Broadcasts (im Dashboard der Tab Rundschreiben) sind Eins-zu-viele-Nachrichten Ihrer Schule — Einladungen zu Tagen der offenen Tür, Neuigkeiten aus der Schule, Hinweise zum Schulstart, praktische Informationen für Familien, die zu Besuch kommen. Sie werden sowohl in der App (im Konto der Familie) als auch per E-Mail versendet, sodass sie die Familien erreichen, wo immer diese zuerst nachsehen. Sie können sofort senden oder den Versand planen.
Anders als eine CRM-Antwort (eine 1-zu-1-Nachricht innerhalb einer bestehenden Konversation) ist ein Broadcast eine neue Nachricht an eine Gruppe. Setzen Sie ihn sparsam ein — eine Liste, die Sie wöchentlich anschreiben, hört auf zu öffnen; eine monatlich angeschriebene öffnet weiterhin.
Neuigkeiten oder Mitteilung: zwei Arten von Broadcasts
Jeder Broadcast gehört zu einer von zwei Arten, und die gewählten Empfänger entscheiden, zu welcher:
- Neuigkeiten — Tage der offenen Tür, Veranstaltungen, Schulleben, Start der Aufnahmen, ein neues Programm. Gehen nur an Familien, die Ihre Neuigkeiten angefordert haben. Jede Neuigkeiten-E-Mail enthält eine Abmeldung mit einem Klick.
- Mitteilung — zu etwas, an dem die Familie beteiligt ist: dem Tag der offenen Tür, für den sie sich angemeldet hat, ihrem Besuch, ihrer Bewerbung, der Einschreibung ihres Kindes. Geht an alle Beteiligten, ohne vorherige Anmeldung — und genau deshalb muss sie bei diesem Thema bleiben. Jede Mitteilungs-E-Mail sagt der Familie, warum sie sie erhält („Sie erhalten diese Nachricht, weil Sie einen Besuch bei … gebucht haben") und enthält keinen Abmeldelink.
Der Test vor dem Senden: Geht es um den Besuch, die Bewerbung, die Einschreibung oder den Tag der offenen Tür, an dem diese Familien bereits beteiligt sind? Dann ist es eine Mitteilung. Alles andere — der Tag der offenen Tür im nächsten Monat, ein Stipendium, ein Sportergebnis, ein Newsletter — sind Neuigkeiten.
Warum die Grenze dort verläuft: Gängige E-Mail-Versanddienste wie Mailchimp senden Werbung nur an Personen, die eingewilligt haben, und das Schweizer Recht (Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG) verlangt für Werbe-E-Mails eine vorherige Einwilligung. Vorher zu fragen schützt zudem den Absender-Ruf Ihrer Schule — E-Mails, die Familien angefordert haben, werden geöffnet statt als Spam gemeldet — und bewahrt ihr Vertrauen.
Empfänger auswählen
Der Composer gruppiert seine Empfängerlisten unter Neuigkeiten und Mitteilung:
- Familien, die Ihre Neuigkeiten erhalten möchten (Neuigkeiten) — jede Familie, die Ja zu den Neuigkeiten Ihrer Schule gesagt und sie seither nicht abbestellt hat.
- Bevorstehende Führungen (Mitteilung) — Familien mit einem bestätigten, noch bevorstehenden Besuch. Geeignet für „Ihr Besuch ist am Donnerstag, hier können Sie parkieren".
- Familien mit laufender Bewerbung (Mitteilung) — eingereichte Bewerbungen, über die noch nicht entschieden wurde und die nicht abgeschlossen sind. Geeignet für Termine von Aufnahmegesprächen oder ein Dokument, das alle Bewerbenden einreichen müssen.
- Eingeschriebene Familien (Mitteilung) — Familien mit einem eingeschriebenen Kind. Geeignet für Informationen zum Schulstart, Gebühren, Transport, Schuluniform.
Die Angemeldeten eines Tags der offenen Tür stehen nicht in dieser Liste. Öffnen Sie den Composer auf der Karte dieses Tags mit Anmeldungen anschreiben: Er ist auf diese Veranstaltung festgelegt und bis 7 Tage danach verfügbar. Siehe Einen Tag der offenen Tür durchführen.
Die Zählung unter der Empfängerauswahl zeigt, wen Sie erreichen: Im Hintergrund kommt niemand hinzu. Die Liste wird beim Versand neu berechnet, sodass eine Familie, die sich während des Schreibens anmeldet, einbezogen wird. Familien, die Ihnen nur geschrieben, einen Besuch gebucht oder sich für einen Tag der offenen Tür angemeldet, aber nie Ja zu Ihren Neuigkeiten gesagt haben, stehen nicht auf der Neuigkeiten-Liste, und nichts im Composer fügt sie hinzu.
Wie Familien Ihre Neuigkeiten anfordern
Ihre Neuigkeiten-Liste wächst nur auf einem Weg: Eine Familie sagt Ja. Das kann sie:
- indem sie Neuigkeiten von [Ihre Schule] erhalten auf Ihrem Anfrageformular, Ihrem Formular für Besuchsbuchungen oder bei einer Anmeldung zum Tag der offenen Tür ankreuzt — das Kästchen ist nie vorausgewählt;
- mit der Schaltfläche Neuigkeiten erhalten auf Ihrer Schulseite (neben «Speichern» und «Teilen», oben auf der Seite);
- in der optionalen Neuigkeiten-Zeile im Schritt Einwilligungen, wenn sie sich bewirbt;
- in den Einstellungen ihres eigenen Kontos.
Eine Familie, die dabei nicht eingeloggt ist, erhält zuerst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Es wird nichts versendet, bevor sie darauf klickt, und der Link ist 7 Tage gültig. Danach behält sie die Kontrolle: Jede Neuigkeiten-E-Mail enthält eine Abmeldung mit einem Klick, und sie kann alle Schulneuigkeiten in ihrem Konto abschalten.
Mit Premium erscheinen das Kästchen und die Schaltfläche automatisch auf Ihrer Seite und Ihren Formularen — Sie müssen nichts einschalten. So wächst die Liste:
- Erwähnen Sie es an Tagen der offenen Tür und bei Führungen: „Wenn Sie unsere Einladungen erhalten möchten, kreuzen Sie das Kästchen im Formular an oder nutzen Sie die Schaltfläche Neuigkeiten erhalten auf unserer Seite."
- Verlinken Sie Ihre Schulseite auf Ihrer Website und in Ihren sozialen Kanälen, damit Familien die Schaltfläche Neuigkeiten erhalten finden.
- Versuchen Sie nicht, die Liste auf anderem Weg zu füllen. Eine Liste von Familien, die gefragt haben, ist eine Liste, die öffnet.
Übersetzungsgerecht schreiben
Wenn die automatische Übersetzung Ihrer Schule aktiviert ist, wird der in Ihrer eigenen Sprache verfasste Broadcast beim Versand per DeepL auf Französisch, Deutsch und Italienisch verteilt. Jede Familie erhält den Broadcast in ihrer bevorzugten Sprache (festgelegt bei der Registrierung oder über die Browsersprache beim Erstkontakt).
Für die meisten Broadcasts ist die automatische Übersetzung ausreichend — DeepL bewältigt einen konversationellen und informativen Ton gut. In zwei Situationen sollten Sie pro Sprache manuell verfassen:
- Rechtliche Hinweise und Einwilligungen. Die Wortwahl ist entscheidend; DeepLs „gut genug" reicht für alles mit rechtlichem Gewicht nicht aus.
- Schulspezifische Terminologie, die sich nicht übersetzen lässt. „Internat" vs. „boarding" vs. „convitto" können unterschiedliche Konnotationen tragen.
Der Composer verfügt über einen Schalter „Translate manually", der den Inhalt in vier nebeneinanderliegende Editoren aufteilt. Sie können Ihre Quellsprache kopieren und pro Sprache anpassen oder jede Version von Grund auf neu schreiben.
Sie können die automatische Übersetzung auch für einen einzelnen Broadcast überspringen (z. B. eine ausschliesslich französische Veranstaltungseinladung in einen einzelnen Kanton), ohne sie schulweit zu deaktivieren.
Anatomie eines Broadcasts, der gelesen wird
Drei Dinge trennen verlässlich einen Broadcast, auf den reagiert wird, von einem, der ignoriert wird:
- Betreffzeile unter 50 Zeichen. Darüber wird sie in den mobilen Vorschaufenstern abgeschnitten. Der Composer zeigt einen Zeichenzähler.
- Eine klare Handlung. Ein Broadcast mit einer Schaltfläche übertrifft einen Broadcast mit drei Links deutlich. Wenn Sie drei Dinge sagen müssen, versenden Sie drei Broadcasts, über eine Woche verteilt.
- Handlungsaufforderungen mit Verb am Anfang. „Tour buchen" schlägt „Tour-Informationen". „RSVP für Tag der offenen Tür" schlägt „Details zum Tag der offenen Tür". Aktive Verben lesen sich als klare nächste Schritte.
Die Schaltfläche selbst stammt aus dem Feld Action Link am unteren Rand des Composers. Lassen Sie es leer, dann ist der Broadcast eine reine Informationsmitteilung — manchmal die richtige Wahl (Schulstart-Daten, Feiertagsgrüsse), aber meistens wollen Sie eine Schaltfläche.
Frequenz und Timing
Ein- bis zweimal pro Monat ist für die meisten Schulzielgruppen ein tragfähiger Rhythmus. Wer häufiger als wöchentlich sendet, verbraucht Aufmerksamkeit schneller, als er sie aufbaut: Die Zielgruppe öffnet nicht mehr, und die Sendungen, auf die es wirklich ankommt (Fristen, Termine für Tage der offenen Tür), treffen auf eine Liste, die bereits abgeschaltet hat.
Dieser Rhythmus gilt für Neuigkeiten. Mitteilungen richten sich nach ihrem Anlass: Senden Sie eine, wenn die beteiligten Familien etwas wissen müssen, nicht um einen Takt einzuhalten.
Zum Timing: Dienstag- bis Donnerstagvormittag (Ihre Ortszeit, zwischen 8 und 10 Uhr) übertreffen konstant Freitagnachmittage und Wochenenden. Die Zielgruppe sind Eltern, die in ihrer Morgenroutine E-Mails abrufen — nicht Familien am Smartphone beim Abendessen.
Erfolg messen
Versendete Broadcasts erscheinen im Tab Rundschreiben mit Zustellungs- und Öffnungszahlen. Klicken Sie auf einen beliebigen Broadcast für empfängerspezifische Zustellungsdetails — nützlich, wenn eine Familie fragt „Haben Sie mir etwas geschickt?" und Sie bestätigen können, ob die E-Mail tatsächlich in ihrem Posteingang gelandet ist.
Häufige Fehler
- Neuigkeiten als Mitteilung versenden. Eine Einladung zum Tag der offenen Tür im nächsten Monat, die an „Bevorstehende Führungen" geht, weil diese Liste grösser ist, ist eine Neuigkeit — und erreicht Familien, die sie nie angefordert haben. Senden Sie sie an Familien, die Ihre Neuigkeiten erhalten möchten; Mitteilungen bleiben beim Besuch, der Bewerbung, der Einschreibung oder dem Tag der offenen Tür selbst.
- Versenden ohne Vorschau. Die Translate-manually-Ansicht des Composers ist eine Vorschauoberfläche — wechseln Sie durch jeden Sprachen-Tab, bevor Sie auf Senden klicken.
- Broadcasts für 1-zu-1 nutzen. Wenn Sie eine bestimmte Familie ansprechen („Hallo Sophie, zur Bewerbung Ihrer Tochter …"), ist das eine CRM-Antwort, kein Broadcast. Broadcasts gehen an Listen, niemals an Einzelpersonen.
- Den Action Link weglassen. Selbst informative Broadcasts profitieren von einer Schaltfläche — „Vollständige Veranstaltungs- details auf unserer Website ansehen" erzielt Klicks, die der Fliesstext allein nicht bringt.