programmi non spuntati La rendono invisibile a quelle ricerche.
Verifica: apra il Suo profilo pubblico in una scheda in incognito, trovi la Sua scuola in una ricerca filtrata per programma. Dovrebbe apparire.
☐ 4. Rette dichiarate (o intenzionalmente no)
Mettiamo le rette in evidenza sul profilo pubblico perché le famiglie le confrontano. Ha tre scelte:
- Dichiarare le rette complete — più richieste, mix di qualificate e non
- Dichiarare "da CHF X" — via di mezzo, segnala la fascia
- Non dichiararle — meno richieste, per lo più serie
Non c'è una risposta sbagliata, ma il default è "non abbiamo ancora inserito le rette": questo segnala incompletezza, non intenzionalità. O inserisce le rette o le marca esplicitamente come "su richiesta" in modo che le famiglie vedano una scelta deliberata.
Verifica: Profile tab → Pricing. Lo stato è uno dei tre sopra, non vuoto.
☐ 5. Almeno 6 foto nella galleria
L'hero da solo non basta. Le famiglie scorrono la galleria cercando: una foto in aula, un dormitorio/sala comune (se in convitto), uno spazio all'aperto, la sala da pranzo, studenti al lavoro e un ritratto del head-of-school / team ammissioni.
Sei è il minimo per riempire la griglia della galleria; 10-15 è l'ideale. Se ne ha solo 3, la galleria sembra fatta a metà.
Verifica: Profile tab → Photos. La galleria ha ≥6 voci, con didascalie dove utili.
Prontezza operativa (4 voci)
È ciò che fa funzionare davvero il flusso richieste/prenotazioni dopo il lancio.
☐ 6. Destinazioni delle notifiche confermate
Settings → Notification preferences. L'indirizzo email che riceve le notifiche di "nuova richiesta" è quello giusto — tipicamente una casella condivisa o admissions@yourschool.ch, non l'email personale del dirigente.
Verifica: Settings → Notifications. L'indirizzo email è quello giusto per il team che gestisce le richieste quotidianamente.
☐ 7. Modulo di richiesta personalizzato
Settings → Inquiry form. Il modulo predefinito ha nome/email/messaggio. Aggiunga 1-3 domande personalizzate specifiche per la Sua scuola — tipicamente "anno di corso", "data di inizio" e "convitto vs giornaliero". Oltre le 3 domande personalizzate le famiglie abbandonano il modulo.
Verifica: apra il Suo profilo pubblico in una scheda in incognito, clicchi sul pulsante della richiesta, veda il modulo. Le domande personalizzate compaiono e sembrano corrette.
☐ 8. Calendario visite attivo con disponibilità impostata
Settings → Bookings. Almeno un tipo di visita configurato. La disponibilità settimanale ha almeno 2 fasce orarie a settimana. Send automatic reminder email attivato (disattivato di default — la maggior parte delle scuole lo vuole attivo; alza il tasso di presentazione dal ~60% al 75-85%).
Verifica: apra il Suo profilo pubblico in incognito, clicchi "Book a tour." Compare il widget di prenotazione. Le fasce disponibili appaiono per le prossime 2 settimane.
☐ 9. Membri del team invitati e che hanno accettato
Settings → Team. Chiunque userà la dashboard quotidianamente è invitato E ha accettato (stato: Active, non Pending). Questo evita il panico del giorno-1-di-lancio in cui il dirigente manda uno screenshot di una richiesta al responsabile ammissioni via WhatsApp perché il responsabile non ha ancora un account.
Verifica: Settings → Team. Tutti i membri del team mostrano lo stato "Active".
Fatturazione (1 voce)
☐ 10. Modalità di fatturazione + pagamento confermati
Settings → Billing.
- Pagamento con carta: metodo di pagamento registrato, nessun banner visibile sulla Overview, stato "Active" sull'abbonamento.
- Fatturazione (PO/Net-30): numero di PO ed email del contatto di fatturazione corretti, prima fattura ricevuta dal Suo team finanziario e già pagata o schedulata per il pagamento.
Se qualcosa qui sembra sbagliato, lo sistemi prima del lancio. Le scuole che vanno online con uno stato di fatturazione non risolto rischiano che la dashboard disabiliti automaticamente le funzionalità a metà settembre quando il pagamento fallisce e nessuno se ne accorge perché tutti sono concentrati sulle richieste in arrivo.
Verifica: Settings → Billing. Lo stato è "Active" o "Trialing → Active scheduled." Nessun banner rosso sulla Overview.
Test di funzionamento (2 voci)
Le ultime due voci sono test end-to-end. Richiedono 5 minuti e intercettano ~80% dei ticket di supporto del tipo "non funziona niente".
☐ 11. Invii una richiesta di prova a Sé stesso
Apra il Suo profilo pubblico in una scheda in incognito. Compili il modulo di richiesta con un nome di famiglia inventato e il Suo indirizzo email. Invii.
Cosa dovrebbe succedere, in quest'ordine:
- Il modulo mostra una schermata di conferma ("abbiamo ricevuto la Sua richiesta").
- Riceve un'email di risposta automatica dall'indirizzo della Sua scuola entro 2 minuti.
- La richiesta appare nel tab Inquiries della Sua dashboard (aggiorni se necessario) entro 5 minuti.
- L'email di notifica arriva nella casella configurata al passo 6.
Se qualcuna di queste cose non avviene, trovi il problema prima di andare online. Causa più comune: l'indirizzo email di notifica è sbagliato (passo 6 non fatto con attenzione).
☐ 12. Prenoti una visita di prova per Sé stesso
Stessa scheda in incognito — clicchi "Book a tour", scelga una fascia a 2-3 giorni di distanza, compili il modulo con i Suoi dati. Invii.
Cosa dovrebbe succedere:
- Schermata di conferma.
- Email di conferma a Lei (la "famiglia") entro 2 minuti.
- La prenotazione appare nel Suo tab Bookings.
- L'email di promemoria arriva 24h prima della fascia (può verificarlo prenotando una fascia a 25h di distanza e aspettando).
Dopo la conferma, cancelli la richiesta di prova e la prenotazione di prova dalla dashboard in modo che il Suo CRM e la pipeline non inizino con dati spazzatura.
È online
Se tutte e 12 le voci sono spuntate, è pronto. Le famiglie inizieranno a trovarLa tramite la ricerca, Google, le nostre pagine di directory e qualsiasi traffico in entrata che genera Lei stesso.
Una nota sulle aspettative per la settimana 1: le nuove scuole vedono di solito 2-8 richieste nella prima settimana, con la prima che arriva 24-72 ore dopo essere andate online. Se vede 0 richieste dopo 5 giorni, c'è qualcosa che non va nel profilo (di solito le foto o la descrizione) — non è un problema della piattaforma.
Oltre la checklist
Alcune cose che non sono richieste per il lancio ma ripagano se le fa nel primo mese:
- Aggiunga la visita virtuale come secondo tipo di visita. Intercetta le famiglie che non possono spostarsi.
- Configuri gli email broadcasts con una email di benvenuto schedulata per essere inviata a chiunque faccia richiesta. Riscaldamento gratuito della pipeline.
- Imposti due recensioni da genitori attuali. Le recensioni aumentano la conversione del ~15% nei nostri dati.
- Se è su Premium, abbozzi il Suo modulo di ammissione anche se non lo aprirà fino a settembre. Costruirlo in anticipo significa non doverlo fare di corsa nel caos della stagione delle ammissioni.
Ciascuna di queste ha il suo articolo: ci lavori nel mese 1-2, non prima del lancio.
Quando chiedere aiuto
Scriva a admin@swissprivate-schools.ch con:
- "Ho finito la checklist e vorrei una revisione di 15 minuti prima di andare online" — la percorreremo insieme in una chiamata veloce
- "La voce X non si comporta come descritto nell'articolo" — le segnalazioni di bug ci aiutano a migliorare la piattaforma
- "Non sono sicuro se le mie foto/descrizione siano abbastanza buone" — Le diamo un feedback onesto
Rispondiamo entro 2 giorni lavorativi, di solito in giornata.