Questo è il playbook che seguiremmo se gestissimo il ciclo di ammissioni di una scuola svizzera con convitto per l'ingresso di settembre. È un calendario di 10 settimane: sei settimane prima della scadenza per le candidature per lanciare il ciclo correttamente, poi le quattro settimane successive che lo portano attraverso colloqui e decisioni.
Lo schema funziona per qualsiasi ciclo (trasferimenti a metà anno, ingressi nel secondo termine), ma le date sotto presuppongono il ciclo standard di ingresso a settembre — scadenza fine ottobre, decisioni inizio dicembre, le famiglie confermano entro metà gennaio, il termine inizia a settembre.
Alcune cose da sapere prima di iniziare:
- La piattaforma gestisce il livello operativo — broadcast programmati, modulo di candidatura, pannello decisioni, modelli di messaggio, RSVP per evento, calendario delle prenotazioni, dashboard di coorte, target di capacità. Li useremo per tutto il percorso.
- La dashboard di coorte in Admissions → View by cohort mostra l'imbuto per ciascuna (anno di ingresso, programma) — richieste, candidature, offerte, iscritti — con i progressi rispetto al target. Imposti il target una volta alla settimana −6; controlli i progressi ogni settimana.
- Questo playbook presuppone il tier Premium. Sul Pro può fare i passi 1-3 (annunciare, raccogliere richieste, organizzare un open house) ma non il modulo di candidatura o il tracciamento delle decisioni.
Settimana −6: settimana delle fondamenta
Obiettivo: confermare il modulo, programmare il primo broadcast, decidere le date degli open house.
Il modulo
Apra l'Admissions tab → form builder. Riveda ogni passaggio:
- Le domande dell'anno scorso sono ancora giuste? Sono stati aggiunti o ritirati programmi?
- La tassa di candidatura è cambiata?
- L'elenco dei file da caricare è ancora accurato (passaporto, pagella scolastica, lettera di raccomandazione, ecc.)?
- I consensi sono aggiornati alla postura di protezione dei dati di quest'anno?
La piattaforma non aggiorna automaticamente il modulo all'anno successivo. Il modulo dell'anno scorso è ancora attivo così com'è. Faccia le modifiche ora, non nella settimana −1 — ogni modifica fatta dopo che il modulo è in produzione viene mostrata alle famiglie che hanno iniziato ma non hanno inviato, il che può creare confusione.
Se desidera revisionare significativamente il modulo, veda The admission form builder — ma una revisione a metà ciclo è rischiosa; resti incrementale.
Il calendario del ciclo
Decida e annoti:
- Apertura candidature: tipicamente settimana −6 (oggi)
- Date open house: 1-3 eventi, idealmente settimane −4 e −2
- Scadenza candidature: la data che determina la settimana 0
- Target decisioni: 3-4 settimane dopo la scadenza
- Scadenza accettazione famiglie: 4-6 settimane dopo l'offerta
Le metta in un Google Doc / Notion page condivisa accessibile al team. La piattaforma non ha una "cycle dashboard" — il documento condiviso è l'unica fonte di verità per chi-sa-cosa-sta-succedendo- quando.
Il broadcast di lancio (programmato, non ancora inviato)
Componga il broadcast "Le ammissioni per settembre 2026 sono aperte".
- Destinatari: All inquiries filtrate su "ha fatto richiesta negli ultimi 18 mesi" (usi il filtro data). Questo cattura le famiglie che hanno espresso interesse nel ciclo precedente ma non hanno fatto domanda.
- Oggetto: "Le candidature per l'ingresso di settembre 2026 sono aperte"
- Contenuto: breve — quando si aprono le candidature, la scadenza, link per candidarsi, link alle date degli open house.
- Programmi per il lunedì mattina della settimana −5
(
scheduled_forsul broadcast). Non lo invii ora. Le scuole che fanno broadcast il venerdì pomeriggio o nei weekend vedono tassi di apertura inferiori di circa il 30%.
La funzionalità di broadcast programmato della piattaforma gestisce l'invio effettivo. Non deve essere online quando parte.
Settimana −5: annuncio pubblico
Il broadcast programmato parte lunedì mattina. Due azioni di follow-up durante la settimana:
- Annunci sul sito web della scuola + social. Il broadcast della piattaforma raggiunge le famiglie già nel suo CRM; il sito web + social raggiungono il resto.
- Faccia il briefing al team. Chi risponde alle richieste durante la stagione delle candidature? Chi gestisce l'open house? Chi smista le candidature? Se il suo team non è allineato entro la settimana −5, il volume di candidature nelle settimane −4 a 0 la sopraffarà.
Il volume delle richieste avrà un picco notevole nei giorni dopo il broadcast. Monitori la dashboard analytics — si aspetti che le richieste circa raddoppino per i prossimi 7-10 giorni rispetto alla baseline precedente.
Settimana −4: primo open house
Organizzi il primo open house questa settimana (tipicamente sabato mattina). Veda Running an open house per il playbook operativo — invito 2 settimane prima, promemoria il giorno prima, esecuzione il giorno stesso, follow-up dopo 48 ore.
Due note specifiche per il ciclo:
- Menzioni la scadenza delle candidature nel discorso di benvenuto. I partecipanti agli open house sono i suoi prospect con la più alta intenzione; molti faranno domanda entro 7 giorni dalla partecipazione se glielo ricorda.
- Usi il nuovo broadcast per evento il lunedì successivo per ringraziare i partecipanti e collegarli direttamente alla candidatura. Clicchi "Message RSVPs" sulla card dell'open house — il composer si apre bloccato sui partecipanti di questo evento.
Settimana −3: nurturing a metà ciclo
Attività piuttosto tranquilla questa settimana. Due cose:
- Smistare la pipeline delle richieste. Tutto ciò che rimane in "New" >7 giorni necessita di movimento: rispondere, qualificare o archiviare. Veda Family CRM basics.
- Controlli i conteggi di candidature iniziate. Analytics tab → Application start vs complete. Se il conteggio di iniziate è buono (50+ per una coorte di dimensioni decenti) ma il tasso di completamento è basso (<40%), guardi il drop-off per passaggio — di solito una domanda di caricamento file o un lungo testo libero. Lo aggiusti ora prima della corsa alla scadenza.
Settimana −2: secondo open house
Stesso playbook della settimana −4. L'evento della settimana 2 tende a inclinarsi verso famiglie che non potevano partecipare al primo, comprese le famiglie internazionali che volano specificamente per visitare.
Due aggiustamenti per il secondo evento:
- Renda più chiara l'urgenza della scadenza. "Le candidature chiudono fra X giorni" dovrebbe essere nel discorso di benvenuto e nell'email di conferma.
- Catturi le domande dei genitori durante il giorno. Faccia in modo che un membro del team annoti ogni domanda che fanno i genitori. Usi quella lista nel broadcast pre-scadenza della settimana −1.
Settimana −1: spinta pre-scadenza
La maggior parte delle candidature arriva negli ultimi 10 giorni. Due broadcast programmati questa settimana:
- Lunedì: "1 settimana alla chiusura delle candidature". Destinatari: Tutte le richieste che hanno fatto richiesta negli ultimi 18 mesi e NON hanno ancora inviato una candidatura. La piattaforma non filtra automaticamente per stato della candidatura — dovrà escludere manualmente chi ha già inviato esportando la lista delle richieste e verificando rispetto al suo tab admissions. Questo è uno dei passi di riconciliazione manuale.
- Venerdì: "48 ore rimaste". Stessi destinatari. Tono leggermente più urgente. Includa un link diretto per candidarsi.
Non faccia broadcast nel weekend — tenga i weekend per le risposte alle richieste, non per le comunicazioni in uscita.
Settimana 0: settimana della scadenza
La scadenza cade questa settimana. Entro il giorno dopo:
- Blocchi il modulo (Admissions → Settings → Stop accepting new applications). Chiunque abbia iniziato ma non finito è ora in stato "Incomplete".
- Estragga il conteggio: quanti hanno inviato, quanti hanno pagato la tassa (se applica una tassa di candidatura), quanti considererebbe "pacchetti completi" (documenti + consensi + pagamento).
- Confronti con il target. La carenza (se presente) determina se adottare una politica di candidature in ritardo.
Candidature in ritardo
La maggior parte delle scuole accetta candidature in ritardo "con forte motivazione" per 2 settimane oltre la scadenza. Se lo fa, imposti questa come politica il giorno 1, non decida caso per caso — il caso per caso la fa sembrare incoerente e crea politica con i genitori-di-amici.
Per accettare candidature in ritardo, riapra il modulo brevemente. Gestisca il volume aumentando la tassa di candidatura per gli ingressi in ritardo (es. +50%) — questo auto-seleziona i candidati seri.
Settimane 1-2: revisione
La maggior parte del lavoro decisionale avviene qui. Veda Reviewing applications per il flusso di lavoro dettagliato per candidatura. Il ritmo a livello di ciclo:
- Riunione di smistamento del lunedì. Due persone, 30-60 minuti, lavorano sulle candidature in "Needs review". Decidono per ciascuna: valutare / colloquio / rifiutare.
- Martedì-giovedì: valutazioni + colloqui. Programmi tramite il composer di messaggi della candidatura (template Schedule interview) — la famiglia sceglie uno slot dal suo calendario.
- Venerdì: giornata delle note. Ogni membro del team scrive note riassuntive sulle famiglie che ha intervistato quella settimana. Le note vengono portate nella riunione decisionale.
Settimana 3: decisione
La settimana decisionale è strutturata ma compressa.
- Lunedì: pre-riunione. Ogni revisore porta la propria raccomandazione per candidatura. Discutere eventuali casi limite.
- Martedì-mercoledì: decisioni. Usi il Decision panel in massa — lavori attraverso l'Admissions tab filtrato su "Decision pending" e invii offerte / waitlist / rifiuti.
- Scelga un giorno solo per TUTTE le decisioni. Distribuire le decisioni durante la settimana crea flusso di voci tra le famiglie ("Sophie ha ricevuto risposta martedì ma noi non abbiamo ancora sentito — dovremmo preoccuparci?"). Invii in un solo giorno per prevenirlo.
- Usi i modelli di messaggio per la personalizzazione. Le
variabili del template (
${studentName},${parentName}) rendono rapida la personalizzazione per famiglia. Non usi il template generico se la candidatura meritava feedback personalizzato.
Dopo tutte le decisioni:
- Invii il broadcast di ricapitolazione del ciclo a "All contacts" filtrato su "ha fatto richiesta negli ultimi 18 mesi" — un breve messaggio "grazie per il vostro interesse in questo ciclo; ecco gli open house per il prossimo ciclo". Mantiene caldi i prospect freddi.
Settimana 4: finestra di accettazione
Le offerte sono uscite; le famiglie ora hanno 4-6 settimane per accettare.
- Nessun contatto nelle prime 2 settimane — lasci che le famiglie discutano internamente. Contattarle troppo presto viene letto come pressione.
- Check-in a metà finestra per le famiglie ad alta priorità (fratelli di studenti attuali, candidati a borse di studio, fit specifici di programma). Messaggi CRM personali, non broadcast.
- Promemoria di fine finestra per chiunque non abbia risposto — un cortese messaggio "la sua offerta scade il X" tramite il thread della candidatura.
La piattaforma non traccia automaticamente il tasso di accettazione; dovrà contare Accepted vs Offered nell'Admissions tab alla fine della finestra.
Post-ciclo: la riconciliazione
Una volta chiusa l'accettazione:
- Conteggio finale della coorte. Compili manualmente nel suo foglio di calcolo. Confronti con il target originale.
- Retro del ciclo. Riunione di 60 minuti con il team ammissioni: cosa ha funzionato, cosa no, cosa cambiare per l'anno prossimo. Lo metta per iscritto — la versione-di-lei che gestirà il ciclo dell'anno prossimo ringrazierà la versione-di-lei che ha scritto le lezioni apprese.
- Aggiorni il modulo sulla base degli insight della retro. Anche piccoli cambiamenti (migliore testo di aiuto sulla domanda del tema, rimozione di un campo poco usato) si compongono negli anni.
Tracciare il ciclo nella dashboard di coorte
La dashboard di coorte (Admissions → View by cohort) è l'unico posto per osservare il ciclo. Una card per (anno di ingresso, programma) mostra:
- L'imbuto a 5 stadi (needs review → in review → decision pending → offered → closed) con conteggi in tempo reale
- Il totale degli iscritti, evidenziato separatamente
- I progressi rispetto al suo target se ne ha impostato uno
Imposti il target una volta alla settimana −6 cliccando "Set target" sulla card di coorte rilevante. Aggiunga una riga di note per la suddivisione (es. "12 day, 12 boarding") in modo che il resto del team veda la ripartizione.
Il confronto anno su anno non è ancora integrato nell'analytics tab — se vuole "questo ciclo vs ciclo precedente", esporti entrambi gli anni in CSV dalla lista Admissions e confronti manualmente.
Quando escalare a noi
Scriva a admin@swissprivate-schools.ch se:
- Vuole un export personalizzato della "cohort dashboard" estratto per la sua scuola a metà ciclo — eseguiremo l'SQL e le invieremo uno snapshot
- Il volume di candidature è drammaticamente diverso dalle aspettative (alto o basso) — possiamo controllare il profilo pubblico + l'imbuto di analytics per qualsiasi problema tecnico che mascheri le performance reali
- Deve aggiornare in massa le candidature (es. rimandare 30 candidature all'anno prossimo) — possiamo farlo lato server
Rispondiamo entro 2 giorni lavorativi.