Fatturiamo gli abbonamenti tramite Stripe. Sono supportate due modalità di pagamento: carta (l'opzione predefinita per la maggior parte delle scuole) e fattura (PDF inviato via e-mail al Suo team finanziario, pagabile tramite bonifico bancario o SEPA, con termini Net-30 o simili). Questo articolo copre entrambe le modalità, oltre a rinnovi, rimborsi, dati di fatturazione e IVA.
I tre piani
- Pro — CHF 2.400/anno. Il profilo della Sua scuola, casella delle richieste informative, CRM di base, nessun modulo ammissioni.
- Premium — CHF 9.600/anno. Tutto quanto incluso in Pro, oltre al generatore di domande di ammissione, sistema di prenotazione delle visite, broadcast, CRM completo, dashboard di coorte con obiettivi di capacità, analisi.
- Bespoke — prezzo personalizzato, definito durante la conversazione commerciale. Tutto quanto incluso in Premium, più un account manager dedicato, accesso API opzionale, supporto multi-campus e impegni di uptime con SLA.
Gli upgrade di piano hanno effetto immediato e ripartiscono proporzionalmente il ciclo di fatturazione esistente. I downgrade di piano hanno effetto al rinnovo successivo — Lei mantiene il piano superiore fino a quel momento.
Pagamento con carta (predefinito)
Quando il Suo invito viene accettato, ha a disposizione una finestra di prova di 30 giorni durante la quale può accedere alla dashboard senza pagare. Prima della fine del periodo di prova, configura il pagamento tramite Stripe Checkout (inserendo la carta una sola volta). Successivamente, Stripe addebita automaticamente la Sua carta mensilmente o annualmente in base al piano scelto, e Le inviamo via e-mail una ricevuta e una fattura PDF scaricabile per ogni addebito.
Cosa vede: il banner di pagamento nella parte superiore della dashboard durante il periodo di prova. Una volta impostato il pagamento, il banner scompare.
Cosa succede al rinnovo: Stripe tenta l'addebito automaticamente alla data di rinnovo. Se l'operazione va a buon fine, tutto procede normalmente. Se viene rifiutata, riceve immediatamente un'e-mail e sulla dashboard appare un banner con il messaggio "carta rifiutata — aggiorni il metodo di pagamento". Stripe riproverà l'addebito fino a 3 volte nei 7 giorni successivi (Smart Retries) prima di contrassegnare l'abbonamento come past-due. Non perde l'accesso durante questa finestra — ha tempo per aggiornare la carta.
Aggiornare la carta: Settings → Billing → Manage payment method. Si apre un portale ospitato da Stripe dove può modificare la carta registrata, scaricare le fatture passate e aggiornare i dati di fatturazione (indirizzo, partita IVA). Le modifiche hanno effetto immediato.
Pagamento tramite fattura (PO / Net-30)
Per le scuole il cui team finanziario richiede una fattura PDF con un numero di PO e un metodo di pagamento tramite bonifico o SEPA — la maggior parte dei collegi rientra in questa categoria sopra i CHF 5k/anno.
Configurazione: il pagamento tramite fattura viene configurato al momento dell'invito, non in modalità self-service. Quando il nostro team Le invia l'invito, impostiamo la modalità di fatturazione su "fattura", registriamo il Suo numero di PO, acquisiamo l'indirizzo e-mail del contatto di fatturazione (che può essere diverso dalla Sua e-mail amministrativa se il team finanziario è separato) e definiamo una data di decorrenza del contratto.
Come arriva la prima fattura: nel momento in cui accetta l'invito, Stripe crea l'abbonamento lato server e invia una fattura PDF al Suo contatto di fatturazione. La fattura copre il periodo a partire dalla data di decorrenza del contratto (non dalla data in cui ha cliccato il magic link — può negoziare un inizio al 1° gennaio e accettare il 4 gennaio senza che ciò influisca sul periodo di fatturazione). La scadenza è la data di decorrenza + la finestra Net-X (Net-30 per impostazione predefinita).
Come funziona il pagamento: la fattura PDF include le istruzioni per il bonifico (conto Stripe Switzerland) e un URL della fattura ospitata, dove la famiglia può anche pagare con carta o SEPA se preferisce. Non appena il pagamento viene elaborato (1-3 giorni lavorativi per il bonifico, immediato per la carta), l'abbonamento passa allo stato Active e il banner della dashboard scompare.
Rinnovi: Stripe genera automaticamente la fattura successiva ~30 giorni prima della data di rinnovo e la invia via e-mail al Suo contatto di fatturazione. Riceverà anche da noi un'e-mail di preavviso 7 giorni prima dell'emissione della fattura successiva.
Cosa succede se una fattura scade: a differenza del pagamento con carta, non c'è un tentativo automatico — Stripe non ha una carta da addebitare. Riceve un'e-mail di sollecito da Stripe alla data di scadenza e nuovamente a +7, +14 e +30 giorni. Se la fattura risulta ancora non pagata a +30 giorni, l'abbonamento passa a Past due e riceviamo una notifica per contattarLa manualmente.
Dove trovare le fatture passate
Settings → Billing → Past invoices. L'elenco mostra ogni fattura mai emessa per la Sua scuola con data, importo, stato (paid/open/ void) e un link per scaricare il PDF. Utile per la riconciliazione di fine anno del Suo team contabile.
Può anche visualizzare questo elenco dallo Stripe Customer Portal (Settings → Billing → Manage). Il portale offre un livello di dettaglio leggermente superiore per ogni fattura (righe di dettaglio, suddivisione fiscale) e Le consente di aggiornare i Suoi dati di fatturazione.
Rimborsi e crediti
Non emettiamo rimborsi automaticamente — ogni richiesta di rimborso viene esaminata manualmente. Le due situazioni più comuni sono:
- Addebito duplicato o errore di fatturazione. Rimborsiamo l'intero importo e ci scusiamo.
- Abbonamento cancellato a metà anno. Di norma rimborsiamo la parte non utilizzata dell'anno (ripartita proporzionalmente per giorni rimanenti alla data di cancellazione), meno una piccola commissione amministrativa per il lavoro già svolto. Si tratta di una conversazione, non di una policy rigida.
Per richiedere un rimborso: invii un'e-mail a admin@swissprivate-schools.ch dall'indirizzo del contatto di fatturazione indicando il numero della fattura e il motivo. Rispondiamo entro 2 giorni lavorativi.
I rimborsi vengono accreditati sullo stesso metodo di pagamento originariamente utilizzato — i rimborsi su carta richiedono 5-10 giorni lavorativi per comparire sull'estratto conto; i rimborsi tramite bonifico richiedono 1-3 giorni lavorativi.
Gestione dell'IVA
Siamo una società svizzera, pertanto:
- Le scuole svizzere sono soggette all'IVA svizzera (8,1% al 2026).
- Le scuole UE che forniscono un numero di partita IVA valido beneficiano del meccanismo di reverse charge (nessuna riga IVA sulla fattura; la gestione spetta a Lei tramite il meccanismo locale di reverse charge).
- Le scuole UE senza un numero di partita IVA valido sono soggette all'IVA svizzera.
- Le scuole non UE e non svizzere non sono soggette all'IVA — ma Lei è responsabile di eventuali imposte locali nella Sua giurisdizione.
Per fornire il Suo numero di partita IVA, vada in Settings → Billing → Billing details. Viene verificato automaticamente tramite il servizio VIES dell'UE per i numeri UE e tramite il registro UID svizzero per i numeri svizzeri. Il numero di partita IVA verificato comparirà su ogni fattura successiva.
Modificare il piano
Gli upgrade di piano sono immediati — clicchi sul pulsante di upgrade nella pagina Pricing dalla Sua dashboard, completi il flusso di checkout (in un solo passaggio) e le nuove funzionalità si sbloccheranno immediatamente. Stripe addebita un importo proporzionale per il resto del ciclo in corso.
I downgrade di piano sono pianificati — il piano attuale rimane attivo fino alla data di rinnovo, dopodiché entra in vigore il nuovo piano. Non supportiamo il downgrade con rimborso (il costo operativo dei downgrade proporzionali è superiore al valore); se ha necessità di scendere di piano a metà ciclo per un motivo specifico, ci scriva un'e-mail e gestiremo la situazione come rimborso manuale.
Cancellazione
Settings → Billing → Cancel subscription. La cancellazione ha effetto alla fine del Suo periodo di fatturazione corrente — mantiene l'accesso fino a quel momento, senza alcun blocco immediato a sorpresa. Una volta terminato il periodo, il profilo della Sua scuola rimane online (così le famiglie possono ancora trovarLa), ma le funzionalità della dashboard corrispondenti al Suo piano vengono disattivate.
I Suoi dati vengono conservati a tempo indeterminato dopo la cancellazione. Se sottoscrive nuovamente l'abbonamento in seguito, tutto (richieste informative, prenotazioni, foto, candidature) si trova esattamente dove lo aveva lasciato.
Per cancellare definitivamente i Suoi dati, la richiesta deve provenire da un proprietario della scuola e prevede un periodo di grazia di 30 giorni prima dell'esecuzione — descritto nel flusso admin → Account → Delete account.
Quando qualcosa non torna
Invii un'e-mail a admin@swissprivate-schools.ch indicando il numero della fattura o le ultime 4 cifre della carta interessata. Possiamo individuare qualsiasi addebito, rimborso o transizione di abbonamento nella dashboard Stripe del fondatore in pochi minuti.