Wir verrechnen Abonnemente über Stripe. Zwei Zahlungsarten werden unterstützt: Kartenzahlung (Standard für die meisten Schulen) und Rechnung (PDF wird an Ihr Finanzteam per E-Mail gesendet, zahlbar per Banküberweisung oder SEPA, mit Zahlungsfrist Net-30 oder ähnlich). Dieser Artikel behandelt beide Varianten sowie Verlängerungen, Rückerstattungen, Rechnungsangaben und MWST.
Die drei Stufen
- Pro — CHF 2'400/Jahr. Ihr Schulprofil, Anfrage-Posteingang, einfaches CRM, kein Zulassungsmodul.
- Premium — CHF 9'600/Jahr. Alles aus Pro, plus Builder für Bewerbungsformulare, Buchungssystem für Besichtigungen, Broadcasts, vollständiges CRM, Kohorten-Dashboard mit Kapazitätszielen, Analytics.
- Bespoke — individuelle Preisgestaltung, festgelegt im Verkaufsgespräch. Alles aus Premium plus dedizierter Account Manager, optionaler API-Zugang, Multi-Campus-Unterstützung und SLA-gestützte Verfügbarkeitsgarantien.
Upgrades werden sofort wirksam und der laufende Abrechnungszyklus wird anteilig berechnet. Downgrades werden bei der nächsten Verlängerung wirksam — bis dahin behalten Sie die höhere Stufe.
Kartenzahlung (Standard)
Sobald Ihre Einladung angenommen wird, haben Sie ein 30-tägiges Testfenster, in dem Sie ohne Zahlung auf das Dashboard zugreifen können. Vor Ablauf der Testphase richten Sie die Zahlung über Stripe Checkout ein (Karte einmalig eingeben). Danach belastet Stripe Ihre Karte automatisch monatlich oder jährlich entsprechend Ihrem Plan, und wir senden Ihnen für jede Belastung eine Quittung per E-Mail sowie eine herunterladbare PDF-Rechnung.
Was Sie sehen: das Zahlungs-Banner oben auf Ihrem Dashboard während der Testphase. Nach erfolgter Zahlungseinrichtung verschwindet das Banner.
Was bei der Verlängerung geschieht: Stripe versucht die Belastung am Verlängerungsdatum automatisch. Bei Erfolg läuft alles weiter. Bei Ablehnung erhalten Sie sofort eine E-Mail und auf Ihrem Dashboard erscheint ein Banner mit dem Hinweis "card declined — update your payment method." Stripe versucht die Karte in den nächsten 7 Tagen bis zu 3 weitere Male (Smart Retries), bevor das Abonnement als past-due markiert wird. Während dieses Zeitfensters verlieren Sie nicht den Zugriff — Sie haben Zeit, die Karte zu aktualisieren.
Karte aktualisieren: Settings → Billing → Manage payment method. Öffnet ein von Stripe gehostetes Portal, in dem Sie die hinterlegte Karte ändern, frühere Rechnungen herunterladen und Ihre Rechnungsangaben (Adresse, Steuernummer) aktualisieren können. Änderungen werden sofort wirksam.
Rechnungsstellung (PO / Net-30)
Für Schulen, deren Finanzteam eine PDF-Rechnung mit PO-Zeile und einem Zahlungsweg per Banküberweisung oder SEPA verlangt — die meisten Internate über CHF 5'000/Jahr fallen in diese Kategorie.
Einrichtung: Die Rechnungsstellung wird zum Zeitpunkt der Einladung konfiguriert, nicht im Self-Service. Wenn unser Team Ihnen die Einladung sendet, setzen wir den Abrechnungsmodus auf "invoice", erfassen Ihre PO-Nummer, hinterlegen die E-Mail-Adresse des Rechnungskontakts (die sich von Ihrer Admin-E-Mail unterscheiden kann, falls das Finanzteam separat ist) und legen ein Vertragsbeginndatum fest.
Wie die erste Rechnung eintrifft: Sobald Sie die Einladung annehmen, erstellt Stripe das Abonnement serverseitig und sendet eine PDF-Rechnung per E-Mail an Ihren Rechnungskontakt. Die Rechnung deckt den Zeitraum ab Ihrem Vertragsbeginndatum ab (nicht ab dem Datum, an dem Sie den Magic Link angeklickt haben — Sie können einen Beginn am 1. Januar aushandeln und am 4. Januar annehmen, ohne dass sich der Abrechnungszeitraum ändert). Das Fälligkeitsdatum ist das Beginndatum + Ihr Net-X-Fenster (standardmässig Net-30).
Wie die Zahlung funktioniert: Die PDF-Rechnung enthält Überweisungsangaben (Stripe-Schweiz-Konto) sowie eine Hosted-Invoice-URL, über die die Familie auf Wunsch auch per Karte oder SEPA bezahlen kann. Sobald die Zahlung eingeht (1–3 Werktage bei Überweisung, sofort bei Karte), wechselt das Abonnement auf Active und das Banner auf Ihrem Dashboard verschwindet.
Verlängerungen: Stripe erstellt die nächste Rechnung automatisch ca. 30 Tage vor dem Verlängerungsdatum und sendet sie per E-Mail an Ihren Rechnungskontakt. Sie erhalten ausserdem 7 Tage vor Ausstellung der nächsten Rechnung eine Vorankündigung von uns per E-Mail.
Was geschieht, wenn eine Rechnung überfällig wird: Anders als bei der Kartenzahlung gibt es keinen automatischen Wiederholungsversuch — Stripe hat keine Karte zum Belasten. Sie erhalten von Stripe am Fälligkeitstag sowie nach +7, +14 und +30 Tagen eine Mahn-E-Mail. Ist die Rechnung nach +30 Tagen noch unbezahlt, wechselt das Abonnement auf Past due und wir erhalten eine Benachrichtigung, um manuell bei Ihnen nachzuhaken.
Wo Sie frühere Rechnungen finden
Settings → Billing → Past invoices. Die Liste zeigt jede jemals an Ihre Schule ausgestellte Rechnung mit Datum, Betrag, Status (paid/open/void) und einem Download-Link für das PDF. Nützlich für den Jahresabschluss Ihres Buchhaltungsteams.
Sie können diese Liste auch über das Stripe Customer Portal aufrufen (Settings → Billing → Manage). Das Portal bietet pro Rechnung etwas mehr Detail (Positionen, Steueraufschlüsselung) und lässt Sie Ihre Rechnungsangaben aktualisieren.
Rückerstattungen und Gutschriften
Wir stellen Rückerstattungen nicht automatisch aus — jede Anfrage wird manuell geprüft. Die zwei häufigsten Situationen:
- Doppelte Belastung oder Abrechnungsfehler. Wir erstatten den vollen Betrag und entschuldigen uns.
- Abonnement unterjährig gekündigt. In der Regel erstatten wir den ungenutzten Anteil des Jahres (anteilig nach verbleibenden Tagen zum Kündigungsdatum), abzüglich einer kleinen Bearbeitungsgebühr für die bereits geleistete Arbeit. Das ist ein Gespräch, keine Richtlinie.
Für eine Rückerstattungsanfrage: Senden Sie eine E-Mail an admin@swissprivate-schools.ch von der Adresse des Rechnungskontakts mit der Rechnungsnummer und dem Grund. Wir antworten innerhalb von 2 Werktagen.
Rückerstattungen erscheinen auf derselben Zahlungsmethode, mit der ursprünglich bezahlt wurde — Kartenrückerstattungen benötigen 5–10 Werktage, bis sie auf der Kartenabrechnung erscheinen; Überweisungsrückerstattungen 1–3 Werktage.
Behandlung der MWST
Wir sind ein Schweizer Unternehmen, daher:
- Schweizer Schulen wird die Schweizer MWST verrechnet (8.1% as of 2026).
- EU-Schulen mit einer gültigen MWST-Nummer werden im Reverse-Charge-Verfahren behandelt (keine MWST-Zeile auf der Rechnung; Sie regeln dies über Ihren lokalen Reverse-Charge-Mechanismus).
- EU-Schulen ohne gültige MWST-Nummer werden die Schweizer MWST verrechnet.
- Nicht-EU- und Nicht-Schweizer Schulen wird keine MWST verrechnet — Sie sind jedoch für etwaige lokale Steuern in Ihrer Jurisdiktion verantwortlich.
Um Ihre MWST-Nummer zu hinterlegen, gehen Sie zu Settings → Billing → Billing details. Sie wird automatisch über den EU VIES-Dienst (für EU-Nummern) und über das Schweizer UID-Register (für Schweizer Nummern) verifiziert. Die verifizierte MWST-Nummer erscheint auf jeder künftigen Rechnung.
Stufe wechseln
Upgrades sind sofort wirksam — klicken Sie in Ihrem Dashboard auf der Pricing-Seite auf den Upgrade-Button, durchlaufen Sie den (einstufigen) Checkout-Vorgang, und die neuen Funktionen werden sofort freigeschaltet. Stripe berechnet einen anteiligen Betrag für den Rest des laufenden Zyklus.
Downgrades sind geplant — Ihre aktuelle Stufe bleibt bis zum Verlängerungsdatum bestehen, dann wird die neue Stufe wirksam. Wir unterstützen keine Downgrades mit Rückerstattung (der operative Aufwand anteiliger Downgrades ist höher als der Nutzen); falls Sie aus einem bestimmten Grund unterjährig auf eine niedrigere Stufe wechseln müssen, schreiben Sie uns eine E-Mail, und wir bearbeiten dies als manuelle Rückerstattung.
Kündigen
Settings → Billing → Cancel subscription. Die Kündigung wird am Ende Ihrer aktuellen Abrechnungsperiode wirksam — Sie behalten bis dahin den Zugriff, keine überraschende sofortige Sperrung. Nach Ablauf der Periode bleibt Ihr Schulprofil online (sodass Familien Sie weiterhin finden können), aber die Dashboard-Funktionen Ihrer Stufe werden deaktiviert.
Ihre Daten werden nach einer Kündigung unbefristet aufbewahrt. Falls Sie sich später erneut abonnieren, befindet sich alles (Anfragen, Buchungen, Fotos, Bewerbungen) genau dort, wo Sie es zurückgelassen haben.
Um Ihre Daten dauerhaft zu löschen, muss die Anfrage von einem School Owner stammen und durchläuft vor der Ausführung eine 30-tägige Karenzfrist — beschrieben im Ablauf admin → Account → Delete account.
Wenn etwas nicht stimmt
Senden Sie eine E-Mail an admin@swissprivate-schools.ch mit der Rechnungsnummer oder den letzten 4 Ziffern der betreffenden Karte. Wir können jede Belastung, Rückerstattung oder Abonnement-Transition im Stripe-Dashboard des Gründers innerhalb weniger Minuten nachschlagen.