Ha appena accettato l'invito alla dashboard della sua scuola. C'è molto sullo schermo e poca indicazione su cosa toccare per primo. Questo articolo è l'ordine che consiglieremmo se fosse la nostra scuola — cinque giorni, in scala crescente da "accedere e dare un'occhiata" a "pronta perché le famiglie la trovino".
I giorni numerati non sono rigidi — la maggior parte delle scuole fa giorno 1+2 in un solo pomeriggio, poi ritorna nell'arco di una settimana per completare il resto. L'ordine conta più della tempistica.
Giorno 1 — Si orienti (30 minuti)
Non compili ancora nulla. Si limiti a percorrere le schede della dashboard e a farsi una mappa mentale.
Cosa guardare, nell'ordine:
- Scheda Overview. La home della dashboard. Vedrà una checklist Setup Wizard sulla destra — è il TODO operativo. La noti, ma non ci clicchi ancora dentro.
- Scheda Profile. La versione pubblica della sua scuola — descrizione, foto, programmi, sedi, team. È ciò che vedranno le famiglie potenziali. Al momento è perlopiù vuota o precompilata con ciò che il nostro team amministrativo ha potuto recuperare dall'elenco delle scuole pubbliche.
- Scheda Inquiries. Dove atterrano le nuove richieste delle famiglie. Vuota per ora — si riempirà dopo il go-live.
- Scheda Bookings. Richieste di visita e visite confermate. Anche questa vuota.
- Scheda Settings. Configurazione — modulo di richiesta, calendario prenotazioni, notifiche, fatturazione, team. Dove avviene gran parte del setup.
Una sola cosa da fare davvero il giorno 1: inviti il suo secondo membro del team. La maggior parte delle scuole gestisce la dashboard in 2-3 persone (ufficio del direttore + responsabile ammissioni, a volte + responsabile comunicazione). Farlo il giorno 1 significa che scoprono la dashboard insieme a Lei, non con due settimane di ritardo. Settings → Team → Invite member.
Giorno 2 — Le basi del profilo (1-2 ore)
Un profilo completo è ciò che converte un visitatore anonimo in una richiesta reale. Senza, la dashboard resterà vuota.
Profilo minimo funzionante:
- Nome scuola + tagline + immagine hero. L'hero è l'elemento visivo più importante in assoluto — appare su ogni risultato di ricerca e in cima alla pagina della sua scuola. Usi qualcosa che trasmetta il carattere della scuola: una foto del campus con buona luce, studenti al lavoro (non una foto di gruppo), il cancello d'ingresso all'ora dorata. Eviti l'estetica da foto stock "studenti sorridenti davanti a un laptop" — le famiglie la ignorano.
- Descrizione (200-400 parole). Tre paragrafi è la misura ideale: chi siete, cosa vi distingue, che tipo di famiglia si adatta. Eviti il marketing-speak ("eccellenza educativa", "di livello mondiale") — dica cosa fate davvero.
- Programmi. Spunti quelli che offrite (IB, Swiss Matura, A-Levels, ecc.). È ciò che vi fa comparire nelle ricerche filtrate.
- Sedi. Indirizzo + cantone. Anche se è un'unica sede, lo compili — alimenta la mappa e le ricerche per prossimità.
- Rette. Tutto ciò che può rendere pubblico. Le scuole che nascondono le rette ricevono meno richieste ma più qualificate — decisione sua. Abbiamo un articolo dedicato (vedi [Building a profile that converts] in cantiere).
Il Setup Wizard le fa verificare le informazioni che pubblichiamo già — contatti, programmi, rette, poi il logo e le foto. La descrizione invece va scritta da Lei, quando ha il tempo di farlo bene: la scheda Profilo propone qualche idea per iniziare e la Sua lista di attività la tiene aperta finché non è fatta.
Giorno 3 — Configurazione inbox richieste (1 ora)
È il cuore operativo. Se lo imposta bene la dashboard lavorerà per Lei; se lo imposta male le richieste falliranno silenziosamente.
Tre cose da configurare:
- Domande personalizzate del modulo di richiesta. Settings → Inquiry form. Il modulo predefinito ha le basi (nome, email, messaggio). Aggiunga 1-3 domande personalizzate specifiche della sua scuola — cose come "anno scolastico attuale", "data di inizio prevista", "convitto o esterno". Non lo sovraccarichi; le famiglie abbandonano i moduli lunghi.
- Destinazioni delle notifiche. Account → Notifications. Verifichi che l'indirizzo email per le notifiche di "New inquiry" sia la casella giusta. Il default va all'account amministratore che ha accettato l'invito — spesso è l'email del direttore, che non la consulta per le richieste. La instradi invece al responsabile ammissioni.
- Indirizzo di risposta. Quando risponde a una famiglia dalla dashboard, l'email parte dall'indirizzo di contatto della scuola. Confermi che sia impostato correttamente in Settings → School profile. Il reply-from sbagliato è il ticket di supporto numero 1 "perché non funziona?" che riceviamo nella settimana 1.
Una nota sull'inbox richieste: ogni risposta che invia e ogni risposta che la famiglia rimanda si sincronizzano in un unico thread. Non deve fare copia/incolla tra dashboard e Gmail. Maggiori dettagli in Family CRM basics.
Giorno 4 — Calendario prenotazioni + primo slot visita (45 min)
Se offre visite (la maggior parte delle scuole lo fa), imposti almeno un tipo di visita prima del go-live — altrimenti le famiglie che chiedono di visitare riceveranno un imbarazzante "le faremo sapere" invece di una prenotazione immediata.
Setup minimo:
- Tipo di incontro e durata. Bookings → Settings. Scelga un tipo predefinito (di persona, video o telefono) e una durata — 60 minuti vanno bene per la maggior parte delle visite al campus.
- Disponibilità settimanale. Blocchi le fasce in cui le visite sono possibili. La maggior parte delle scuole apre martedì e giovedì pomeriggio + sabato mattina. Non apra tutti i giorni della settimana — la scarsità aiuta le famiglie a dare priorità.
- Email di promemoria. Disattivata di default — attivi Bookings → Settings → Send automatic reminder email. Il sistema invierà a ogni famiglia un'email la mattina prima della visita. Una prenotazione fatta settimane fa è un impegno debole; il promemoria è ciò che la trasforma in presenza. Articolo: Understanding your dashboard analytics.
Non si preoccupi ancora di visite virtuali o sessioni informative — le aggiunga nel mese 2 una volta che il flusso delle visite dal vivo gira bene.
Giorno 5 — Revisione (30 min)
La Sua pagina è sempre stata trovabile. Questo è il passaggio che la rende degna di essere trovata:
- Percorra il suo profilo pubblico. Apra la dashboard in una finestra in incognito e visiti la pagina della sua scuola come farebbe un visitatore. Legga la descrizione. Clicchi il pulsante di richiesta. Invii a sé stessa una richiesta di prova. Atterra nella dashboard? L'email di risposta automatica è arrivata?
- Testi una prenotazione di visita. Stessa finestra — prenoti per sé stessa una visita. È arrivata l'email di conferma? La prenotazione compare nella dashboard?
- Verifichi la fatturazione. Settings → Billing. Confermi che la modalità di fatturazione sia quella che si aspettava (carta o fattura/PO). Se è in fatturazione su fattura, controlli due volte che l'email di fatturazione e il numero PO siano corretti — non sono modificabili senza contattarci. Articolo: Billing and invoices.
- Percorra la checklist di presa in carico. Un passaggio breve e mirato su cosa correggere, aggiungere e attivare ora che la pagina è Sua. Articolo: Prendere il controllo della pagina della Sua scuola.
Se tutto passa, la Sua pagina sta facendo il suo lavoro. Il volume di richieste segue la stagione (il picco è settembre-novembre e febbraio-marzo).
Dopo la settimana 1 — cosa cambia
La dashboard cambia modalità, dal setup alle operazioni. Smetterà di passare tempo nella scheda Settings e inizierà a passarlo nelle schede Inquiries e Bookings. Il ritmo quotidiano diventa:
- Mattina: triage delle nuove richieste (obiettivo: tempo di risposta sotto le 4 ore)
- Metà giornata: conferma delle prenotazioni di visita, risposta alle conversazioni in corso
- Fine settimana: revisione della pipeline nel CRM, spostamento delle voci ferme
Se la sua scuola è su Premium, è anche il momento in cui inizierà a usare Admissions, Broadcasts e Analytics — ma nessuno di questi è urgente nella settimana 1. Li usi quando il flusso di richieste e prenotazioni sottostante è stabile.
Errori comuni della settimana 1
- Provare a riempire tutto il profilo il giorno 1. Il profilo è una maratona. Arrivi al "minimo funzionante" entro il giorno 2, poi iteri. Un profilo al 70% pubblicato il giorno 2 batte un profilo al 100% pubblicato nel mese 2.
- Instradare le notifiche su una casella personale. Le richieste sono operative — devono arrivare a una casella condivisa o a un indirizzo di ruolo (admissions@yourschool.ch), non a uno personale. Altrimenti il suo team dipende dall'essere online di una sola persona.
- Saltare la richiesta di prova. Metà delle email di supporto che riceviamo nella settimana 1 ("le richieste non arrivano") sarebbero state intercettate inviandone una a sé stessi. Lo faccia prima del go-live.
- Scrivere novità prima che qualcuno le abbia chieste. I broadcast di novità vanno solo alle famiglie che hanno chiesto le sue novità, e questa lista parte vuota. Cresce con la casella "Ricevi le novità di …" nei moduli di richiesta, di visita e di open day, e con il pulsante Ricevi le novità sulla sua pagina. Le dia qualche settimana prima del suo primo broadcast di novità.
Dove andare dopo
Dopo la settimana 1, l'articolo che dà più valore subito dopo è di solito Family CRM basics — la gestione della pipeline è il punto in cui la dashboard ripaga operativamente.
Se è su Premium e intende usare le ammissioni quest'anno, The admission form builder vale la lettura prima di settembre (il ciclo ammissioni per il settembre successivo parte tra settembre e ottobre).
Se qualcosa non torna o si rompe, scriva a admin@swissprivate-schools.ch — leggiamo ogni messaggio e rispondiamo entro 2 giorni lavorativi.