Das Anfrageformular ist die Eingangstür zu Ihrem CRM. Jede Familie, die auf Ihrem öffentlichen Profil auf «Anfragen» klickt, durchläuft es. Was Sie auf das Formular setzen, prägt die Qualität der nachfolgenden Gespräche – die richtigen Fragen qualifizieren die Familie, bevor Sie Zeit in eine Antwort investieren; die falschen Fragen lassen sie am Formular abspringen.
Dieser Artikel behandelt die 5 benutzerdefinierten Fragetypen, die operativen Mechanismen (Neusortierung, Duplizierung, Übersetzung), das 4-Fragen-Limit und warum es existiert sowie das, was das Anfrageformular bewusst nicht tut.
Wozu das Formular dient
Das Anfrageformular ist ein erstes Verkaufsgespräch beim Erstkontakt. Seine Aufgabe ist es, genug über die Familie zu erfassen, um (a) mit etwas Nützlichem zu antworten und (b) sie zu qualifizieren, bevor Sie die Zeit Ihres Teams einplanen.
Es ist kein Bewerbungsformular. Wenn Sie 12 Fragen, Datei-Uploads, bedingte Verzweigung und einen mehrstufigen Assistenten wünschen, brauchen Sie stattdessen das Admissions-Modul – siehe Der Bewerbungsformular-Builder.
Behandeln Sie die beiden Oberflächen unterschiedlich:
- Anfrageformular – insgesamt 6-8 Felder, 1 Minute zum Ausfüllen, Ziel: Lead erfassen + qualifizieren
- Admissions-Bewerbung – über 20 Felder, strukturierte Erfassung, Ziel: alles für eine Entscheidung sammeln
Die Standardfelder (konfigurierbar, keine benutzerdefinierte Frage nötig)
Bevor Sie eine einzige benutzerdefinierte Frage hinzufügen, enthält das Formular bereits:
- Name – erforderlich, immer aktiv
- E-Mail – erforderlich, immer aktiv, validiert
- Nachricht – erforderlich, Freitext
- Telefon – optional oder erforderlich (konfigurierbar, standardmässig optional)
- Name + Alter des Kindes – optional oder erforderlich (konfigurierbar)
- Eintrittszeitpunkt – optional oder erforderlich (konfigurierbar)
Die Schalter für Telefon / Kind / Zeitpunkt finden Sie unter Settings → Inquiry form → Default fields. Die meisten Schulen aktivieren alle drei als optional; Internate machen das Alter des Kindes oft erforderlich, weil das Alter bestimmt, welches Internatshaus das Kind aufnehmen kann.
Sie können ein perfekt funktionierendes Anfrageformular ohne eine einzige benutzerdefinierte Frage ausliefern – die Standardwerte decken etwa 80% der Schulen ab. Benutzerdefinierte Fragen sind für den schulspezifischen Qualifier gedacht, den Sie zusätzlich wünschen.
Das 4-Fragen-Limit und warum es existiert
Sie können maximal 4 aktive benutzerdefinierte Fragen zu Ihrem Anfrageformular hinzufügen. Dies ist eine harte Grenze, die auf Datenbankebene erzwungen wird, nicht nur eine Empfehlung.
Der Grund: Formulare mit insgesamt mehr als 8 Feldern (Standard + benutzerdefiniert) weisen in unseren Daten eine Abbruchrate von über 50% auf, und der Grenznutzen jeder zusätzlichen Frage nimmt schnell ab. Schulen, die versucht haben, eine 15-Fragen-Erfassung aus dem Anfrageformular herauszuholen, berichten ausnahmslos dasselbe Ergebnis: weniger Anfragen, keine bessere Qualifikation.
Wenn Sie mehr als 4 benutzerdefinierte Fragen benötigen, ist die richtige Oberfläche das Admissions-Modul. Die Trennung ist bewusst – leichtes Formular für den Anfang des Funnels, strukturiertes Formular für den Bewerbungsschritt.
Die 5 Fragetypen
Das Anfrageformular unterstützt fünf Fragetypen. Jeder hat ein typisiertes Konfigurationsformular, das sich öffnet, nachdem Sie den Typ ausgewählt haben.
Text
Freitextantwort. Konfigurieren Sie:
- Antwortlänge – kurz (einzeilig, auf ca. 120 Zeichen begrenzt) oder lang (mehrzeilig, auf ca. 500 Zeichen begrenzt)
- Platzhalter – Beispieltext, der in der leeren Eingabe angezeigt wird
- Maximale Länge – harte Grenze, wenn Sie strenger als der Standard sein möchten
Verwenden für: «Gibt es etwas Spezifisches über Ihr Kind, das wir wissen sollten?», «Wie haben Sie von uns erfahren?», «Was ist das Wichtigste an einer Schule für Ihre Familie?»
Options
Einzel- oder Mehrfachauswahl aus einer von Ihnen definierten Liste. Konfigurieren Sie:
- Auswahltyp – einzeln (Radio-Buttons) oder mehrfach (Checkboxen)
- Optionsliste – Optionen einzeln hinzufügen; Enter zum Hinzufügen einer Zeile
Verwenden für: «Aktuelles Schuljahr» (einzeln von Y1-Y13), «Programme von Interesse» (mehrfach aus IB / Schweizer Matura / A-Levels), «Internat oder Tagesschule» (einzeln aus Internat / Tagesschule / Beides offen).
Mit Abstand der meistgenutzte Fragetyp. Einfachauswahl mit 5-8 Optionen ist der Sweet Spot – lange Listen wirken wie Arbeit.
Number
Numerische Eingabe. Konfigurieren Sie:
- Min / max – Grenzen
- Schritt – Inkrement (1 für ganze Zahlen, 0,5 für halbe Punkte)
- Einheit – Beschriftung neben der Eingabe (CHF, Jahre, Stunden)
Verwenden für: «Jährlicher Budgetrahmen» (mit Einheit CHF, min 30000), «Anzahl Geschwister, die sich ebenfalls bewerben» (min 0, max 5), «Jahre Französischunterricht».
Date
Datumsauswahl. Konfigurieren Sie:
- Min / max Datum – Grenzen
- Vergangenheit deaktivieren – true, wenn Sie nur zukünftige Daten möchten (z.B. Eintrittsdatum)
- Zukunft deaktivieren – true, wenn Sie nur vergangene Daten möchten (z.B. Enddatum der zuletzt besuchten Schule)
Verwenden für: «Gewünschtes Eintrittsdatum» (Vergangenheit deaktivieren), «Wunschdatum für eine Führung» (Vergangenheit deaktivieren, enges Fenster), «Datum, an dem das Kind die vorherige Schule verlassen hat» (Zukunft deaktivieren).
Conditions
Ein spezieller Typ für die Anzeige von Bedingungen / Konditionen / Disclaimern mit optionaler Unterschriftserfassung. Konfigurieren Sie:
- Inhaltstyp – Text (Absatz inline angezeigt) oder Link (Link zu einer URL)
- Text / URL der Bedingungen – der Inhalt
- Unterschrift erfassen – wenn true, muss die Familie ihren Namen eintippen, um zu bestätigen
Verwenden für: DSGVO-Zustimmung, Foto-Freigabe, Bestätigung einer verspäteten Bewerbung, Bestätigung der Stipendienberechtigung. Der Schalter «Unterschrift erfassen» erstellt einen einfachen Audit-Trail (eingetippter Name + Zeitstempel auf der Anfrage).
Nicht für: lange Rechtstexte. Wenn Ihre Bedingungen mehr als 4 Absätze umfassen, verlinken Sie auf eine separate Seite, statt sie inline einzubetten.
Eine Frage hinzufügen – Anleitung
Settings → Inquiry form → Add question.
Phase 1 – Typauswahl:
- Ein Raster der 5 Typen mit einer kurzen Beschreibung jedes Typs. Wählen Sie einen aus
- Das Modal wechselt zum typisierten Konfigurationsformular
Phase 2 – typisierte Konfiguration:
- Fragetext – was die Familie als Beschriftung sieht
- Hilfetext (optional) – kleiner grauer Text unter der Eingabe, der die Frage erklärt (für nicht offensichtliche Fragen verwenden)
- Erforderlich-Schalter – ob die Familie antworten muss, um abzusenden
- Typspezifische Felder – Optionen für
options, min/max fürnumberusw. - Speichern
Die Frage landet am Ende Ihrer Frageliste, standardmässig aktiv. Sie erscheint sofort auf Ihrem öffentlichen Formular.
Konkretes Beispiel
Hinzufügen einer Frage «Aktuelles Schuljahr»:
- Klicken Sie auf "Add question", wählen Sie Options
- Fragetext: «In welchem Jahr ist Ihr Kind derzeit?»
- Auswahltyp: Einzeln
- Optionsliste: «Year 1» → Enter, «Year 2» → Enter, ... bis Year 13
- Erforderlich: Ja
- Hilfetext: «Wir verwenden dies, um Ihre Anfrage an das richtige Mitglied des Admissions-Teams weiterzuleiten»
- Speichern
Das Formular fragt die Familie nun vor dem Absenden nach einem Jahr.
Fragen neu sortieren
Ziehen Sie den Griff links neben jeder Fragezeile, um die Reihenfolge zu ändern. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert – kein separater Speichern-Button.
Best Practice für die Reihenfolge:
- Kurze / schnelle Fragen zuerst (Einfachauswahl-Dropdowns, Schuljahr)
- Freitext / längere Fragen in der Mitte
- Bedingungen / Zustimmungen zum Schluss
Das Vorziehen kurzer Fragen reduziert Abbrüche – die Familie spürt Schwung, kommt zur längeren Frage bereits dazu verpflichtet, fertigzustellen.
Bearbeiten vs. Duplizieren
Jede Fragezeile hat Aktionen für Bearbeiten und "Duplicate":
- Bearbeiten behält die UUID der Frage bei. Vergangene Antworten auf Anfragen bleiben mit der (bearbeiteten) Frage verknüpft. Verwenden Sie es, wenn Sie nur den Wortlaut anpassen oder einen Tippfehler beheben.
- "Duplicate" erstellt eine neue Frage mit einer neuen UUID. Verwenden Sie es, wenn Sie eine frische Variante für einen A/B-Vergleich wünschen, oder wenn die Änderung so gross ist, dass historische Antworten nicht wirklich auf die neue Frage zutreffen.
Der Trade-off: Bearbeiten hält Ihre Historie sauber (eine Frage pro Konzept über die Zeit). Duplizieren hält die Wortlaut-Historie sauber (Sie können genau sehen, was wann gefragt wurde). Die meisten Schulen verwenden zu 99% Bearbeiten.
Löschen
Löschen entfernt die Frage per Soft-Delete. Die Antworten vergangener Anfragen bleiben in der Datenbank – Sie können sie weiterhin in der Detailansicht der Anfrage sehen. Die Frage erscheint nur nicht mehr auf dem Formular für neue Einreichungen.
Fragen übersetzen
Wenn Ihre Schule die automatische Übersetzung aktiviert hat (Settings → School profile → Languages), werden Fragen, die Sie in Ihrer Quellsprache erstellen, beim Speichern via DeepL automatisch auf Französisch / Deutsch / Italienisch verteilt.
Für sensible Fragen (Zustimmungen, rechtsnahe Inhalte) verwenden Sie die manuelle Übersetzung: Die Übersetzungsregisterkarte jeder Frage lässt Sie den Text pro Sprache selbst schreiben. Der Status jeder Sprache wird verfolgt (Entwurf / übersetzt / genehmigt), sodass Sie sehen, was geprüft wurde.
Eine Familie, die das Formular auf Französisch ansieht, sieht die Frage auf Französisch. Die Antwort, die sie einreicht, wird so gespeichert, wie sie ist – keine Übersetzung auf der Antwortseite.
Smoke-Test nach jeder Änderung
Jedes Mal, wenn Sie das Anfrageformular ändern, führen Sie dies durch:
- Öffnen Sie Ihr öffentliches Profil in einem Inkognito-Tab
- Klicken Sie auf «Anfragen»
- Prüfen Sie, ob das Formular richtig aussieht – Reihenfolge, Standardwerte, benutzerdefinierte Fragen, gegebenenfalls Übersetzungen
- Reichen Sie eine Testanfrage von Ihrer eigenen E-Mail aus ein
- Bestätigen Sie, dass sie in Ihrem Dashboard mit den sichtbaren benutzerdefinierten Antworten gelandet ist
- Löschen Sie die Testanfrage
Das fängt 80% der Support-Tickets «Das Formular ist kaputt» ab. Es dauert 3 Minuten; tun Sie es.
Wo die Antworten landen
Wenn eine Familie das Formular einreicht, werden die Antworten auf
benutzerdefinierte Fragen in inquiries.custom_answers als
JSONB-Blob gespeichert, mit question_id als Schlüssel.
Im Dashboard werden die Antworten in der Detailansicht der Anfrage angezeigt, beschriftet mit dem Fragetext so, wie er zum Zeitpunkt der Einreichung erschien. Wenn Sie den Wortlaut der Frage später bearbeiten, zeigen alte Antworten weiterhin den alten Wortlaut – sie sind eine Momentaufnahme des stattgefundenen Gesprächs, keine Live-Ansicht.
Was das Formular NICHT kann (und warum)
Dinge, die Schulen manchmal wünschen, aber nicht ausgeliefert sind:
- Bedingte Verzweigung («Frage 3 nur anzeigen, wenn die Antwort auf Frage 2 X war») – nicht im Schema. Das Anfrageformular soll linear und kurz sein. Wenn Sie Verzweigung benötigen, verwenden Sie das Admissions-Modul.
- Datei-Uploads – explizit auf DB-Ebene blockiert. Datei-Fragen existieren nur in Admissions. Wenn Ihr Anfrageformular Dateien benötigt, haben Sie die Grenze zum Bewerbungsbereich überschritten.
- Live-Vorschau vor dem Speichern – nicht gebaut. Verwenden Sie stattdessen den Inkognito-Tab-Smoke-Test (oben).
- Erforderlich-nur-wenn-anderes-Feld-ausgefüllt – gleiche Antwort wie bei bedingter Verzweigung. Hier nicht unterstützt; in Admissions über den Frageneditor verfügbar.
- Mehr als 4 benutzerdefinierte Fragen – harte Grenze. Siehe den Abschnitt zum Limit oben für das Warum.
Keines davon ist ein Bug. Es sind bewusste Scope-Entscheidungen, um das Anfrageformular kurz und die Abbruchrate niedrig zu halten. Wenn etwas hier wirklich nicht zu Ihrem Workflow passt, schreiben Sie uns eine E-Mail und wir diskutieren.
Häufige Fehler
- Ein 15-Fragen-Formular bauen. Formulare mit mehr als 8 Feldern brechen zu über 50% ab. Weniger, besser gewählte Fragen übertreffen viele schwache.
- Das Anfrageformular für bewerbungsartige Erfassung nutzen. Falsche Oberfläche. Wechseln Sie zu Admissions.
- Vergessen, Optionen zu übersetzen. Die automatische
Übersetzung behandelt den Fragetext, aber nicht immer
Optionslisten für den Typ
options. Klicken Sie in die Übersetzungsregisterkarten und prüfen Sie, dass die französischen / deutschen / italienischen Optionen korrekt lesbar sind, bevor Sie live gehen. - Langer Hilfetext. Hilfetext ist für einen kurzen klärenden Satz, nicht für Absätze. Wenn Sie einen Absatz brauchen, ist die Frage selbst unklar – schreiben Sie sie um.
- Alles erforderlich. Jedes Feld als erforderlich zu markieren reduziert Anfragen. Machen Sie den Qualifier erforderlich (Schuljahr, Budget), den Rest optional.
Wann an uns eskalieren
Schreiben Sie an admin@swissprivate-schools.ch, wenn:
- Eine benutzerdefinierte Frage auf dem öffentlichen Formular nicht korrekt angezeigt wird (nach dem Smoke-Test) – wir können die Rendering-Pipeline prüfen
- Sie einen Fragetyp benötigen, der noch nicht existiert, und Sie Admissions als Alternative geprüft haben – sagen Sie uns, was Sie brauchen; wir verfolgen diese Anfragen
- Sie Fragen für mehrere von Ihnen verwaltete Schulen massenweise erstellen möchten (Bespoke / Multi-School-Operatoren) – wir haben eine API dafür
Wir antworten innerhalb von 2 Geschäftstagen.