I broadcast (nella dashboard, il tab Comunicazioni) sono messaggi uno-a-molti inviati dalla Sua scuola — inviti agli open day, novità della scuola, note di inizio trimestre, informazioni pratiche per le famiglie che stanno per venire in visita. Vengono inviati sia nell'app (nell'account della famiglia) sia via email, così da raggiungere le famiglie ovunque controllino per prime. Può inviarli subito o programmarli.
A differenza di una risposta CRM (che è un messaggio 1-a-1 all'interno di una conversazione esistente), un broadcast è un messaggio nuovo verso un gruppo. Lo usi con parsimonia — una lista a cui scrive ogni settimana smette di aprire; una a cui scrive una volta al mese continua a farlo.
Novità o aggiornamento: due tipi di broadcast
Ogni broadcast appartiene a uno di due tipi, e sono i destinatari che sceglie a deciderlo:
- Novità — open day, eventi, vita della scuola, apertura delle ammissioni, un nuovo programma. Vanno solo alle famiglie che hanno chiesto le Sue novità. Ogni email di novità contiene una disiscrizione con un clic.
- Aggiornamento — su qualcosa di cui la famiglia fa parte: l'open day a cui si è iscritta, la sua visita, la sua candidatura, l'iscrizione di suo figlio. Va a tutte le persone coinvolte, senza alcuna adesione — ed è proprio per questo che deve restare su quell'argomento. Ogni email di aggiornamento dice alla famiglia perché la riceve ("Ricevi questo messaggio perché hai una visita prenotata con …") e non contiene un link di disiscrizione.
Il test prima di inviare: riguarda la visita, la candidatura, l'iscrizione o l'open day di cui queste famiglie fanno già parte? Allora è un aggiornamento. Tutto il resto — l'open day del mese prossimo, una borsa di studio, un risultato sportivo, una newsletter — sono novità.
Perché il confine passa lì: i servizi di invio email più diffusi, come Mailchimp, inviano marketing solo a chi ha dato il proprio consenso, e il diritto svizzero (LCSl, art. 3 cpv. 1 lett. o) richiede un consenso preventivo per le email pubblicitarie. Chiedere prima protegge anche la reputazione di mittente della Sua scuola — le email che le famiglie hanno chiesto vengono aperte invece di essere segnalate come spam — e ne preserva la fiducia.
Scegliere i destinatari
Il compositore raggruppa le liste di destinatari sotto Novità e Aggiornamento:
- Famiglie che hanno chiesto le tue novità (Novità) — ogni famiglia che ha detto sì alle novità della Sua scuola e non le ha disattivate da allora.
- Visite in programma (Aggiornamento) — famiglie con una visita confermata ancora da svolgere. Utile per "la Sua visita è giovedì, ecco dove parcheggiare".
- Famiglie con una candidatura in corso (Aggiornamento) — candidature inviate, non ancora decise né chiuse. Utile per le date dei colloqui o un documento che ogni candidato deve inviare.
- Famiglie iscritte (Aggiornamento) — famiglie con un figlio iscritto. Utile per le informazioni di inizio anno, le rette, il trasporto, la divisa.
Gli iscritti a un open day non sono in questa lista. Apra il compositore dalla scheda di quell'open day con Scrivi agli iscritti: è vincolato a quell'evento e disponibile fino a 7 giorni dopo. Veda Organizzare un open house.
Il contatore sotto il selettore dei destinatari indica chi raggiungerà: nessun altro viene aggiunto dietro le quinte. La lista viene ricalcolata al momento dell'invio, quindi una famiglia che si iscrive mentre sta scrivendo viene inclusa. Le famiglie che Le hanno solo scritto, hanno prenotato una visita o si sono iscritte a un open day, ma non hanno mai detto sì alle Sue novità, non sono nella lista delle novità, e nulla nel compositore le aggiunge.
Come le famiglie chiedono le Sue novità
La Sua lista di novità cresce in un solo modo: una famiglia dice sì. Può farlo:
- spuntando Ricevi le novità di [la Sua scuola] nel modulo di richiesta, nel modulo di prenotazione della visita o nell'iscrizione a un open day — la casella non è mai preselezionata;
- con il pulsante Ricevi le novità sulla pagina della Sua scuola (accanto a «Salva» e «Condividi», in alto nella pagina);
- nella riga facoltativa dedicata alle novità, nel passaggio dei consensi quando presenta una candidatura;
- nelle impostazioni del proprio account.
Una famiglia che lo chiede senza aver effettuato l'accesso riceve prima un'email con un link di conferma. Nulla viene inviato finché non ci clicca, e il link è valido 7 giorni. In seguito mantiene il controllo: ogni email di novità contiene una disiscrizione con un clic, e può disattivare tutte le novità delle scuole nel proprio account.
Con Premium, la casella e il pulsante compaiono automaticamente sulla Sua pagina e sui Suoi moduli — non c'è nulla da attivare. Per far crescere la lista:
- Ne parli agli open day e durante le visite: "se desidera ricevere i nostri inviti, spunti la casella nel modulo o usi il pulsante Ricevi le novità sulla nostra pagina."
- Inserisca un link alla pagina della Sua scuola sul Suo sito e sui Suoi canali social, così le famiglie trovano il pulsante Ricevi le novità.
- Non cerchi di riempire la lista in altri modi. Una lista di famiglie che hanno chiesto è una lista che apre.
Scrivere pensando alla traduzione
Se la traduzione automatica della Sua scuola è attiva, il broadcast che compone nella Sua lingua viene tradotto in francese, tedesco e italiano all'invio tramite DeepL. Ogni famiglia riceve il broadcast nella propria lingua preferita (impostata alla registrazione o dalla lingua del browser al primo contatto).
Per la maggior parte dei broadcast, la traduzione automatica va bene — DeepL gestisce bene il tono conversazionale e informativo. In due situazioni componga manualmente per ciascuna lingua:
- Avvisi legali e consensi. La scelta delle parole conta; il "abbastanza buono" di DeepL non è abbastanza buono per nulla di rilevanza legale.
- Terminologia specifica della scuola che non si traduce. "Internat" vs "boarding" vs "convitto" può veicolare connotazioni diverse.
Il compositore ha un toggle "Translate manually" che divide il contenuto in quattro editor affiancati. Può copiare la lingua di partenza e ritoccarla per ciascuna lingua, oppure scrivere ogni versione da zero.
Può anche saltare la traduzione automatica per un singolo broadcast (ad esempio un invito a un evento solo in francese per un singolo cantone) mantenendola attiva a livello di scuola.
Anatomia di un broadcast che viene letto
Tre cose distinguono in modo affidabile un broadcast su cui si agisce da uno che viene ignorato:
- Oggetto sotto i 50 caratteri. Oltre questa soglia viene tagliato nelle anteprime mobile. Il compositore mostra un contatore di caratteri.
- Un'unica azione chiara. Un broadcast con un solo pulsante supera ampiamente uno con tre link. Se deve dire tre cose, invii tre broadcast distribuiti nell'arco di una settimana.
- Call-to-action che iniziano con un verbo. "Prenota un tour" supera "Informazioni sul tour." "Conferma per l'open house" supera "Dettagli open house." I verbi d'azione si leggono come passi successivi chiari.
Il pulsante stesso proviene dal campo Action Link in fondo al compositore. Lo lasci vuoto e il broadcast sarà un messaggio puramente informativo — a volte è la scelta giusta (date di inizio trimestre, auguri per le festività) ma di solito conviene avere un pulsante.
Frequenza e tempistica
Una o due volte al mese è un ritmo sostenibile per la maggior parte dei pubblici scolastici. Andando oltre la frequenza settimanale spende attenzione più in fretta di quanto la costruisca: il pubblico smette di aprire, e gli invii che contano davvero (scadenze, date delle giornate di porte aperte) arrivano a una lista che si è già disconnessa.
Questo ritmo vale per le novità. Gli aggiornamenti seguono ciò di cui parlano: ne invii uno quando le famiglie coinvolte hanno bisogno di sapere qualcosa, non per rispettare un calendario.
Sulla tempistica: dal martedì al giovedì mattina (ora locale, tra le 8 e le 10) supera costantemente i venerdì pomeriggio e i fine settimana. Il pubblico è composto da genitori che controllano l'email durante la routine mattutina, non da famiglie sui propri telefoni durante la cena.
Misurare ciò che ha funzionato
I broadcast inviati appaiono nel tab Comunicazioni con conteggi di consegna e apertura. Clicchi su qualsiasi broadcast per i dettagli di consegna per singolo destinatario — utile quando una famiglia chiede "mi ha inviato qualcosa?" e Lei può confermare se l'email è effettivamente arrivata nella loro casella.
Errori comuni
- Inviare novità travestite da aggiornamento. Un invito all'open day del mese prossimo inviato a "Visite in programma" perché quella lista è più grande è una novità, e raggiunge famiglie che non l'hanno mai chiesta. Lo invii a Famiglie che hanno chiesto le tue novità; tenga gli aggiornamenti per la visita, la candidatura, l'iscrizione o l'open day stesso.
- Inviare senza fare l'anteprima. La vista translate-manually del compositore è una superficie di anteprima — passi attraverso il tab di ciascuna lingua prima di premere invia.
- Usare i broadcast per comunicazioni 1-a-1. Se si sta rivolgendo a una famiglia specifica ("Ciao Sophie, riguardo alla domanda di Sua figlia…"), quella è una risposta CRM, non un broadcast. I broadcast vanno a liste, mai a singoli.
- Saltare il link d'azione. Anche i broadcast informativi beneficiano di un pulsante — "Vedi i dettagli completi dell'evento sul nostro sito" ottiene click che il solo corpo del testo non genera.