Das Buchungssystem ermöglicht es interessierten Familien, direkt über Ihr öffentliches Profil eine Zeit für den Besuch Ihrer Schule auszuwählen — persönlich, per Videoanruf oder telefonisch. Sie legen die Verfügbarkeitsregeln fest; Familien buchen einen Termin; Sie bestätigen oder verschieben. Dieser Artikel behandelt die Konfiguration, den täglichen Ablauf und die operativen Entscheidungen, die darüber bestimmen, ob Ihr Tour-Kalender reibungslos läuft oder zum Chaos wird.
Buchungen sind eine Premium-Funktion. Schulen im Pro-Tarif können ihr Profil zeigen und Anfragen erhalten, aber keine Self-Service-Buchungen annehmen.
Was Familien buchen können
Sie konfigurieren einen einzigen Kalender, der drei Meeting-Typen unterstützt:
- Persönlicher Besuch — die klassische Campus-Tour. Die Familie kommt zu Ihnen.
- Videoanruf — für Familien, die nicht reisen können (internationale Interessenten mitten im Schuljahr, Folgegespräche). Entweder fügen Sie einmal einen permanenten Meeting-Link ein (Zoom PMI, Google Meet-Raum) oder das System kann pro Buchung automatisch einen eindeutigen Link erstellen, sofern Sie einen Meeting-Anbieter verbunden haben.
- Telefonanruf — für die seltene Familie, die einfach nur ein 15-minütiges Einführungsgespräch ohne Video möchte. Die meisten Schulen aktivieren dies nie; aktivieren Sie es nur, wenn Sie aktiv telefonische Gespräche wünschen.
Es gibt keinen separaten Typ "Tag der offenen Tür" oder "Infoveranstaltung". Wenn Sie Veranstaltungen durchführen, nutzen Sie den dedizierten Open Houses-Tab — das ist eine andere Oberfläche mit RSVP-Erfassung statt 1:1-Terminbuchung.
Verfügbarkeit einrichten
Settings → Bookings → Calendar settings. Fünf Dinge sind wichtig:
- Wöchentliche Verfügbarkeit. Für jeden Tag aktivieren Sie und setzen Zeitbereiche (z. B. Dienstag 14:00–17:00, Donnerstag 14:00–17:00, Samstag 09:00–12:00). Das System teilt jeden Bereich in Termine auf, basierend auf der Meeting-Dauer + Puffer (siehe unten).
- Meeting-Dauer (Standard 60 Min.). Die meisten Campus-Touren landen bei 60-90 Minuten; Videoanrufe funktionieren bei 30-45.
- Puffer zwischen Terminen (Standard 15 Min.). Zeit zum Durchatmen. Ohne Puffer bedeutet eine Tour um 16 Uhr, die spät endet, dass die 17-Uhr-Familie in der Lobby wartet. Gehen Sie nicht unter 15 Minuten.
- Mindestvorlaufzeit (Standard 24 Stunden). Verhindert, dass Familien für den nächsten Morgen buchen, wenn Ihre Admissions-Verantwortliche sich noch nicht vorbereitet hat. 24-48 Stunden sind die richtige Zone für die meisten Schulen.
- Maximale Vorausbuchung (Standard unbegrenzt). Wenn Sie z. B. bei 60 Tagen begrenzen, können Familien im September keine Besuche für Februar buchen — nützlich, wenn sich der Zeitplan Ihres Teams saisonal ändert.
Sperrtermine (Settings → Bookings → Blackouts) überschreiben alles oben Genannte. Fügen Sie Feiertage, Schulferien, Nachmittage mit Vorstandssitzungen, die Urlaubswoche der Schulleitung hinzu. Gesperrte Termine erscheinen für Familien als nicht verfügbar, unabhängig von der wöchentlichen Verfügbarkeit.
Was Familien sehen
Wenn eine Familie auf Ihrem öffentlichen Profil auf "Besuch buchen" klickt, sieht sie einen Kalender mit den nächsten ~4 Wochen. Verfügbare Termine sind anklickbar; gesperrte oder vollständig ausgebuchte Termine sind ausgegraut. Die Auswahl eines Termins zeigt ein kurzes Formular (Name, E-Mail, Telefon, Name des Kindes + Alter, Notizen) und eine Schaltfläche zum Absenden.
Nach dem Absenden sieht die Familie einen Bestätigungsbildschirm und erhält innerhalb von ~2 Minuten eine Bestätigungs-E-Mail. Die Buchung landet in Ihrem Dashboard mit dem Status Pending.
Der Buchungs-Lebenszyklus
Buchungen durchlaufen drei Hauptzustände:
Pending → Confirmed → Completed
↓
Cancelled / No-show
- Pending — die Familie hat gebucht, aber Sie haben noch nicht bestätigt. Das Standardverhalten ist "Genehmigung erforderlich" — Sie entscheiden, ob Sie jede Buchung annehmen.
- Confirmed — Sie haben es genehmigt. Die Familie erhält eine zweite E-Mail zur Bestätigung des Termins. Bei Videoanrufen wird der Meeting-Link generiert (oder Ihr fester Link wird beigefügt).
- Completed — der Besuch hat stattgefunden. Sie markieren dies manuell in der Buchungsdetailansicht nach der Tour.
- No-show / Cancelled — die Familie ist nicht erschienen, oder die Buchung wurde von Ihnen oder ihnen storniert. Markieren Sie es in derselben Detailansicht.
Der Übergang von Pending → Confirmed ist der operativ wichtigste Schritt. Lassen Sie Buchungen nicht auf Pending stehen — Familien gehen davon aus, dass der Termin ihnen gehört, und werden nicht nochmals nachfragen. Die Erwartung ist, innerhalb eines Werktages zu bestätigen.
Eine Buchung bestätigen
Bookings-Tab → klicken Sie auf einen ausstehenden Eintrag. Die Detailansicht zeigt die Informationen der Familie, den Termin, den Meeting-Typ und die Notizen, die sie hinzugefügt haben. Von hier aus:
- Confirm — sendet die Bestätigungs-E-Mail und erstellt gegebenenfalls den Meeting-Link.
- Reschedule — wählen Sie einen neuen Termin. Die Familie wird per E-Mail benachrichtigt. Das System prüft den neuen Termin nicht gegen Ihre Verfügbarkeit — Sie überschreiben Ihren eigenen Kalender, was oft der Sinn der Sache ist (eine Familie unterbringen, die nur am Mittwoch kann).
- Decline — sendet eine höfliche "Wir können diesen Termin nicht ermöglichen"-E-Mail. Sparsam verwenden; lieber verschieben.
Wenn Sie versehentlich etwas bestätigen, das Sie eigentlich nicht ermöglichen können, ist der richtige Weg, zu verschieben statt zu stornieren — Familien lesen Stornierungen als Ablehnung.
Erinnerungen
Sie können automatische Erinnerungs-E-Mails in Settings → Bookings → Send automatic reminder email aktivieren. Wenn aktiviert, sendet das System jeder Familie am Morgen vor ihrem bestätigten Besuch eine E-Mail — einmal pro Buchung, keine Doppelsendungen, wenn der Cron-Job neu versucht.
Die Erinnerung ist standardmässig deaktiviert (Opt-in). Einmal aktiviert, müssen Sie pro Buchung nichts tun; das System erledigt es. Es gibt auch eine "Send reminder"-Schaltfläche in jeder Buchungsdetailansicht, wenn Sie eine ad-hoc auslösen möchten (z. B. für einen Besuch am selben Tag).
Warum es wichtig ist: Die Erscheinungsrate ohne Erinnerung liegt bei etwa 60%; mit einer 24-Stunden-Erinnerung bei 75-85% (Artikel: Ihre Dashboard-Analytik verstehen). Eine Woche mit 10 Touren verliert 2 Touren ohne Erinnerungen — über einen Monat hinweg ist das der Unterschied zwischen dem Erreichen oder Verfehlen Ihrer Einschreibungsziele.
Erscheinungsrate verfolgen
Markieren Sie jede Tour nach Abschluss in der Buchungsdetailansicht als Completed oder No-show. Der Analytics-Tab verwendet dies, um die Erscheinungsrate im Zeitverlauf zu berechnen, aufgeschlüsselt nach Meeting-Typ (persönlich liegt typischerweise bei 70-85%, Videoanrufe bei 60-75%).
Eine sinkende Erscheinungsrate ist normalerweise kein Plattformproblem — es liegt meistens an:
- Zu einfach, zu weit im Voraus zu buchen (begrenzen Sie Ihre maximale Vorausbuchung)
- Erinnerung wird nicht gesendet (siehe oben)
- Bestätigungs-E-Mail ist nackt ("wir sehen uns am Dienstag") ohne praktische Details (Parken, wen sie treffen werden, was sie mitbringen sollen) — nützliche Bestätigungen bleiben oben im Posteingang
Benutzerdefinierte Bestätigungs-E-Mails
Der Text der Bestätigungs-E-Mail ist standardmässig vorlagenbasiert, aber Sie können ihn pro Meeting-Typ in Settings → Bookings → Email templates anpassen. Nützliche Ergänzungen für persönliche Touren:
- Parkhinweise (Torcode, wo zu parken, was zu tun ist, wenn der Parkplatz voll ist)
- Wen die Familie treffen wird (Name + Rolle) — die menschliche Note senkt No-Shows
- Eine kurze "was mitzubringen"-Zeile — meistens nichts, aber explizit schlägt mehrdeutig
- Eine direkte Telefonnummer für "falls Sie zu spät kommen oder sich verirren"
Für Videoanrufe fügen Sie den Meeting-Link prominent (oben in der E-Mail) ein, eine "testen Sie Ihr Audio vor dem Beitritt"-Zeile und eine Ersatz-Telefonnummer.
Tour-Feedback (optional, aber lohnenswert)
Nachdem eine Tour als Completed markiert wurde, kann das System der Familie ein kurzes Feedback-Formular per E-Mail senden: Gesamtbewertung (1-5), Unterbewertungen zu Einrichtungen / Personal / Lehrplan / Umgebung und ein Freitextfeld. Die Ergebnisse fliessen in den CRM-Datensatz der Familie ein, sodass die nächste Person, die das Gespräch aufnimmt, sehen kann, wie der Besuch verlaufen ist.
Aktivieren Sie dies in Settings → Bookings → Post-tour feedback. Standard ist deaktiviert — Opt-in, da nicht jede Schule jede Familie um Feedback bitten möchte.
Häufige Fehler
- Zu viele Zeitfenster öffnen. Ein Kalender, der jeden Wochentag Nachmittag weit offen ist, signalisiert "wir sind nicht beschäftigt" — und Familien lesen "nicht beschäftigt" als "nicht gefragt". Zwei oder drei Nachmittage pro Woche mit jeweils 4-6 Terminen ist besser als zehn Termine pro Tag.
- Buchungen auf Pending stehen lassen. Inbox-Zero-Disziplin ist hier wichtig. Bestätigen Sie innerhalb eines Werktages, idealerweise am selben Tag.
- Vergessen, Buchungen als Completed zu markieren. Ohne dies ist die Erscheinungsraten-Analytik falsch, und Ihre Buchungshistorie zeigt für immer Phantom-"confirmed"-Einträge. Bauen Sie sich eine Freitagnachmittag-Gewohnheit auf, um die Woche abzuschliessen.
- Das Buchungssystem für Eltern-Lehrer-Gespräche oder interne Mitarbeitergespräche nutzen. Es ist für interessierte Familien konzipiert, nicht für interne Nutzung. Verwenden Sie einen separaten Kalender für die interne Planung — sonst wird Ihre Analytik mit internen Meetings verschmutzt, die als "Touren" gezählt werden.
Wann Sie uns kontaktieren sollten
E-Mail an admin@swissprivate-schools.ch, wenn:
- Eine Familie sagt, sie habe einen Termin gebucht, aber Sie sehen ihn nicht in Ihrem Dashboard (selten, kommt aber vor — meist ein Zeitzonen-Anzeigeproblem)
- Die Bestätigungs-E-Mail nicht versendet wird (wir können das Zustellungsprotokoll prüfen)
- Sie sehen, dass dieselbe Familie mehrere Termine bucht — wir können die Duplikate von unserer Seite zusammenführen
- Sie möchten, dass ein Meeting-Anbieter (Zoom, Google Meet) für automatisch generierte Links eingerichtet wird — derzeit eine manuelle Einrichtung, die wir für Sie durchführen
Wir antworten innerhalb von 2 Werktagen.