Il sistema di prenotazione consente alle famiglie interessate di scegliere un orario per visitare la Sua scuola — di persona, in videochiamata o per telefono — direttamente dal Suo profilo pubblico. Lei imposta le regole di disponibilità; la famiglia prenota uno slot; Lei conferma o riprogramma. Questo articolo copre la configurazione, il flusso quotidiano e le scelte operative che determinano se il Suo calendario delle visite funzionerà senza intoppi o diventerà un caos.
Le prenotazioni sono una funzionalità Premium. Le scuole sul piano Pro possono mostrare il proprio profilo e ricevere richieste informative, ma non possono accettare prenotazioni self-service.
Cosa possono prenotare le famiglie
Lei configura un unico calendario che supporta tre tipi di incontro:
- Visita di persona — la classica visita al campus. La famiglia viene da Lei.
- Videochiamata — per le famiglie che non possono viaggiare (prospect internazionali a metà anno, secondi colloqui di follow-up). In alternativa, incolla una volta un link permanente alla riunione (Zoom PMI, sala Google Meet) oppure il sistema può generare automaticamente un link univoco per ogni prenotazione, se ha collegato un provider di riunioni.
- Telefonata — per la rara famiglia che desidera solo una breve conversazione introduttiva di 15 minuti senza video. La maggior parte delle scuole non lo attiva mai; lo attivi solo se desidera attivamente conversazioni solo telefoniche.
Non esiste un tipo separato "open house" o "sessione informativa". Se organizza eventi, utilizzi la scheda Open Houses dedicata — è una superficie diversa, con raccolta RSVP anziché prenotazione di slot 1:1.
Impostare la disponibilità
Settings → Bookings → Calendar settings. Contano cinque elementi:
- Disponibilità settimanale. Per ogni giorno, attivi e imposti le fasce orarie (es. martedì 14:00–17:00, giovedì 14:00–17:00, sabato 09:00–12:00). Il sistema divide ogni fascia in slot in base alla durata dell'incontro + buffer (vedi sotto).
- Durata dell'incontro (predefinita 60 min). La maggior parte delle visite al campus si attesta su 60-90 minuti; le videochiamate funzionano bene a 30-45.
- Buffer tra gli slot (predefinito 15 min). Tempo per riprendere fiato. Senza buffer, una visita delle 16 che finisce in ritardo significa che la famiglia delle 17 aspetta in atrio. Non scenda sotto i 15 minuti.
- Preavviso minimo (predefinito 24 ore). Impedisce alle famiglie di prenotare per la mattina successiva quando il Suo responsabile ammissioni non si è preparato. 24-48 ore è la fascia giusta per la maggior parte delle scuole.
- Prenotazione massima in anticipo (predefinita illimitata). Se imposta un tetto di es. 60 giorni, le famiglie non potranno prenotare a settembre per visite a febbraio — utile se il programma del Suo team cambia stagionalmente.
I giorni di chiusura (Settings → Bookings → Blackouts) hanno la precedenza su tutto quanto sopra. Aggiunga festività, vacanze scolastiche, pomeriggi con riunioni del consiglio, la settimana di vacanza del dirigente. Le date bloccate appaiono come non disponibili alle famiglie, indipendentemente dalla disponibilità settimanale.
Cosa vedono le famiglie
Quando una famiglia clicca su "Book a visit" sul Suo profilo pubblico, vede un calendario che mostra le prossime ~4 settimane. Gli slot disponibili sono cliccabili; quelli bloccati o completi sono in grigio. Selezionando uno slot appare un breve modulo (nome, email, telefono, nome e età dello studente, note) e un pulsante di invio.
Dopo l'invio, la famiglia vede una schermata di conferma e riceve un'email di conferma entro ~2 minuti. La prenotazione arriva nella Sua dashboard con stato Pending.
Il ciclo di vita di una prenotazione
Le prenotazioni attraversano tre stati principali:
Pending → Confirmed → Completed
↓
Cancelled / No-show
- Pending — la famiglia ha prenotato ma Lei non ha ancora confermato. Il comportamento predefinito è "richiede approvazione" — è Lei a decidere se accettare ogni prenotazione.
- Confirmed — Lei l'ha approvata. La famiglia riceve una seconda email che conferma lo slot. Per le videochiamate, viene generato il link alla riunione (o viene incluso il Suo link fisso).
- Completed — la visita è avvenuta. Lo segna manualmente dalla vista di dettaglio della prenotazione dopo la visita.
- No-show / Cancelled — la famiglia non si è presentata, oppure la prenotazione è stata annullata da Lei o da loro. Segni dalla stessa vista di dettaglio.
La transizione Pending → Confirmed è il passaggio operativo che conta di più. Non lasci le prenotazioni in Pending — le famiglie danno per scontato che lo slot sia loro e non ricontrollano. L'aspettativa è confermare entro un giorno lavorativo.
Confermare una prenotazione
Scheda Bookings → clicchi su una voce in pending. La vista di dettaglio mostra le informazioni della famiglia, lo slot, il tipo di incontro e le note che hanno incluso. Da qui:
- Confirm — invia l'email di conferma e crea il link alla riunione se applicabile.
- Reschedule — scelga un nuovo slot. La famiglia viene notificata via email. Il sistema non ricontrolla il nuovo slot rispetto alla Sua disponibilità — sta scavalcando il Suo stesso calendario, il che è spesso il punto (incastrare una famiglia che può solo il mercoledì).
- Decline — invia un'email cortese del tipo "non possiamo accogliere questo slot". Lo usi con parsimonia; meglio riprogrammare.
Se conferma per errore qualcosa che non può effettivamente fare, la mossa giusta è riprogrammare, non annullare — le famiglie leggono le cancellazioni come rifiuto.
Promemoria
Può attivare le email di promemoria automatiche in Settings → Bookings → Send automatic reminder email. Quando attivato, il sistema invia un'email a ciascuna famiglia la mattina prima della visita confermata — una sola volta per prenotazione, senza invii doppi anche se il cron riprova.
Il promemoria è disattivato per impostazione predefinita (opt-in). Una volta attivato, non deve fare nulla per ogni singola prenotazione; il sistema se ne occupa. C'è anche un pulsante "Send reminder" su ogni vista di dettaglio della prenotazione se desidera inviarne uno ad hoc (es. per una visita in giornata).
Perché conta: il tasso di presenza senza alcun promemoria è circa il 60%; con un promemoria a 24 ore è il 75-85% (articolo: Capire le analytics della Sua dashboard). Una settimana da 10 visite perde 2 visite senza promemoria — sull'arco di un mese, è la differenza tra raggiungere e mancare i Suoi obiettivi di funnel di iscrizione.
Monitorare il tasso di presenza
Dopo ogni visita, la segni come Completed o No-show dalla vista di dettaglio della prenotazione. La scheda analytics usa questo dato per calcolare il tasso di presenza nel tempo, suddiviso per tipo di incontro (in_person tipicamente al 70-85%, video_call al 60-75%).
Un tasso di presenza in calo di solito non è un problema della piattaforma — di solito è:
- Troppo facile prenotare con troppo anticipo (limiti la prenotazione massima in anticipo)
- Promemoria non inviato (vedi sopra)
- Email di conferma scarna ("ci vediamo martedì") senza dettagli pratici (parcheggio, chi incontreranno, cosa portare) — le conferme utili restano in cima alla casella di posta
Email di conferma personalizzate
Il corpo dell'email di conferma è basato su un template predefinito, ma può personalizzarlo per ciascun tipo di incontro in Settings → Bookings → Email templates. Aggiunte utili per le visite di persona:
- Istruzioni per il parcheggio (codice del cancello, dove parcheggiare, cosa fare se il parcheggio è pieno)
- Chi incontrerà la famiglia (nome + ruolo) — umanizzare questo aspetto riduce i no-show
- Una breve riga su "cosa portare" — di solito nulla, ma esplicito batte ambiguo
- Un numero di telefono diretto per "se è in ritardo o si è perso"
Per le videochiamate, includa il link alla riunione in modo prominente (in cima all'email), una riga "verifica l'audio prima di unirti" e un numero di telefono di riserva.
Feedback post-visita (opzionale, ma utile)
Dopo che una visita è stata segnata come Completed, il sistema può inviare alla famiglia un breve modulo di feedback: valutazione complessiva (1-5), sotto-valutazioni su strutture / personale / programma / ambiente e un campo a testo libero. I risultati confluiscono nella scheda CRM della famiglia, così la persona successiva che riprende in mano la conversazione può vedere com'è andata la visita.
Lo attivi in Settings → Bookings → Post-tour feedback. È disattivato per impostazione predefinita — opt-in, perché non tutte le scuole vogliono chiedere feedback a ogni famiglia.
Errori comuni
- Aprire troppi slot orari. Un calendario completamente aperto ogni pomeriggio infrasettimanale segnala "non siamo impegnati" — e le famiglie leggono "non impegnati" come "non richiesti". Due o tre pomeriggi a settimana con 4-6 slot ciascuno è meglio di dieci slot al giorno.
- Lasciare le prenotazioni in Pending. La disciplina dell'inbox-zero conta qui. Confermi entro un giorno lavorativo, idealmente in giornata.
- Dimenticare di segnare le prenotazioni come Completed. Senza questo, le analytics sul tasso di presenza sono sbagliate, e la Sua cronologia delle prenotazioni mostrerà per sempre voci "confirmed" fantasma. Costruisca l'abitudine del venerdì pomeriggio di chiudere la settimana.
- Usare il sistema di prenotazione per riunioni genitori-insegnanti o chiamate interne con lo staff. È progettato per le famiglie prospect, non per uso interno. Usi un calendario separato per la pianificazione interna — altrimenti le Sue analytics si inquinano con riunioni interne conteggiate come "visite".
Quando contattarci
Scriva a admin@swissprivate-schools.ch se:
- Una famiglia dice di aver prenotato uno slot ma non lo vede nella Sua dashboard (raro, ma capita — di solito un problema di visualizzazione del fuso orario)
- L'email di conferma non viene inviata (possiamo controllare il log di consegna)
- Sta vedendo la stessa famiglia prenotare più slot — possiamo unire i duplicati dal nostro lato
- Vuole un provider di riunioni (Zoom, Google Meet) collegato per i link auto-generati — attualmente è una configurazione manuale che eseguiamo per Lei
Rispondiamo entro 2 giorni lavorativi.