Das Dashboard einer Schule ist selten eine Ein-Personen-Aufgabe. Die Schulleitung gibt die Richtung vor; die Zulassungsverantwortliche bearbeitet Anfragen; die Kommunikationsperson versendet Broadcasts. Die Plattform unterstützt bis zu fünf Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen, sodass jede Person genau das hat, was sie braucht – und nicht mehr.
Dieser Artikel behandelt das Rollenmodell, wie Sie Teammitglieder einladen, was jede Rolle tun darf und die operativen Regeln, die das klassische «Wir haben ihren Account gelöscht und jetzt gehören diese Anfragen niemandem mehr»-Chaos verhindern.
Die fünf Rollen
| Rolle | Was sie tun können | |---|---| | Owner | Alles. Abrechnung verwalten, Rollen ändern, Schule löschen, Eigentum übertragen. Einer pro Schule (übertragbar). | | Admin | Inhalte + Team + Einstellungen verwalten (ausser Abrechnung). Editors und Viewers einladen/entfernen. Broadcasts versenden. | | Editor | Schulprofil, Programme, Medien, Fotos bearbeiten. Auf Anfragen antworten. Buchungen verwalten. Kann keine Teamkollegen einladen oder Einstellungen ändern. | | Viewer | Nur-Lese-Zugriff auf Dashboard + Analytics. Kann nichts bearbeiten, beantworten oder versenden. | | Demo viewer | Sandbox-Rolle ausschliesslich für Test-/Demo-Accounts. Schul-Admins sollten diese in der Praxis nicht sehen. |
Die Entscheidungsregel: Wählen Sie die niedrigste Rolle, die der Person ermöglicht, ihre tatsächliche Arbeit zu erledigen. Ein Vorstandsmitglied, das «mal nach der Schule schauen» möchte, ist ein Viewer, kein Admin. Eine freiwillige Helferin, die in der Aufnahmesaison bei der Kommunikation unterstützt, ist eine Editor, keine Admin.
Ein Teammitglied einladen
Settings → Team → Invite member.
Füllen Sie aus:
- E-Mail-Adresse — an diese senden wir den Einladungslink
- Rolle — wählen Sie aus der obigen Tabelle (Admins können Editors und Viewers einladen; nur Owners können weitere Owners einladen)
- Sprache für die E-Mail — en, fr, de oder it. Wir versenden die Einladung in der Sprache, in der die Person am besten lesen kann
Die Person erhält eine E-Mail mit einem Magic Link, der 7 Tage gültig ist. Ein Klick darauf meldet sie an (kein separater Signup-Schritt nötig) und legt ihren school_accounts-Eintrag an. Ihr Status wechselt in dem Moment, in dem sie klickt, von «Pending» auf «Active».
Wenn sie nicht innerhalb von 7 Tagen klickt
Der Link läuft ab. In Settings → Team können Sie:
- Die Einladung erneut senden — generiert einen neuen 7-Tage-Link, der alte funktioniert nicht mehr
- Die Einladung abbrechen — entfernt sie aus der Liste, ohne eine Benachrichtigung zu versenden
Wenn die Person sagt «Ich habe nie etwas erhalten» — prüfen Sie zuerst
den Spam-Ordner, dann erneut senden. Der Versand erfolgt von
admin@swissprivate-schools.ch, daher sollten Schulen mit Allowlists
in ihrer E-Mail-Sicherheit diese Adresse plattformweit freischalten.
Die Rolle einer Person ändern
Settings → Team → klicken Sie auf das Rollen-Dropdown neben einem Teammitglied. Wählen Sie die neue Rolle. Die Änderung erfolgt sofort; die betroffene Person sieht die neuen Berechtigungen beim nächsten Aktualisieren des Dashboards.
Nur Owners können Rollen ändern — Admins können Personen einladen und entfernen, aber keinen Editor zum Admin befördern oder einen Admin zum Viewer herabstufen. Das ist Absicht: Ein einzelner unzuverlässiger Admin soll den Owner nicht aussperren können.
Ein Teammitglied entfernen — bitte aufmerksam lesen
Settings → Team → ... → Remove from school. Der school_accounts-Eintrag der Person wird gelöscht; sie verliert sofort den Zugriff.
Was NICHT automatisch passiert (und das ist die Stolperfalle):
- Die ihr zugewiesenen Anfragen bleiben ihr zugewiesen. Die Anfrage zeigt den Namen der Zuständigen, aber diese hat keinen Zugriff mehr. Resultat: Die Anfrage hängt im Limbo «zugewiesen, aber nicht bearbeitbar», bis jemand manuell neu zuweist.
- Ihre bestätigten Buchungen bleiben im Kalender. Auch hier keine Neuzuweisung.
- Interne Notizen, die sie geschrieben hat, bleiben erhalten mit ihrer Autorenzuordnung. Frühere Arbeitshistorie wird nicht gelöscht.
Der richtige Weg, ein Teammitglied zu entfernen:
- Weisen Sie zunächst alles neu zu, was die Person besitzt: Anfragen, Bewerbungen, Buchungen. Verwenden Sie die Massen-Zuweisungs-Aktion im jeweiligen Tab.
- Entfernen Sie dann ihren Account.
- Schicken Sie der nächsten zuständigen Person eine kurze Nachricht mit einer Erklärung, was nun auf ihrer Liste steht.
Schritt 1 zu überspringen ist die Hauptursache für Beschwerden 3 Monate nach dem Weggang einer Person nach dem Motto «Wir haben Anfragen, die wir vergessen haben».
Eigentum übertragen
Wenn die Schulleitung wechselt oder die Gründerin den Betrieb übergibt, möchten Sie den Owner übertragen. Dies ist eine Ein-Schritt-Aktion — keine Löschung + Neueinladung.
Settings → Team → Ownership → Transfer ownership.
- Wählen Sie ein bestehendes Teammitglied (es muss bereits mit irgendeiner Rolle im Team sein)
- Bestätigen Sie — der Wechsel ist atomar: die Person wird Owner, Sie werden Admin
- Beide können sofort weiterarbeiten; kein erneutes Login nötig
Nur der aktuelle Owner kann dies initiieren. Falls der Owner nicht verfügbar ist oder die Organisation ohne Übertragung verlassen hat, schreiben Sie an admin@swissprivate-schools.ch mit Nachweis Ihrer Berechtigung (z. B. Arbeitsvertrag der neuen Schulleitung, Vorstandsprotokoll), und wir können die Übertragung in Ihrem Auftrag vornehmen.
Was ist mit Plattform-Admin-Aktionen?
Einige Operationen finden auf Plattform-Ebene statt — von uns vorgenommene Abrechnungsänderungen, Account-Sperrungen, Löschanfragen. Diese werden in unserem internen Admin-Audit-Log protokolliert, aber nicht in Ihrem Schul-Dashboard angezeigt.
Das bedeutet: Wenn ein Plattform-Admin Ihren Tarif ändert oder etwas an Ihrem Account anpasst, sehen Sie das Ergebnis im Dashboard, aber keine Historie im Sinne von «Plattform-Admin X tat Y zur Zeit Z». Für Aktionen auf Schul-Ebene (was Ihre Teammitglieder tun) liegen die relevanten Details in den Notizen / im Entscheidungsprotokoll des zugehörigen Datensatzes (z. B. interne Notizen zu einer Anfrage, Entscheidungsbegründung zu einer Bewerbung).
Falls Sie genau verstehen müssen, was wann geändert wurde — für Compliance, Vorstandsberichte oder Nachbesprechungen — schreiben Sie uns an admin@swissprivate-schools.ch, und wir können das Audit-Trail von der Plattform-Seite ziehen.
Verbreitete Teamstrukturen
Nachdem wir Dutzende von Schulen bei der Organisation ihres Teams beobachtet haben, funktionieren drei Muster gut:
- Einzel-Schule (1 Person). Schulleitung ist Owner und macht alles. Legen Sie trotzdem einen zweiten Account an — auch nur als Viewer — damit Sie an einem kritischen Tag eine «Notfall-Zugriffs»- Person haben, falls Sie Ihr Passwort verlieren.
- Kleines Team (2–3 Personen). Schulleitung als Owner, Aufnahmeverantwortliche als Admin, Kommunikation/Marketing als Editor. Owner erledigt Abrechnung + Strategie; Admin führt das Tagesgeschäft; Editor produziert Inhalte.
- Grösseres Team (5+ Personen). Schulleitung als Owner, Stellvertretung (stellvertretende Leitung oder Aufnahmedirektor) als Admin, einzelne Mitarbeitende als Editors, Vorstandsmitglieder + Beirätinnen als Viewers. Geben Sie Editor nicht an Personen, die nur Zahlen ansehen müssen — Viewer existiert genau dafür.
Verbreitete Fehler
- Standardmässig allen Admin geben. Bequem am ersten Tag, Sicherheitsrisiko ab Monat 3. Das Rollenmodell existiert aus einem Grund; nutzen Sie es.
- Persönliche E-Mail-Adressen einladen. Persönliche E-Mail + Magic Link funktioniert gut, aber wenn die Person die Schule verlässt, müssen Sie daran denken, sie zu entfernen. Rollenbasierte Adressen (admissions@yourschool.ch) überleben Personalwechsel.
- Eigentum nicht übertragen, wenn die Schulleitung wechselt. Eine pensionierte Schulleitung, die noch als Owner geführt wird, ist ein Dokumentations-Albtraum für die nachfolgende Person. Übertragen Sie in dem Moment, in dem die neue Schulleitung an Bord ist, nicht «das regeln wir später».
- Accounts entfernen ohne neu zuzuweisen. Siehe Abschnitt zur Stolperfalle oben — zuerst neu zuweisen, dann entfernen.
Wann Sie an uns eskalieren sollten
Schreiben Sie an admin@swissprivate-schools.ch, falls:
- Der Owner gegangen ist und nicht übertragen hat — wir erledigen das für Sie mit Nachweis der Berechtigung
- Sie die Arbeit (Anfragen, Buchungen) eines früheren Teammitglieds nicht finden können, die im System sein sollte — wir können nach Benutzeraccount suchen
- Sie unbefugten Zugriff vermuten — wir können kürzliche Sessions prüfen und bei Bedarf widerrufen
- Sie ein grosses Team (10+) für einen organisatorischen Rollout gebündelt einladen müssen — wir haben dafür einen CSV-Import-Workflow
Wir antworten innerhalb von 2 Werktagen.