Dies ist das Playbook, das wir umsetzen würden, wenn wir den Aufnahmezyklus einer Schweizer Internatsschule für den Eintritt im September betreuen würden. Es ist ein 10-Wochen-Kalender: sechs Wochen vor der Bewerbungsfrist, um den Zyklus sauber zu starten, und die vier Wochen danach, in denen Interviews und Entscheidungen abgewickelt werden.
Das Muster funktioniert für jeden Zyklus (Wechsel mitten im Jahr, Eintritte im zweiten Semester), aber die folgenden Daten gehen vom Standard-Eintrittszyklus im September aus — Frist Ende Oktober, Entscheidungen Anfang Dezember, Familien bestätigen bis Mitte Januar, Schuljahresbeginn im September.
Ein paar Dinge, die Sie vor dem Start wissen sollten:
- Die Plattform übernimmt die operative Ebene — geplante Broadcasts, Bewerbungsformular, Entscheidungspanel, Nachrichtenvorlagen, Veranstaltungs-RSVPs, Buchungskalender, Kohorten-Dashboard, Kapazitätsziele. Wir nutzen all das durchgängig.
- Das Kohorten-Dashboard unter Admissions → View by cohort zeigt den Funnel für jede (Eintrittsjahr, Programm)-Kombination — Anfragen, Bewerbungen, Angebote, Eingeschrieben — mit dem Fortschritt gegenüber Ihrem Ziel. Setzen Sie das Ziel einmal in Woche −6; prüfen Sie den Fortschritt wöchentlich.
- Dieses Playbook setzt die Premium-Stufe voraus. Mit Pro können Sie die Schritte 1-3 (ankündigen, Anfragen sammeln, einen Tag der offenen Tür veranstalten) durchführen, aber nicht das Bewerbungsformular oder die Entscheidungsverfolgung.
Woche −6: Grundlagenwoche
Ziel: Bestätigen Sie Ihr Formular, planen Sie Ihren ersten Broadcast, legen Sie die Termine für den Tag der offenen Tür fest.
Das Formular
Öffnen Sie den Admissions tab → form builder. Prüfen Sie jeden Schritt:
- Sind die Fragen vom letzten Jahr noch passend? Wurden Programme hinzugefügt oder eingestellt?
- Hat sich die Bewerbungsgebühr geändert?
- Ist die Liste der Datei-Uploads noch korrekt (Pass, Schulzeugnis, Empfehlungsschreiben usw.)?
- Sind die Einwilligungen mit der diesjährigen Datenschutz-Aufstellung auf dem neuesten Stand?
Die Plattform überträgt Ihr Formular nicht automatisch in den nächsten Zyklus. Das letztjährige Formular ist unverändert aktiv. Nehmen Sie Änderungen jetzt vor, nicht in Woche −1 — jede Änderung, die Sie nach dem Live-Schalten vornehmen, wird für Familien sichtbar, die bereits begonnen, aber noch nicht eingereicht haben, was zu Verwirrung führen kann.
Wenn Sie das Formular grundlegend überarbeiten möchten, siehe The admission form builder — mitten im Zyklus zu überarbeiten ist allerdings riskant; bleiben Sie inkrementell.
Der Zykluskalender
Entscheiden Sie und halten Sie fest:
- Bewerbung öffnet: typischerweise Woche −6 (heute)
- Termine Tag der offenen Tür: 1-3 Veranstaltungen, idealerweise Wochen −4 und −2
- Bewerbungsfrist: das Datum, das Woche 0 bestimmt
- Zieltermin für Entscheidungen: 3-4 Wochen nach der Frist
- Annahmefrist für Familien: 4-6 Wochen nach dem Angebot
Tragen Sie diese in ein geteiltes Google Doc / eine Notion-Seite ein, auf die das Team Zugriff hat. Die Plattform hat kein "Zyklus-Dashboard" — Ihr geteiltes Dokument ist die alleinige Wahrheitsquelle dafür, wer wann was weiss.
Der Launch-Broadcast (geplant, noch nicht gesendet)
Verfassen Sie Ihren Broadcast "Bewerbungen für September 2026 sind jetzt offen".
- Empfänger: All inquiries gefiltert nach "in den letzten 18 Monaten angefragt" (verwenden Sie den Datumsfilter). Damit erreichen Sie Familien, die im letzten Zyklus Interesse gezeigt, aber nicht beworben haben.
- Betreff: "Bewerbungen für den Eintritt im September 2026 sind offen"
- Inhalt: kurz — wann die Bewerbungen geöffnet haben, die Frist, Link zur Bewerbung, Link zu den Terminen des Tags der offenen Tür.
- Planen Sie für Montagmorgen in Woche −5 (
scheduled_forauf dem Broadcast). Senden Sie ihn nicht jetzt. Schulen, die Freitagnachmittage oder Wochenenden für Broadcasts nutzen, sehen rund 30% niedrigere Öffnungsraten.
Die Funktion für geplante Broadcasts der Plattform übernimmt den eigentlichen Versand. Sie müssen nicht online sein, wenn er ausgelöst wird.
Woche −5: Öffentliche Ankündigung
Der geplante Broadcast geht am Montagmorgen raus. Zwei Folgeaktionen während der Woche:
- Kündigen Sie auf der Website Ihrer Schule + Social Media an. Der Plattform-Broadcast erreicht Familien, die bereits in Ihrem CRM sind; Website + Social Media erreichen den Rest.
- Briefen Sie Ihr Team. Wer beantwortet Anfragen während der Bewerbungssaison? Wer leitet den Tag der offenen Tür? Wer triagiert Bewerbungen? Wenn Ihr Team in Woche −5 nicht abgestimmt ist, wird Sie das Bewerbungsvolumen in den Wochen −4 bis 0 überrollen.
Das Anfragevolumen wird in den Tagen nach dem Broadcast spürbar ansteigen. Beobachten Sie die Dashboard-Analytics — rechnen Sie damit, dass sich die Anfragen in den nächsten 7-10 Tagen gegenüber der vorherigen Basislinie etwa verdoppeln.
Woche −4: Erster Tag der offenen Tür
Veranstalten Sie diese Woche Ihren ersten Tag der offenen Tür (typischerweise Samstagmorgen). Siehe Running an open house für das operative Playbook — Einladung 2 Wochen vorher, Erinnerung am Vortag, Durchführung am Tag selbst, Nachfassen nach 48 Stunden.
Zwei zyklus-spezifische Hinweise:
- Erwähnen Sie die Bewerbungsfrist in der Begrüssungsrede. Teilnehmende am Tag der offenen Tür sind Ihre Interessenten mit der höchsten Konversionsabsicht; viele bewerben sich innerhalb von 7 Tagen nach dem Besuch, wenn Sie sie daran erinnern.
- Nutzen Sie am Montag danach den neuen veranstaltungsbezogenen Broadcast, um den Teilnehmenden zu danken und sie direkt zur Bewerbung zu führen. Klicken Sie auf "Message RSVPs" auf der Karte des Tags der offenen Tür — der Composer öffnet sich, beschränkt auf die Teilnehmenden dieser Veranstaltung.
Woche −3: Pflege mitten im Zyklus
Aktivität diese Woche eher ruhig. Zwei Dinge:
- Triagieren Sie die Anfrage-Pipeline. Alles, was länger als 7 Tage in "New" liegt, braucht Bewegung: antworten, qualifizieren oder archivieren. Siehe Family CRM basics.
- Prüfen Sie die Zahlen begonnener Bewerbungen. Analytics tab → Application start vs complete. Wenn die Startzahl gut ist (50+ für eine durchschnittliche Kohorte), die Abschlussquote aber niedrig (<40%), schauen Sie sich die Drop-off-Rate pro Schritt an — meist liegt es an einer Datei-Upload-Frage oder einem langen Freitext. Beheben Sie es jetzt, bevor der Ansturm zur Frist kommt.
Woche −2: Zweiter Tag der offenen Tür
Gleiches Playbook wie in Woche −4. Die Veranstaltung in Woche 2 zieht tendenziell eher Familien an, die es zur ersten nicht geschafft haben, einschliesslich internationaler Familien, die speziell für den Besuch einfliegen.
Zwei Anpassungen für die zweite Veranstaltung:
- Machen Sie die Dringlichkeit der Frist klarer. "Bewerbungen schliessen in X Tagen" sollte in der Begrüssungsrede und in der Bestätigungs-E-Mail stehen.
- Erfassen Sie die Fragen der Eltern am Tag selbst. Lassen Sie ein Teammitglied jede Frage notieren, die Eltern stellen. Verwenden Sie diese Liste im Pre-Deadline-Broadcast in Woche −1.
Woche −1: Endspurt vor der Frist
Die meisten Bewerbungen treffen in den letzten 10 Tagen ein. Diese Woche zwei geplante Broadcasts:
- Montag: "Noch 1 Woche bis zum Bewerbungsschluss." Empfänger: Alle Anfragen, die in den letzten 18 Monaten angefragt und NOCH KEINE Bewerbung eingereicht haben. Die Plattform filtert nicht automatisch nach Bewerbungsstatus — Sie müssen Einreichende manuell ausschliessen, indem Sie die Anfrageliste exportieren und mit Ihrem Admissions tab abgleichen. Dies ist einer der manuellen Abgleichsschritte.
- Freitag: "Noch 48 Stunden." Gleiche Empfänger. Etwas dringlicherer Ton. Fügen Sie einen direkten Bewerbungslink ein.
Senden Sie am Wochenende keinen Broadcast — halten Sie die Wochenenden für Antworten auf Anfragen frei, nicht für ausgehende Kommunikation.
Woche 0: Frist-Woche
Die Frist fällt in diese Woche. Bis zum Tag danach:
- Sperren Sie das Formular (Admissions → Settings → Stop accepting new applications). Wer begonnen, aber nicht abgeschlossen hat, steht jetzt im Status "Incomplete".
- Ziehen Sie die Zahlen: Wie viele haben eingereicht, wie viele haben die Gebühr bezahlt (falls Sie eine Bewerbungsgebühr erheben), wie viele würden Sie als "vollständige Pakete" betrachten (Dokumente + Einwilligungen + Zahlung).
- Vergleichen Sie mit Ihrem Ziel. Eine eventuelle Unterdeckung entscheidet darüber, ob Sie eine Spätbewerbungspolitik einführen.
Spätbewerbungen
Die meisten Schulen akzeptieren Spätbewerbungen "mit triftiger Begründung" bis zu 2 Wochen nach der Frist. Falls Sie das tun, legen Sie das am Tag 1 als Richtlinie fest, entscheiden Sie nicht von Fall zu Fall — Fallentscheidungen wirken inkonsistent und schaffen politische Spannungen mit Eltern befreundeter Familien.
Um Spätbewerbungen anzunehmen, öffnen Sie das Formular kurz wieder. Steuern Sie das Volumen, indem Sie die Bewerbungsgebühr für Späteintritte erhöhen (z.B. +50%) — das selektiert ernsthafte Bewerber.
Wochen 1-2: Prüfung
Der Grossteil der Entscheidungsarbeit fällt hier an. Siehe Reviewing applications für den detaillierten Workflow pro Bewerbung. Der Rhythmus auf Zyklusebene:
- Montag-Triage-Meeting. Zwei Personen, 30-60 Minuten, arbeiten "Needs review"-Bewerbungen durch. Entscheiden Sie für jede: bewerten / interviewen / ablehnen.
- Dienstag-Donnerstag: Assessments + Interviews. Planen Sie über den Nachrichten-Composer der Bewerbung (Schedule interview template) — die Familie wählt einen Slot aus Ihrem Kalender.
- Freitag: Notizen-Tag. Jedes Teammitglied schreibt zusammenfassende Notizen zu den Familien, die es diese Woche interviewt hat. Die Notizen fliessen ins Entscheidungsmeeting ein.
Woche 3: Entscheidung
Die Entscheidungswoche ist strukturiert, aber komprimiert.
- Montag: Vorbesprechung. Jede Prüferin und jeder Prüfer bringt ihre/seine Empfehlung pro Bewerbung mit. Diskutieren Sie Grenzfälle.
- Dienstag-Mittwoch: Entscheidungen. Verwenden Sie das Decision panel im Bulk — arbeiten Sie den Admissions tab gefiltert auf "Decision pending" durch und versenden Sie Angebote / Wartelisten / Absagen.
- Wählen Sie EINEN Tag für ALLE Entscheidungen. Wenn Entscheidungen über die Woche verteilt werden, entstehen Gerüchte zwischen Familien ("Sophie hat am Dienstag Bescheid bekommen, aber wir haben noch nichts gehört — müssen wir uns Sorgen machen?"). Versand an einem Tag verhindert das.
- Nutzen Sie die Nachrichtenvorlagen für Personalisierung.
Die Vorlagenvariablen (
${studentName},${parentName}) machen die Anpassung pro Familie schnell. Verwenden Sie nicht die generische Vorlage, wenn die Bewerbung personalisiertes Feedback verdient hätte.
Nach allen Entscheidungen:
- Senden Sie den Zyklus-Rückblicks-Broadcast an "All contacts" gefiltert auf "in den letzten 18 Monaten angefragt" — eine kurze Nachricht "Danke für Ihr Interesse in diesem Zyklus; hier sind die Tage der offenen Tür für den nächsten Zyklus". Hält kalte Interessenten warm.
Woche 4: Annahmefenster
Die Angebote sind raus; die Familien haben jetzt 4-6 Wochen, um anzunehmen.
- Keine Kontaktaufnahme in den ersten 2 Wochen — lassen Sie Familien intern diskutieren. Zu schnelles Nachhaken wirkt wie Druck.
- Check-in in der Fenstermitte für Familien mit hoher Priorität (Geschwister aktueller Schüler:innen, Stipendienkandidat:innen, spezifische Programm-Passungen). Persönliche CRM-Nachrichten, keine Broadcasts.
- Erinnerung am Ende des Fensters für alle, die nicht geantwortet haben — eine höfliche Nachricht "Ihr Angebot läuft am X ab" über den Bewerbungs-Thread.
Die Plattform verfolgt die Annahmequote nicht automatisch; Sie müssen am Ende des Fensters im Admissions tab Accepted vs Offered zählen.
Nach dem Zyklus: der Abgleich
Sobald die Annahmefrist abläuft:
- Endgültige Kohortenzahl. Manuell in Ihrer Tabelle zusammenstellen. Vergleichen Sie mit dem ursprünglichen Ziel.
- Zyklus-Retro. 60-minütiges Meeting mit dem Aufnahmeteam: Was hat funktioniert, was nicht, was soll nächstes Jahr anders laufen. Schreiben Sie es auf — die Version von Ihnen, die im nächsten Jahr den Zyklus leitet, wird der Version von Ihnen danken, die die Lehren festgehalten hat.
- Aktualisieren Sie das Formular auf Basis der Retro-Erkenntnisse. Auch kleine Änderungen (besserer Hilfetext bei der Essay-Frage, Entfernen eines wenig genutzten Feldes) summieren sich über Jahre.
Den Zyklus im Kohorten-Dashboard verfolgen
Das Kohorten-Dashboard (Admissions → View by cohort) ist der eine Ort, an dem Sie den Zyklus beobachten. Eine Karte pro (Eintrittsjahr, Programm) zeigt:
- Den 5-Stufen-Funnel (needs review → in review → decision pending → offered → closed) mit Live-Zahlen
- Die Gesamtzahl der Eingeschriebenen, separat hervorgehoben
- Fortschritt gegenüber Ihrem Ziel, falls eines gesetzt wurde
Setzen Sie das Ziel einmal in Woche −6, indem Sie auf "Set target" auf der entsprechenden Kohortenkarte klicken. Fügen Sie eine Notizzeile für die Aufteilung hinzu (z.B. "12 extern, 12 intern"), damit der Rest des Teams die Aufschlüsselung sieht.
Der Jahresvergleich ist im Analytics tab noch nicht eingebaut — wenn Sie "dieser Zyklus vs. letzter Zyklus" wollen, exportieren Sie beide Jahre aus der Admissions-Liste als CSV und vergleichen Sie manuell.
Wann Sie an uns eskalieren sollten
Schreiben Sie an admin@swissprivate-schools.ch, wenn:
- Sie mitten im Zyklus einen massgeschneiderten "Kohorten-Dashboard"-Export für Ihre Schule wünschen — wir führen das SQL aus und senden Ihnen einen Snapshot
- Das Bewerbungsvolumen dramatisch von den Erwartungen abweicht (hoch oder niedrig) — wir können das öffentliche Profil + den Analytics-Funnel auf technische Probleme prüfen, die echte Performance verdecken könnten
- Sie Bewerbungen in grossem Umfang aktualisieren müssen (z.B. 30 Bewerbungen auf das nächste Jahr verschieben) — wir können das serverseitig erledigen
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