Der Artikel zum Zulassungsformular-Builder behandelt, was Sie von Familien ausfüllen lassen. Dieser Artikel behandelt, was nach dem Einreichen passiert — wie die Bewerbung in Ihrem Dashboard landet, wie Ihr Team sie prüft und wie Sie eine Entscheidung kommunizieren.
Die Prüfung von Bewerbungen ist eine Premium-Funktion. Schulen im Pro-Tarif können Anfragen und Buchungen verwalten, jedoch keinen strukturierten Zulassungsprozess über das Dashboard abwickeln.
Was beim Einreichen passiert
Wenn eine Familie im letzten Wizard-Schritt auf Einreichen klickt:
- Der Bewerbungsstatus wechselt auf Submitted. Die Familie sieht einen Bestätigungsbildschirm und erhält eine E-Mail, dass Sie ihre Bewerbung erhalten haben.
- Ihr Team erhält innerhalb von ca. 1 Minute eine Benachrichtigung (in der App + E-Mail), die an die für Zulassungsbenachrichtigungen konfigurierte Person geleitet wird.
- Die Bewerbung erscheint im Tab Zulassungen mit dem Status Submitted und einem Badge "Needs review".
Wenn Sie einen Zahlungsschritt konfiguriert haben (Bewerbungsgebühr), zahlt die Familie vor dem endgültigen Einreichen, und der Status durchläuft Fee paid auf dem Weg zu Submitted.
Die Detailansicht der Bewerbung
Klicken Sie auf eine beliebige Bewerbung im Tab Zulassungen, um die Detailansicht zu öffnen. Drei Dinge sollten Sie zum Layout wissen:
- Linke Spalte — ein vertikales Inhaltsverzeichnis, das jeden Schritt Ihres Bewerbungsformulars auflistet. Klicken Sie auf einen Schritt, um dorthin zu scrollen; der aktive Schritt wird hervorgehoben. Nützlich bei langen Bewerbungen, wenn Sie direkt zu "Elternteil 2" oder "Medizinische Informationen" springen möchten.
- Mittlere Spalte — der Bewerbungsinhalt, nach Schritten gegliedert. Jeder Schritt ist eine Karte, die die Antworten der Familie wortgetreu zeigt. Hochgeladene Dateien erscheinen in einer eigenen Galerie (siehe Dokumentenprüfung weiter unten).
- Rechte Spalte — das Decision panel + interne Notizen + Lifecycle-Leiste. Hier koordiniert sich Ihr Team.
Die Lifecycle-Leiste
Die rechte Spalte zeigt eine 5-stufige Leiste, die zusammenfasst, wo sich die Bewerbung in Ihrem Prüfprozess befindet:
Needs review → In review → Decision pending → Offered → Closed
Die 13 zugrunde liegenden Status-Werte (Draft, Submitted, Fee paid, Documents complete, Under review, Assessment scheduled, Interview scheduled, Decision pending, Offered, Accepted, Enrolled, Waitlisted, Rejected, Withdrawn, Incomplete) werden diesen 5 Stufen zugeordnet, sodass Sie schnell einen Überblick über die Aktivität haben, ohne einzelne Status auswerten zu müssen.
Sie können die Bewerbung manuell über das Status-Dropdown durch die Leiste bewegen, oder sie rückt automatisch vor, wenn Sie eine bestimmte Aktion ausführen (z. B. Interview vorschlagen → Interview scheduled, Entscheidung versenden → Offered/Waitlisted/Rejected).
Dokumentenprüfung
Jede Datei, die die Familie hochgeladen hat (Pass-Scan, Schulzeugnis, Empfehlungsschreiben), erscheint in der Dokumentengalerie oben in der mittleren Spalte. Für jede Datei:
- Dateiname + Symbol des Dateityps
- Button "Öffnen" — öffnet in einem neuen Tab über eine signierte URL, die für die aktuelle Sitzung gültig ist
- "Herunterladen" — dasselbe, aber mit Download-Header
Dateien sind auf die Bewerbung beschränkt: Nur Ihr Team sieht sie, und sie sind an die spezifische Bewerbung der Familie gebunden (nicht an deren Gesamtkonto). Wenn Sie die Bewerbung löschen, werden die Dateien mit gelöscht.
Für Schulen, die Dateien drucken oder an Dritte weiterleiten möchten (z. B. eine Krankenakte an eine Schulkrankenschwester), öffnen Sie sie und speichern Sie sie lokal. Die signierte URL funktioniert nicht in der Browser-Sitzung einer anderen Person — Sie müssen die Datei herunterladen und erneut teilen.
Interne Notizen
Im Notizen-Panel koordiniert sich Ihr Team, ohne dass die Familie etwas sieht. Es ist ein Rich-Text-Editor (Tiptap) — Sie können formatierten Text, Aufzählungslisten, Links und Überschriften hinzufügen.
Nutzen Sie Notizen für:
- Triage-Beobachtungen ("Starke akademische Leistungen, schwacher Aufsatz — zur Bewertung weiterleiten")
- Zusammenfassungen von Telefongesprächen ("Mit der Mutter am Freitag gesprochen — sie vergleichen uns mit Le Rosey, Entscheidung bis 30. Oktober")
- Team-Koordination ("Anna prüft medizinische Infos; David ruft die Eltern an, um das Internat zu besprechen")
- Bewertungsergebnisse oder Interview-Notizen ("Mathe-Bewertung: 78 %. Interview: selbstbewusst, redegewandt, klare Motivation für das Internat.")
Notizen sind dem Geist nach nur anfügbar — löschen Sie keine vergangenen Beobachtungen, wenn eine Entscheidung getroffen wird. Die historische Spur ist wichtig für die Begründbarkeit ("Warum haben wir diese Familie abgelehnt?") und für den nächsten Zulassungszyklus, falls sich die Familie erneut bewirbt.
Kommunikation mit der Familie
Der Tab Nachrichten innerhalb der Bewerbung ist ein bidirektionaler Thread zwischen Ihrem Team und der Familie. Die Familie erhält jede Nachricht per E-Mail; ihre Antworten werden zurück in den Thread synchronisiert (gleicher Mechanismus wie beim Familien-CRM — Family CRM basics behandelt das Verhalten der E-Mail-Synchronisation).
Einige Nachrichtenvorlagen stehen zur Verfügung, um häufige Austausche zu beschleunigen:
- Request documents — wenn etwas fehlt
- Schedule assessment — wenn Sie die Familie zu einem Aufnahmetest einladen möchten
- Schedule interview — siehe unten
- Clarification — generisch "wir brauchen mehr Infos zu X"
- Welcome enrolled — Onboarding-Nachricht nach der Einschreibung
Vorlagen unterstützen Variableninterpolation — ${studentName},
${parentName}, ${schoolName} werden automatisch ausgefüllt.
Sie können auch freie Nachrichten senden.
Interview-Terminplanung
Wenn Sie im Nachrichteneditor auf "Schedule interview" klicken, öffnet sich ein Modal für Buchungsvorschläge. Wählen Sie einen oder mehrere Zeitfenster aus Ihrem Kalender; die Familie erhält eine Nachricht mit diesen Optionen.
Die Familie kann:
- Annehmen eines der vorgeschlagenen Zeitfenster → die Buchung wird erstellt und bestätigt
- Gegenvorschlag für eine andere Zeit → der Vorschlag kommt mit ihrem vorgeschlagenen Zeitfenster an Sie zurück
- Ablehnen → keine Buchung, der Nachrichten-Thread läuft weiter
Interview-Buchungen erscheinen in Ihrem Tab Buchungen neben Campus-Touren und Videoanrufen. Sie sind mit der Bewerbung verknüpft, sodass die Detailansicht der Buchung zeigt, mit welcher Bewerbung sie verbunden ist.
Für Familien, die ein Telefoninterview statt eines persönlichen oder Video-Interviews wünschen, schlagen Sie den Meeting-Typ "Telefongespräch" vor (konfiguriert in Bookings and the tour calendar).
Zuweisen und Tags
Für Schulen mit mehreren Zulassungsmitarbeitenden können Sie jede Bewerbung über die rechte Spalte einem bestimmten Teammitglied zuweisen. Die zugewiesene Person erhält Benachrichtigungen über Aktivitäten zu dieser Bewerbung, und die Bewerbung erscheint im Filter "mir zugewiesen" im Tab Zulassungen.
Mit Tags können Sie Bewerbungen kennzeichnen, ohne ihren formalen Status zu ändern — z. B. "Stipendienkandidat", "international", "Geschwister einer aktuellen Schülerin", "hohe Priorität". Tags sind Freitext und schulspezifisch; erstellen Sie eine Taxonomie, die zu Ihrem Prozess passt.
Die Entscheidung
Wenn Sie zur Entscheidung bereit sind, bietet das Decision panel drei Optionen:
- Offer — ein Platz ist verfügbar. Optional können Sie eine URL zu einem Entscheidungsschreiben (PDF) anhängen (anderswo hosten, Link einfügen) und ein Ablaufdatum für das Angebot setzen.
- Waitlist — Bewerbung bleibt offen, aber kein sofortiges Angebot. Eine Notiz an die Familie, die ihren Status erklärt, ist verpflichtend.
- Reject — Absage. Eine Notiz, die die Entscheidung erklärt, ist verpflichtend (oder verwenden Sie die Standardvorlage für eine höfliche Absage).
Wenn Sie die Entscheidung absenden:
- Die Familie wird per E-Mail + in der App benachrichtigt.
- Ihre Bewerbungs-Timeline zeigt die Entscheidung (mit der Notiz, die Sie verfasst haben, und der Schreiben-URL bei Offer).
- Der Bewerbungsstatus rückt auf Offered / Waitlisted / Rejected vor.
- Bei einem Angebot mit Ablaufdatum sieht die Familie auf ihrer Seite einen Countdown ("Angebot läuft in 14 Tagen ab").
Sie können ein Angebot erneut senden, wenn Sie die Schreiben-URL ändern oder das Ablaufdatum verlängern müssen — dasselbe Panel.
Nach der Entscheidung
- Angebot angenommen — die Familie klickt auf ihrer Seite auf Annehmen. Der Status wechselt zu Accepted. Verwenden Sie die Vorlage "Welcome enrolled", um das Onboarding einzuleiten. Der Status finalisiert auf Enrolled, sobald die Familie alle Schritte nach der Annahme abgeschlossen hat (Anzahlung, Papierkram).
- Angebot läuft unangenommen ab — der Status wechselt nach Ablaufdatum auf Withdrawn.
- Angebot abgelehnt — die Familie klickt auf Ablehnen. Der Status wechselt zu Withdrawn. Optional: eine Folgenachricht "Wir wünschen Ihnen alles Gute" senden.
- Familie auf der Warteliste möchte ein Update — sie schreibt über den Thread. Antworten Sie, wenn Sie Neuigkeiten haben (keine Bewegung, frei gewordener Platz usw.). Auf Offered verschieben, sobald ein Platz frei wird.
Operative Rhythmen, die funktionieren
Nachdem wir Schulen über mehrere Zyklen hinweg beobachtet haben, trennen drei Muster die reibungslosen von den chaotischen Prozessen:
- Wöchentliches Triage-Meeting. 30 Minuten, jeden Montag, zwei Personen. Gehen Sie den Tab Zulassungen gefiltert nach "Needs review" durch und entscheiden Sie für jede Bewerbung: bewerten / Interview / ablehnen. Muss nicht lang sein — das Ziel ist, dass keine Bewerbung länger als eine Woche in "Needs review" verweilt.
- Entscheidungen in Schüben, nicht einzeln. Insbesondere für den Septemberzyklus: Erledigen Sie alle "Decision pending"-Prüfungen in einer Dienstagnachmittags-Session und versenden Sie alle Entscheidungen am selben Tag. So verteilen sich die Reaktionen der Familien gleichmässig statt zufällig.
- Interne Notizen vor Nachrichtenvorlagen. Schreiben Sie immer zuerst intern auf, was Sie denken, bevor Sie die Familie anschreiben — die Notiz wird zur Audit-Spur; die Nachricht ist nur Kommunikation.
Häufige Fehler
- Das Notizen-Panel überspringen. Ohne Notizen hat die nächste Person, die diese Bewerbung öffnet, keine Ahnung, welche Gespräche ausserhalb der Plattform stattgefunden haben. Behandeln Sie Notizen nach jedem Telefonat oder jeder Teamdiskussion als obligatorisch.
- Entscheidungen ohne schriftliche Begründung. Auch bei Angeboten: Schreiben Sie eine einzeilige Notiz, die das Warum erklärt (z. B. "Starke akademische Leistung, Internatserfahrung, passt zu unserer Gemeinschaft"). Wenn sich dieselbe Familie 3 Jahre später für ein Geschwister bewirbt, werden Sie sich selbst dankbar sein.
- "Decision pending" auflaufen lassen. Familien merken es. Die Erwartung ist, dass "Decision pending" 1–3 Wochen dauert, nicht 2 Monate. Wenn Sie länger brauchen, senden Sie eine Update-Nachricht, die den Zeitplan erklärt.
Wann Sie an uns eskalieren sollten
Schreiben Sie an admin@swissprivate-schools.ch, wenn:
- Eine Familie darauf besteht, eine Bewerbung eingereicht zu haben, Sie diese aber nicht sehen (wir können das Submission-Log prüfen)
- Sie eine Rejected- oder Withdrawn-Bewerbung wieder öffnen müssen (wir können den Status zurücksetzen)
- Eine URL eines Entscheidungsschreibens ein längeres Signed-URL-Fenster benötigt, damit die Familie darauf zugreifen kann (wir hosten PDFs separat; kontaktieren Sie uns, um Hosting einzurichten, falls Sie keinen Ablageort haben)
- Sie eine Kohorte von Bewerbungen am Ende eines Zyklus pauschal ablehnen möchten (wir können dies serverseitig ausführen)
Wir antworten innerhalb von 2 Werktagen.