Ha appena accettato l'invito alla dashboard della sua scuola. C'è molto sullo schermo e poca indicazione su cosa toccare per primo. Questo articolo è l'ordine che consiglieremmo se fosse la nostra scuola — cinque giorni, in scala crescente da "accedere e dare un'occhiata" a "pronta perché le famiglie la trovino".
I giorni numerati non sono rigidi — la maggior parte delle scuole fa giorno 1+2 in un solo pomeriggio, poi ritorna nell'arco di una settimana per completare il resto. L'ordine conta più della tempistica.
Giorno 1 — Si orienti (30 minuti)
Non compili ancora nulla. Si limiti a percorrere le schede della dashboard e a farsi una mappa mentale.
Cosa guardare, nell'ordine:
- Scheda Overview. La home della dashboard. Vedrà una checklist Setup Wizard sulla destra — è il TODO operativo. La noti, ma non ci clicchi ancora dentro.
- Scheda Profile. La versione pubblica della sua scuola — descrizione, foto, programmi, sedi, team. È ciò che vedranno le famiglie potenziali. Al momento è perlopiù vuota o precompilata con ciò che il nostro team amministrativo ha potuto recuperare dall'elenco delle scuole pubbliche.
- Scheda Inquiries. Dove atterrano le nuove richieste delle famiglie. Vuota per ora — si riempirà dopo il go-live.
- Scheda Bookings. Richieste di visita e visite confermate. Anche questa vuota.
- Scheda Settings. Configurazione — modulo di richiesta, calendario prenotazioni, notifiche, fatturazione, team. Dove avviene gran parte del setup.
Una sola cosa da fare davvero il giorno 1: inviti il suo secondo membro del team. La maggior parte delle scuole gestisce la dashboard in 2-3 persone (ufficio del direttore + responsabile ammissioni, a volte + responsabile comunicazione). Farlo il giorno 1 significa che scoprono la dashboard insieme a Lei, non con due settimane di ritardo. Settings → Team → Invite member.
Giorno 2 — Le basi del profilo (1-2 ore)
Un profilo completo è ciò che converte un visitatore anonimo in una richiesta reale. Senza, la dashboard resterà vuota.
Profilo minimo funzionante:
- Nome scuola + tagline + immagine hero. L'hero è l'elemento visivo più importante in assoluto — appare su ogni risultato di ricerca e in cima alla pagina della sua scuola. Usi qualcosa che trasmetta il carattere della scuola: una foto del campus con buona luce, studenti al lavoro (non una foto di gruppo), il cancello d'ingresso all'ora dorata. Eviti l'estetica da foto stock "studenti sorridenti davanti a un laptop" — le famiglie la ignorano.
- Descrizione (200-400 parole). Tre paragrafi è la misura ideale: chi siete, cosa vi distingue, che tipo di famiglia si adatta. Eviti il marketing-speak ("eccellenza educativa", "di livello mondiale") — dica cosa fate davvero.
- Programmi. Spunti quelli che offrite (IB, Swiss Matura, A-Levels, ecc.). È ciò che vi fa comparire nelle ricerche filtrate.
- Sedi. Indirizzo + cantone. Anche se è un'unica sede, lo compili — alimenta la mappa e le ricerche per prossimità.
- Rette. Tutto ciò che può rendere pubblico. Le scuole che nascondono le rette ricevono meno richieste ma più qualificate — decisione sua. Abbiamo un articolo dedicato (vedi [Building a profile that converts] in cantiere).
Il Setup Wizard la guiderà attraverso questi passaggi — usi il wizard, non l'editing diretto delle pagine, la prima volta. Impone un ordine (descrizione prima delle foto prima dei programmi) per un motivo.
Giorno 3 — Configurazione inbox richieste (1 ora)
È il cuore operativo. Se lo imposta bene la dashboard lavorerà per Lei; se lo imposta male le richieste falliranno silenziosamente.
Tre cose da configurare:
- Domande personalizzate del modulo di richiesta. Settings → Inquiry form. Il modulo predefinito ha le basi (nome, email, messaggio). Aggiunga 1-3 domande personalizzate specifiche della sua scuola — cose come "anno scolastico attuale", "data di inizio prevista", "convitto o esterno". Non lo sovraccarichi; le famiglie abbandonano i moduli lunghi.
- Destinazioni delle notifiche. Settings → Notification preferences. Verifichi che l'indirizzo email per le notifiche di "New inquiry" sia la casella giusta. Il default va all'account amministratore che ha accettato l'invito — spesso è l'email del direttore, che non la consulta per le richieste. La instradi invece al responsabile ammissioni.
- Indirizzo di risposta. Quando risponde a una famiglia dalla dashboard, l'email parte dall'indirizzo di contatto della scuola. Confermi che sia impostato correttamente in Settings → School profile. Il reply-from sbagliato è il ticket di supporto numero 1 "perché non funziona?" che riceviamo nella settimana 1.
Una nota sull'inbox richieste: ogni risposta che invia e ogni risposta che la famiglia rimanda si sincronizzano in un unico thread. Non deve fare copia/incolla tra dashboard e Gmail. Maggiori dettagli in Family CRM basics.
Giorno 4 — Calendario prenotazioni + primo slot visita (45 min)
Se offre visite (la maggior parte delle scuole lo fa), imposti almeno un tipo di visita prima del go-live — altrimenti le famiglie che chiedono di visitare riceveranno un imbarazzante "le faremo sapere" invece di una prenotazione immediata.
Setup minimo:
- Tipi di visita. Settings → Bookings → Tour types. Inizi con una generica "Visita al campus, 60 min" — potrà aggiungere visite specializzate (tour del convitto, tour della primaria) in seguito.
- Disponibilità settimanale. Blocchi le fasce in cui le visite sono possibili. La maggior parte delle scuole apre martedì e giovedì pomeriggio + sabato mattina. Non apra tutti i giorni della settimana — la scarsità aiuta le famiglie a dare priorità.
- Email di promemoria. Disattivata di default — attivi Settings → Bookings → Send automatic reminder email. Il sistema invierà a ogni famiglia un'email la mattina prima della visita, ed è ciò che porta il tasso di presentazione sopra il 75% (contro circa il 60% senza). Articolo: Understanding your dashboard analytics.
Non si preoccupi ancora di visite virtuali o sessioni informative — le aggiunga nel mese 2 una volta che il flusso delle visite dal vivo gira bene.
Giorno 5 — Revisione pre-lancio (30 min)
Ora è pronta a essere trovata. Prima di aprire i rubinetti:
- Percorra il suo profilo pubblico. Apra la dashboard in una finestra in incognito e visiti la pagina della sua scuola come farebbe un visitatore. Legga la descrizione. Clicchi il pulsante di richiesta. Invii a sé stessa una richiesta di prova. Atterra nella dashboard? L'email di risposta automatica è arrivata?
- Testi una prenotazione di visita. Stessa finestra — prenoti per sé stessa una visita. È arrivata l'email di conferma? La prenotazione compare nella dashboard?
- Verifichi la fatturazione. Settings → Billing. Confermi che la modalità di fatturazione sia quella che si aspettava (carta o fattura/PO). Se è in fatturazione su fattura, controlli due volte che l'email di fatturazione e il numero PO siano corretti — non sono modificabili senza contattarci. Articolo: Billing and invoices.
- Esegua la checklist pre-lancio. Una checklist breve e mirata delle 12 cose che dovrebbero essere vere prima che le famiglie inizino a trovarla. Articolo: Pre-launch checklist.
Se tutto passa, è live. Le richieste inizieranno ad arrivare nel giro di giorni (a seconda della stagione — il picco è settembre-novembre e febbraio-marzo).
Dopo la settimana 1 — cosa cambia
La dashboard cambia modalità, dal setup alle operazioni. Smetterà di passare tempo nella scheda Settings e inizierà a passarlo nelle schede Inquiries e Bookings. Il ritmo quotidiano diventa:
- Mattina: triage delle nuove richieste (obiettivo: tempo di risposta sotto le 4 ore)
- Metà giornata: conferma delle prenotazioni di visita, risposta alle conversazioni in corso
- Fine settimana: revisione della pipeline nel CRM, spostamento delle voci ferme
Se la sua scuola è su Premium, è anche il momento in cui inizierà a usare Admissions, Broadcasts e Analytics — ma nessuno di questi è urgente nella settimana 1. Li usi quando il flusso di richieste e prenotazioni sottostante è stabile.
Errori comuni della settimana 1
- Provare a riempire tutto il profilo il giorno 1. Il profilo è una maratona. Arrivi al "minimo funzionante" entro il giorno 2, poi iteri. Un profilo al 70% pubblicato il giorno 2 batte un profilo al 100% pubblicato nel mese 2.
- Instradare le notifiche su una casella personale. Le richieste sono operative — devono arrivare a una casella condivisa o a un indirizzo di ruolo (admissions@yourschool.ch), non a uno personale. Altrimenti il suo team dipende dall'essere online di una sola persona.
- Saltare la richiesta di prova. Metà delle email di supporto che riceviamo nella settimana 1 ("le richieste non arrivano") sarebbero state intercettate inviandone una a sé stessi. Lo faccia prima del go-live.
- Configurare Broadcasts prima di avere qualcuno a cui inviare. Broadcasts ha bisogno di una lista di destinatari. Con 0 richieste nel CRM, non c'è nulla da inviare. Aspetti il mese 2.
Dove andare dopo
Dopo la settimana 1, l'articolo che dà più valore subito dopo è di solito Family CRM basics — la gestione della pipeline è il punto in cui la dashboard ripaga operativamente.
Se è su Premium e intende usare le ammissioni quest'anno, The admission form builder vale la lettura prima di settembre (il ciclo ammissioni per il settembre successivo parte tra settembre e ottobre).
Se qualcosa non torna o si rompe, scriva a admin@swissprivate-schools.ch — leggiamo ogni messaggio e rispondiamo entro 2 giorni lavorativi.