Dies ist die Checkliste, die wir mit Schulen unmittelbar vor dem Go-live durchgehen. Zwölf Punkte, gruppiert in vier Kategorien: Profilvollständigkeit, operative Bereitschaft, Abrechnung und ein abschliessender Smoke-Test.
Das Durcharbeiten dauert etwa 30 Minuten. Überspringen Sie es nicht — jeder Punkt auf der Liste war irgendwann einmal der Grund dafür, dass die erste Woche einer Schule schlecht verlief.
Profilvollständigkeit (5 Punkte)
Das ist, was potenzielle Familien sehen. Ein unvollständiges Profil bedeutet weniger Anfragen und eine niedrigere Konversionsrate der Anfragen, die Sie erhalten.
☐ 1. Hero-Bild gesetzt und in hoher Qualität
Das Hero-Bild ist das Foto oben auf Ihrer öffentlichen Profilseite und in den Suchergebnissen. Standardmässig ist es das von der Plattform bereitgestellte generische Bild — ersetzen Sie es durch etwas Spezifisches für Ihre Schule.
Qualitätsanforderung: mindestens 1920px breit, Querformat, scharf, bei Tageslicht aufgenommen (goldene Stunde ist am besten), zeigt den Charakter des Campus (Gebäude, Gelände, arbeitende Schüler — kein gestelltes Gruppenfoto).
Überprüfen: Profile tab → oben auf der Seite. Wirkt sowohl auf dem Mobilgerät (schmale Vorschau) als auch auf dem Desktop ansprechend.
☐ 2. Beschreibung ausgefüllt, 200+ Wörter
Die Beschreibung erscheint unter dem Hero-Bild. Drei kurze Absätze:
- Wer Sie sind — Schultyp, Stufe, Standort, Grösse
- Was Sie auszeichnet — Pädagogik, Programme, Philosophie, Geschichte
- Wer passt — welche Art von Familie wird hier glücklich sein
Verzichten Sie auf Marketing-Sprache ("Exzellenz in der Bildung", "Weltklasse-Bildung"). Sagen Sie konkrete Dinge. "Unsere Schule hat 180 Schüler in den Jahrgängen 7-13, darunter 60 Internatsschüler aus 22 Ländern" ist besser als "Wir sind eine vielfältige internationale Gemeinschaft."
Überprüfen: Profile tab → Description section. Lesen Sie sie laut vor. Klingt es, als hätte ein Mensch sie geschrieben, oder wie eine Broschüre?
☐ 3. Programme angekreuzt
Settings → Profile → Programs. Kreuzen Sie jedes Programm/Curriculum an, das Sie anbieten (IB, Schweizer Matura, A-Levels, IGCSE, AP, French Bac, etc.). Programme sind das, was Sie in gefilterten Suchen erscheinen lässt — eine Familie, die nach "IB" filtert, sieht nur IB-Schulen, sodass nicht angekreuzte Programme Sie für diese Suchen unsichtbar machen.
Überprüfen: Öffnen Sie Ihr öffentliches Profil in einem Inkognito-Tab und finden Sie Ihre Schule in einer nach Programm gefilterten Suche. Sie sollten erscheinen.
☐ 4. Gebühren offengelegt (oder bewusst nicht)
Wir zeigen die Gebühren prominent auf dem öffentlichen Profil an, weil Familien sie vergleichen. Sie haben drei Möglichkeiten:
- Vollständige Gebühren offenlegen — die meisten Anfragen, Mischung aus qualifizierten und nicht qualifizierten
- "Ab CHF X" offenlegen — Mittelweg, signalisiert die Spanne
- Nicht offenlegen — weniger Anfragen, meist ernsthafte
Es gibt keine falsche Antwort, aber der Standard ist "wir haben noch keine Gebühren ausgefüllt" — das signalisiert Unvollständigkeit, nicht Absicht. Füllen Sie entweder die Gebühren aus oder markieren Sie sie explizit als "auf Anfrage", damit Familien eine bewusste Entscheidung sehen.
Überprüfen: Profile tab → Pricing. Der Status ist einer der drei oben genannten, nicht leer.
☐ 5. Mindestens 6 Fotos in der Galerie
Das Hero-Bild allein reicht nicht aus. Familien scrollen durch die Galerie und suchen nach: einer Aufnahme aus dem Klassenzimmer, einem Schlafsaal/Aufenthaltsraum (bei Internaten), einem Aussenbereich, dem Speisesaal, arbeitenden Schülern und einem Porträt des Schulleiters / des Admissions-Teams.
Sechs ist das Minimum, um das Galerieraster zu füllen; 10-15 ist ideal. Wenn Sie nur 3 haben, wirkt die Galerie halbfertig.
Überprüfen: Profile tab → Photos. Die Galerie hat ≥6 Einträge, mit Bildunterschriften, wo nützlich.
Operative Bereitschaft (4 Punkte)
Das ist es, was den Anfrage-/Buchungs-Flow nach dem Launch tatsächlich funktionieren lässt.
☐ 6. Benachrichtigungsziele bestätigt
Settings → Notification preferences. Die E-Mail-Adresse, die "new inquiry"-Benachrichtigungen erhält, ist die richtige — typischerweise ein gemeinsames Postfach oder admissions@yourschool.ch, nicht die persönliche E-Mail-Adresse des Schulleiters.
Überprüfen: Settings → Notifications. Die E-Mail-Adresse ist die richtige für das Team, das die Anfragen täglich bearbeitet.
☐ 7. Anfrageformular angepasst
Settings → Inquiry form. Das Standardformular hat Name/E-Mail/Nachricht. Fügen Sie 1-3 benutzerdefinierte Fragen hinzu, die für Ihre Schule spezifisch sind — typischerweise "Jahrgangsstufe", "Eintrittsdatum" und "Internat vs. Tagesschule". Mehr als 3 benutzerdefinierte Fragen, und Familien brechen das Formular ab.
Überprüfen: Öffnen Sie Ihr öffentliches Profil in einem Inkognito-Tab, klicken Sie auf den Anfragebutton, sehen Sie das Formular. Benutzerdefinierte Fragen erscheinen und sehen richtig aus.
☐ 8. Besichtigungskalender live mit eingestellter Verfügbarkeit
Settings → Bookings. Mindestens ein Tour-Typ konfiguriert. Die wöchentliche Verfügbarkeit hat mindestens 2 Zeitfenster pro Woche. Send automatic reminder email eingeschaltet (standardmässig ausgeschaltet — die meisten Schulen wollen es eingeschaltet; es erhöht die Erscheinungsrate von ~60% auf 75-85%).
Überprüfen: Öffnen Sie Ihr öffentliches Profil im Inkognito-Modus, klicken Sie auf "Book a tour". Das Buchungs-Widget erscheint. Verfügbare Slots werden für die nächsten 2 Wochen angezeigt.
☐ 9. Teammitglieder eingeladen und akzeptiert
Settings → Team. Jeder, der das Dashboard täglich nutzen wird, ist eingeladen UND hat akzeptiert (Status: Active, nicht Pending). Das vermeidet die Panik am Tag 1 des Launches, in der der Schulleiter einen Screenshot einer Anfrage per WhatsApp an die Admissions-Leitung schickt, weil die Leitung noch kein Konto hat.
Überprüfen: Settings → Team. Alle Teammitglieder zeigen den Status "Active".
Abrechnung (1 Punkt)
☐ 10. Abrechnungsmodus + Zahlung bestätigt
Settings → Billing.
- Card billing: Zahlungsmethode hinterlegt, kein Banner auf der Overview sichtbar, "Active"-Status auf dem Abonnement.
- Invoice billing (PO/Net-30): PO-Nummer und Billing-Kontakt- E-Mail sind korrekt, erste Rechnung von Ihrem Finanzteam erhalten und entweder bezahlt oder zur Zahlung eingeplant.
Wenn hier etwas falsch aussieht, beheben Sie es vor dem Launch. Schulen, die mit einem ungeklärten Abrechnungsstatus live gehen, riskieren, dass das Dashboard Mitte September Funktionen automatisch deaktiviert, wenn die Zahlung fehlschlägt und niemand es bemerkt, weil alle auf eingehende Anfragen fokussiert sind.
Überprüfen: Settings → Billing. Der Status ist "Active" oder "Trialing → Active scheduled". Keine roten Banner auf der Overview.
Smoke-Test (2 Punkte)
Die letzten beiden Punkte sind End-to-End-Tests. Sie dauern 5 Minuten und fangen ~80% der "nichts funktioniert"-Support-Tickets ab.
☐ 11. Senden Sie eine Test-Anfrage an sich selbst
Öffnen Sie Ihr öffentliches Profil in einem Inkognito-Tab. Füllen Sie das Anfrageformular mit einem fiktiven Familiennamen und Ihrer eigenen E-Mail-Adresse aus. Absenden.
Was passieren sollte, in dieser Reihenfolge:
- Das Formular zeigt einen Bestätigungsbildschirm ("wir haben Ihre Anfrage erhalten").
- Sie erhalten innerhalb von 2 Minuten eine automatische Antwort- E-Mail von der Adresse Ihrer Schule.
- Die Anfrage erscheint innerhalb von 5 Minuten im Inquiries tab Ihres Dashboards (ggf. aktualisieren).
- Die Benachrichtigungs-E-Mail landet im Postfach, das in Schritt 6 konfiguriert wurde.
Wenn eines davon nicht passiert, finden Sie die Lücke vor dem Go-live. Häufigste Ursache: Die Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse ist falsch (Schritt 6 nicht sorgfältig erledigt).
☐ 12. Buchen Sie eine Test-Besichtigung für sich selbst
Gleicher Inkognito-Tab — klicken Sie auf "Book a tour", wählen Sie einen Slot 2-3 Tage in der Zukunft, füllen Sie das Formular mit Ihren eigenen Daten aus. Absenden.
Was passieren sollte:
- Bestätigungsbildschirm.
- Bestätigungs-E-Mail an Sie (die "Familie") innerhalb von 2 Minuten.
- Die Buchung erscheint in Ihrem Bookings tab.
- Die Erinnerungs-E-Mail kommt 24h vor dem Slot an (Sie können das überprüfen, indem Sie einen Slot 25h im Voraus buchen und warten).
Nach der Bestätigung löschen Sie die Test-Anfrage und die Test-Buchung aus dem Dashboard, damit Ihr CRM und Ihre Pipeline nicht mit Junk-Daten starten.
Sie sind live
Wenn alle 12 abgehakt sind, sind Sie bereit. Familien werden Sie über die Suche, Google, unsere Verzeichnisseiten und jeden eingehenden Traffic finden, den Sie selbst generieren.
Eine Anmerkung zu den Erwartungen für Woche 1: Neue Schulen sehen in der ersten Woche normalerweise 2-8 Anfragen, wobei die erste 24-72 Stunden nach dem Go-live eintrifft. Wenn Sie nach 5 Tagen 0 sehen, stimmt etwas mit dem Profil nicht (normalerweise Fotos oder Beschreibung) — kein Plattform-Problem.
Über die Checkliste hinaus
Ein paar Dinge, die für den Launch nicht erforderlich sind, sich aber auszahlen, wenn Sie sie im ersten Monat erledigen:
- Fügen Sie eine virtuelle Besichtigung als zweiten Tour-Typ hinzu. Erreicht Familien, die nicht reisen können.
- Konfigurieren Sie E-Mail-Broadcasts mit einer Willkommens- E-Mail, die geplant ist, an jeden zu gehen, der eine Anfrage stellt. Kostenloses Pipeline-Warming.
- Richten Sie zwei Bewertungen von aktuellen Eltern ein. Bewertungen steigern die Konversion laut unseren Daten um ~15%.
- Wenn Sie auf Premium sind, skizzieren Sie Ihr Bewerbungsformular, auch wenn Sie es erst im September öffnen. Es im Voraus zu bauen bedeutet, dass Sie es nicht im Chaos der Bewerbungssaison zusammenschustern müssen.
Jedes davon hat seinen eigenen Artikel — arbeiten Sie sie in Monat 1-2 ab, nicht vor dem Launch.
Wann Sie um Hilfe bitten sollten
Schreiben Sie eine E-Mail an admin@swissprivate-schools.ch mit:
- "Ich habe die Checkliste abgeschlossen und möchte eine 15-minütige Überprüfung vor dem Go-live" — wir gehen sie in einem kurzen Anruf mit Ihnen durch
- "Punkt X verhält sich nicht so, wie der Artikel beschreibt" — Bug-Reports helfen uns, die Plattform zu verbessern
- "Ich bin mir nicht sicher, ob meine Fotos/Beschreibung gut genug sind" — wir geben ehrliches Feedback
Wir antworten innerhalb von 2 Werktagen, normalerweise am selben Tag.