Sie haben gerade die Einladung zum Dashboard Ihrer Schule angenommen. Es ist viel auf dem Bildschirm zu sehen und nicht viel Anleitung, was Sie zuerst anfassen sollten. Dieser Artikel beschreibt die Reihenfolge, die wir empfehlen würden, wenn es unsere eigene Schule wäre — fünf Tage, ansteigend von "einloggen und sich umsehen" bis "bereit, von Familien gefunden zu werden".
Die nummerierten Tage sind nicht strikt — die meisten Schulen erledigen Tag 1+2 an einem einzigen Nachmittag und kommen dann über eine Woche verteilt zurück, um den Rest zu erledigen. Die Reihenfolge ist wichtiger als das Timing.
Tag 1 — Verschaffen Sie sich einen Überblick (30 Minuten)
Füllen Sie noch nichts aus. Gehen Sie einfach die Dashboard-Tabs durch und erstellen Sie sich eine mentale Karte.
Was Sie sich der Reihe nach ansehen sollten:
- Overview-Tab. Die Dashboard-Startseite. Rechts sehen Sie eine Setup-Wizard-Checkliste — das ist die operative TODO-Liste. Nehmen Sie sie zur Kenntnis, klicken Sie noch nicht hinein.
- Profile-Tab. Die öffentliche Version Ihrer Schule — Beschreibung, Fotos, Programme, Standorte, Team. Das ist, was interessierte Familien sehen werden. Im Moment ist es grösstenteils leer oder vorbefüllt mit dem, was unser Admin-Team aus dem öffentlichen Schulverzeichnis hatte.
- Inquiries-Tab. Wo neue Familienanfragen eingehen. Im Moment leer — er füllt sich, sobald Sie live gehen.
- Bookings-Tab. Tour-Anfragen und bestätigte Besuche. Ebenfalls leer.
- Settings-Tab. Konfiguration — Ihr Anfrageformular, Buchungskalender, Benachrichtigungen, Abrechnung, Team. Hier findet der grösste Teil des Setups statt.
Eine Sache, die Sie an Tag 1 tatsächlich tun sollten: Laden Sie Ihr zweites Teammitglied ein. Die meisten Schulen betreiben das Dashboard als 2-3-Personen-Operation (Schulleitungsbüro + Admissions- Verantwortliche, manchmal + Kommunikationsperson). Wenn Sie das an Tag 1 erledigen, entdecken diese das Dashboard gleichzeitig mit Ihnen und nicht zwei Wochen später. Settings → Team → Invite member.
Tag 2 — Profilgrundlagen (1-2 Stunden)
Ein vollständiges Profil ist das, was einen anonymen Besucher in eine echte Anfrage umwandelt. Ohne ein solches bleibt Ihr Dashboard leer.
Minimal funktionsfähiges Profil:
- Schulname + Tagline + Hero-Bild. Das Hero-Bild ist das wichtigste visuelle Element — es erscheint auf jeder Suchergebnis-Karte und oben auf Ihrer Schulseite. Verwenden Sie etwas, das den Charakter Ihrer Schule vermittelt: eine Campus-Aufnahme bei gutem Licht, arbeitende Schülerinnen und Schüler (kein Gruppenfoto), das Eingangstor zur goldenen Stunde. Vermeiden Sie die "lächelnde Schülerinnen und Schüler schauen auf einen Laptop"-Stockfoto- Ästhetik — Familien überlesen so etwas.
- Beschreibung (200-400 Wörter). Drei Absätze sind der Sweet Spot: wer Sie sind, was Sie auszeichnet, welche Art von Familie passt. Vermeiden Sie Marketing-Sprache ("excellence in education", "world-class") — sagen Sie, was Sie tatsächlich tun.
- Programme. Kreuzen Sie die an, die Sie anbieten (IB, Swiss Matura, A-Levels usw.). Das ist es, was Sie in gefilterten Suchen auftauchen lässt.
- Standorte. Adresse + Kanton. Auch wenn es nur ein Campus ist, füllen Sie das aus — es speist die Karte und die Umkreissuche.
- Gebühren. Was immer Sie offenlegen können. Schulen, die ihre Gebühren verbergen, erhalten weniger Anfragen, aber besser qualifizierte — Ihre Entscheidung. Wir haben einen ausführlichen Artikel dazu (siehe [Building a profile that converts] in der Pipeline).
Der Setup Wizard lässt Sie die Angaben prüfen, die wir bereits veröffentlichen — Kontaktdaten, Programme, Schulgebühren, danach Ihr Logo und Ihre Fotos. Die Beschreibung verfassen Sie selbst, wenn Sie Zeit haben, es gut zu machen: Der Tab Profil zeigt Ideen für den Anfang, und Ihre Checkliste hält die Aufgabe offen, bis sie erledigt ist.
Tag 3 — Einrichtung des Anfrage-Posteingangs (1 Stunde)
Das ist der operative Kern. Machen Sie es richtig, und Ihr Dashboard wird für Sie arbeiten; machen Sie es falsch, und Anfragen werden stillschweigend nicht ankommen.
Drei Dinge zum Konfigurieren:
- Benutzerdefinierte Fragen im Anfrageformular. Settings → Inquiry form. Das Standardformular enthält die Basics (Name, E-Mail, Nachricht). Fügen Sie 1-3 benutzerdefinierte Fragen hinzu, die für Ihre Schule spezifisch sind — Dinge wie "aktuelles Schuljahr", "geplantes Eintrittsdatum", "Internat oder Tagesschule". Überladen Sie es nicht; Familien springen bei langen Formularen ab.
- Benachrichtigungsziele. Account → Notifications. Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail-Adresse für "New inquiry"- Benachrichtigungen der richtige Posteingang ist. Standardmässig geht es an das Admin-Konto, das die Einladung angenommen hat — oft ist das die E-Mail der Schulleitung, die diese nicht auf Anfragen prüft. Leiten Sie sie stattdessen an die Admissions-Verantwortliche weiter.
- Antwortadresse. Wenn Sie aus dem Dashboard auf eine Familie antworten, geht die E-Mail von der Kontaktadresse Ihrer Schule aus. Bestätigen Sie, dass diese korrekt eingestellt ist unter Profile. Eine falsche Antwortadresse ist das häufigste "warum funktioniert das nicht"-Support-Ticket, das wir in Woche 1 erhalten.
Ein Hinweis zum Anfrage-Posteingang: Jede Antwort, die Sie senden, und jede Antwort, die die Familie zurücksendet, wird in einem einzigen Thread synchronisiert. Sie müssen nichts zwischen Dashboard und Gmail kopieren/einfügen. Mehr dazu in Family CRM basics.
Tag 4 — Buchungskalender + erstes Tour-Zeitfenster (45 Min)
Wenn Sie Touren anbieten, öffnen Sie Ihren Kalender früh — sonst erhalten Familien, die nach Besuchen fragen, ein unangenehmes "wir melden uns", statt gleich einen Termin zu wählen.
Mindesteinrichtung:
- Meeting-Typ und Dauer. Bookings → Settings. Wählen Sie einen Standardtyp (vor Ort, Video oder Telefon) und eine Dauer — 60 Minuten passen für die meisten Campus-Touren.
- Wöchentliche Verfügbarkeit. Blockieren Sie die Zeitfenster, in denen Touren möglich sind. Die meisten Schulen wählen Dienstag- und Donnerstagnachmittag + Samstagvormittag. Öffnen Sie nicht jeden Wochentag — Knappheit hilft Familien, Prioritäten zu setzen.
- Erinnerungs-E-Mail. Standardmässig deaktiviert — schalten Sie Bookings → Settings → Send automatic reminder email ein. Das System sendet dann jeder Familie am Morgen vor ihrem Besuch eine E-Mail. Eine Buchung von vor Wochen ist eine weiche Zusage; die Erinnerung macht daraus eine Teilnahme. Artikel: Understanding your dashboard analytics.
Machen Sie sich noch keine Gedanken über virtuelle Besuche oder Info-Sessions — fügen Sie diese in Monat 2 hinzu, sobald der Live- Tour-Flow rund läuft.
Tag 5 — Review (30 Min)
Ihre Seite ist die ganze Zeit auffindbar gewesen. Dies ist der Durchgang, öffnen:
- Gehen Sie Ihr öffentliches Profil durch. Öffnen Sie Ihr Dashboard in einem Inkognito-Fenster und besuchen Sie die Seite Ihrer Schule, wie es ein Besucher tun würde. Lesen Sie die Beschreibung. Klicken Sie auf den Anfrage-Button. Senden Sie sich selbst eine Test-Anfrage. Landet sie im Dashboard? Ist die Auto- Reply-E-Mail angekommen?
- Testen Sie eine Tour-Buchung. Gleiches Fenster — buchen Sie sich selbst eine Tour. Ist die Bestätigungs-E-Mail angekommen? Erscheint die Buchung in Ihrem Dashboard?
- Überprüfen Sie die Abrechnung. Settings → Billing. Bestätigen Sie, dass Ihr Abrechnungsmodus dem entspricht, was Sie erwartet haben (Karte oder Rechnung/PO). Wenn Sie auf Rechnungsstellung sind, überprüfen Sie nochmals die Abrechnungs-E-Mail und die PO- Nummer auf Korrektheit — diese können ohne Kontakt zu uns nicht bearbeitet werden. Artikel: Billing and invoices.
- Arbeiten Sie die Übernahme-Checkliste durch. Ein kurzer, fokussierter Durchgang darüber, was jetzt zu korrigieren, zu ergänzen und einzuschalten ist, da die Seite Ihnen gehört. Artikel: Die Seite Ihrer Schule übernehmen.
Wenn alles besteht, tut Ihre Seite ihre Arbeit. Das Anfragevolumen folgt der Saison (Spitzenzeiten sind September-November und Februar-März).
Nach Woche 1 — was sich ändert
Das Dashboard wechselt vom Setup- in den Betriebsmodus. Sie verbringen keine Zeit mehr im Settings-Tab und beginnen, Zeit in den Inquiries- und Bookings-Tabs zu verbringen. Der tägliche Rhythmus wird:
- Morgens: neue Anfragen triagieren (Ziel: unter 4 Stunden Reaktionszeit)
- Mittags: Tour-Buchungen bestätigen, auf laufende Konversationen antworten
- Ende der Woche: Pipeline im CRM überprüfen, veraltete Einträge verschieben
Wenn Ihre Schule auf Premium ist, ist dies auch der Zeitpunkt, an dem Sie beginnen, Admissions, Broadcasts und Analytics zu nutzen — aber keines davon ist in Woche 1 dringend. Nutzen Sie sie, wenn der zugrundeliegende Anfrage-/Buchungs-Flow stabil läuft.
Häufige Fehler in Woche 1
- Versuchen, das gesamte Profil an Tag 1 auszufüllen. Das Profil ist ein Marathon. Erreichen Sie bis Tag 2 "minimal funktionsfähig" und iterieren Sie dann. Ein 70-%-Profil, das an Tag 2 ausgeliefert wird, schlägt ein 100-%-Profil, das in Monat 2 ausgeliefert wird.
- Benachrichtigungen an einen persönlichen Posteingang leiten. Anfragen sind operativ — sie müssen an einen gemeinsam genutzten Posteingang oder eine rollenbasierte Adresse (admissions@yourschool.ch) gehen, nicht an eine persönliche. Sonst ist Ihr Team davon abhängig, dass eine Person online ist.
- Den Test-Anfrage-Schritt überspringen. Die Hälfte der Support- E-Mails, die wir in Woche 1 erhalten ("Anfragen kommen nicht an"), hätte man durch das Senden einer Test-Anfrage an sich selbst abfangen können. Tun Sie das, bevor Sie live gehen.
- Neuigkeiten schreiben, bevor jemand sie angefordert hat. Neuigkeiten-Broadcasts gehen nur an Familien, die Ihre Neuigkeiten angefordert haben, und diese Liste beginnt leer. Sie wächst über das Kästchen "Neuigkeiten von … erhalten" in Ihren Formularen für Anfragen, Besuche und Tage der offenen Tür sowie über die Schaltfläche Neuigkeiten erhalten auf Ihrer Seite. Geben Sie ihr ein paar Wochen vor Ihrem ersten Neuigkeiten-Broadcast.
Wie es weitergeht
Nach Woche 1 ist der Artikel, der als Nächstes den meisten Mehrwert bringt, in der Regel Family CRM basics — Pipeline-Management ist der Punkt, an dem sich das Dashboard operativ auszahlt.
Wenn Sie auf Premium sind und Admissions dieses Jahr nutzen möchten, lohnt es sich, The admission form builder vor September zu lesen (der Admissions-Zyklus für den folgenden September beginnt im September-Oktober).
Wenn etwas keinen Sinn ergibt oder kaputtgeht, schreiben Sie an admin@swissprivate-schools.ch — wir lesen jede Nachricht und antworten innerhalb von 2 Werktagen.