Einen Tag der offenen Tür durchführen

Ein Tag der offenen Tür ist eine geplante Veranstaltung, bei der viele Familien Ihre Schule gleichzeitig besuchen — Aufnahme- sitzungen am Samstagvormittag für Internate, Informations- abende unter der Woche für Tagesschulen, "Lernen Sie die Schule kennen"-Veranstaltungen am Ende des Sommers vor Semesterbeginn.

Die Funktion für Tage der offenen Tür der Plattform deckt die Discovery- und RSVP-Ebene ab: ein öffentliches Verzeichnis, in dem interessierte Familien Ihre Veranstaltung finden und ihr Interesse anmelden können. Die Durchführung am Tag selbst (Begrüssung, Führungen, Check-in, Nachfassen) erfolgt ausserhalb des Dashboards — die In-App-Werkzeuge sind bewusst minimal gehalten.

Dieser Artikel behandelt, was im Produkt enthalten ist, wo die Grenzen liegen und welche operativen Abläufe für Schulen funktionieren, die 2-4 Tage der offenen Tür pro Jahr durchführen.

Tag der offenen Tür vs. Besichtigungsbuchung

| | Open House | Tour booking | |---|---|---| | Zielgruppe | Viele Familien, eine Veranstaltung | Eine Familie, ein Termin | | Format | Gruppenveranstaltung, festes Datum/Uhrzeit | 1:1-Besuch, Familie wählt aus Ihrem Kalender | | Discovery | Öffentlich gelistet auf /open-houses und Ihrer Schulseite | Buchbar von Ihrer Schulseite, wenn Familien anfragen | | RSVP | Leichte Interessensbekundung | Vollständige Buchung mit Status (pending → confirmed) | | Am besten für | Grosse Veranstaltungen: Open-House-Wochenenden, Aufnahmezyklen, Semesterbeginn-Treffen | Tägliche Familienbesuche |

Beide Oberflächen existieren. Schulen, die Tage der offenen Tür gut durchführen, machen typischerweise auch im Anschluss 1:1-Folgebesichtigungen mit ernsthaft interessierten Familien — der Tag der offenen Tür ist der Trichter; die Besichtigung ist die Konversion.

Einen Tag der offenen Tür erstellen

Dashboard → Open Houses section → Add open house.

Füllen Sie aus:

• Datum — Kalenderauswahl

• Startzeit + Endzeit — wann die Veranstaltung stattfindet

• Beschreibung — was Familien wissen sollten. Hier hinterlegen Sie Adresse, Parkmöglichkeiten, Programm, was mitzubringen ist, Kleiderordnung, ob Geschwister willkommen sind und Kontaktdaten für Rückfragen. Die Beschreibung ist in alle vier Sprachen übersetzbar (standardmässig automatisch übersetzt oder pro Sprache manuell verfasst für besonders wichtige Veranstaltungen).

• Kapazität (optional) — eine zahlenmässige Begrenzung der RSVPs. Wenn gesetzt, zeigt die Dashboard-Karte "X / Y interested" an, und das öffentliche Verzeichnis zeigt den Stand gegenüber der Obergrenze. Leer lassen für unbegrenzt.

Es gibt kein Titelfeld und keinen Veranstaltungstyp-Tag — der Tag der offenen Tür wird über Datum + Uhrzeit identifiziert und durch Ihren Text beschrieben.

Praktische Konsequenz: für Feinheiten erledigt das die Beschreibung ("nur auf Einladung", "aktuelle Familien: bitte stattdessen das Elternportal nutzen").

Was Familien sehen

Sobald veröffentlicht, erscheint Ihr Tag der offenen Tür an zwei Stellen:

1. Ihre Schulprofilseite — ein Open Houses-Bereich mit den bevorstehenden Veranstaltungen Ihrer Schule, Daten + Uhrzeiten + Beschreibungen.
2. Die plattformweite Veranstaltungsseite unter /open-houses — aggregiert bevorstehende Veranstaltungen aller Schulen. Familien, die die Plattform durchstöbern, entdecken über dieses Verzeichnis Schulen, die sie zuvor nicht in Betracht gezogen hatten.

Eine interessierte Familie klickt auf "I'm interested" / "RSVP." Dadurch wird eine Zeile zu Ihrer RSVP-Liste hinzugefügt, entweder mit ihren Kontodaten (wenn sie angemeldet ist) oder nur mit ihrer E-Mail-Adresse (wenn sie anonym ist). Kein detailliertes RSVP-Formular — Name + E-Mail ist die gesamte Datenerfassung.

Wenn Sie mehr benötigen (Anzahl Teilnehmer, Alter der Kinder, Ernährungseinschränkungen), erfassen Sie dies offline nach dem RSVP über ein Google Form oder durch Antworten auf die RSVP-Bestätigung. Siehe "Operative Abläufe, die funktionieren" unten.

Die RSVP-Liste

Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf einen beliebigen Tag der offenen Tür, um die Liste der RSVPs zu sehen:

• E-Mail-Adresse (immer)
• Kontoname + Foto (falls beim RSVP angemeldet)
• Zeitstempel

Sie können sortieren, als CSV exportieren und die CSV ausserhalb der Plattform für alles verwenden, was Sie normalerweise tun würden — Namensschilder drucken, Sitzordnung planen, mit Empfangspersonal teilen, eine Teilnehmerliste aufbauen.

Sie können eine Broadcast direkt an die RSVPs einer einzelnen Veranstaltung senden. Jede Karte für eine bevorstehende Veranstaltung (mit mindestens einem RSVP) hat einen "Message RSVPs"-Button. Klicken Sie darauf, der Broadcast-Composer öffnet sich, fixiert auf die Teilnehmer dieser Veranstaltung — verfassen Sie Ihre Nachricht und senden Sie sie. Nützlich für:

• "Erinnerung: Der morgige Tag der offenen Tür beginnt um 10 Uhr, hier die Parkinfos"
• "Wir haben eine geführte Tour um 11:30 Uhr ergänzt — RSVPen Sie erneut, wenn Sie einen Platz möchten"
• "Wetter-Update — die Veranstaltung findet weiterhin statt, bringen Sie aber bitte einen Regenschirm mit"

Dies ist eine Premium-Funktion (Broadcasts sind Premium-Tier). Auf Pro können Sie die RSVP-Liste weiterhin einsehen, aber der Message RSVPs-Button ist ausgeblendet.

Anwesenheitserfassung. Klicken Sie auf das Interesse- Zähler-Badge einer Veranstaltung, um die RSVP-Liste zu öffnen. Jede Zeile hat ein Kontrollkästchen — haken Sie es am Tag der Veranstaltung oder kurz danach ab, um die Anwesenheit zu markieren. Die Karte zeigt die "X attended"-Zahl an, sobald Sie mit dem Abhaken begonnen haben, was Ihre Post-Event-Analyse verwenden wird.

Nachfassen nach der Veranstaltung. Vergangene Veranstaltungen erhalten einen "Draft follow-up"-Button, der den Broadcast-Composer fixiert auf die RSVPs dieser Veranstaltung öffnet. Verfassen Sie Ihren Dank und senden Sie ihn. Keine automatischen 24h-Versendungen — Schulen möchten das Nachfassen persönlich gestalten und nicht mit einer abgestandenen Vorlage automatisch verschicken.

Was das Dashboard immer noch nicht hat (kleine verbleibende Lücken):

• QR-Codes für Self-Service-Familien-Check-in
• Ein mobil-optimierter Check-in-Bildschirm (die RSVP-Liste ist desktop-freundlich; mobile Schulen organisieren die Anwesenheit über den CSV-Export)

Operative Abläufe, die funktionieren

Aus der Beobachtung von Schulen, die Tage der offenen Tür auf der Plattform durchführen, ergeben sich folgende Abläufe für gut besuchte Veranstaltungen mit starkem Nachfassen:

Zwei Wochen vorher

• Erstellen Sie den Eintrag für den Tag der offenen Tür mit vollständiger Beschreibung (Adresse, Parken, Programm)
• Senden Sie eine Broadcast an "Active inquiries" + "All bookings", gefiltert nach der relevanten Altersgruppe, mit dem Datum des Tags der offenen Tür und einem Link zurück zum Verzeichnis der offenen Türen Ihrer Schule
• Ergänzen Sie es im Schulnewsletter / Instagram / WhatsApp- Gruppen

Eine Woche vorher

• Prüfen Sie die RSVP-Liste — notieren Sie, wer kommt
• Senden Sie eine persönliche E-Mail an die Familien, die Sie am liebsten dabeihätten (nutzen Sie den CRM-Thread, nicht eine Broadcast — das ist 1:1-Ansprache)
• Bestätigen Sie die interne Personalplanung: wer am Empfangstisch steht, wer Führungen gibt, wer spezifische Fragen beantwortet

24 Stunden vorher

• Endgültige RSVP-Zahl → bestimmt Ihre Catering- / Bestuhlungs- / Handout-Planung
• Senden Sie die Tag-vorher-Erinnerung (nutzen Sie den Broadcasts-Tab; wählen Sie die Empfängerliste manuell oder exportieren Sie die RSVP-CSV und verwenden Sie sie als Empfängerliste in Ihrem eigenen E-Mail-Tool)

Am Tag selbst

• Drucken Sie die RSVP-CSV aus; nutzen Sie sie als Check-in-Liste am Empfangstisch. Stift-auf-Papier-Check-in funktioniert gut für Veranstaltungen mit weniger als 100 Familien.
• Markieren Sie auf dem ausgedruckten Bogen, welche Familien erschienen sind, damit Sie später im Dashboard abgleichen können.

Innerhalb von 48 Stunden danach

• Aktualisieren Sie manuell jede anwesende Familie in Ihrem CRM — ändern Sie deren Anfragestatus auf Contacted, falls dieser New war, fügen Sie eine interne Notiz mit dem Besprochenen hinzu. Dies ist das Nachfass-Zeitfenster mit der höchsten Konversionsrate.
• Senden Sie eine "Danke für Ihr Kommen"-Nachricht via CRM (pro Familie — wirkt persönlich) ODER via Broadcast, gerichtet an "All contacts", gefiltert auf Familien, die in den letzten 7 Tagen angefragt haben (erfasst die meisten Teilnehmer, die noch nicht in Ihrem CRM waren).

Zwei Wochen danach

• Konvertieren Sie ernsthafte Interessenten zu gebuchten Besichtigungen. Die meisten Familien entscheiden in den 1-2 Wochen nach einem Tag der offenen Tür, ob sie weitergehen wollen. Wenn Sie in diesem Zeitfenster keine 1:1-Besichtigung gebucht oder ein Folgegespräch geführt haben, kühlt der Lead schnell ab.

Häufige Fehler

• Den Tag der offenen Tür als Konversionsereignis betrachten. Es ist das Erstkontakt-Ereignis. Die Konversion findet bei der Folgebesichtigung oder der Bewerbung statt. Wenn sich Ihr Tag der offenen Tür gut besucht anfühlt, aber keine Bewerbungen folgen, liegt die Lücke im Nachfassen, nicht beim Tag der offenen Tür selbst.
• Offline-RSVPs nicht erfassen. Einige Familien rufen an, um zu RSVPen, statt einen Button zu klicken. Fügen Sie sie manuell vom Dashboard aus zum Tag der offenen Tür hinzu, damit Ihre Zählung stimmt.
• Die Beschreibung überspringen. Ein blosser Eintrag "Open house, March 15, 10am" sagt Familien nicht, ob sie kommen sollen. Behandeln Sie die Beschreibung wie eine Mini- Veranstaltungsseite — Adresse, Parken, was-zu-erwarten, RSVP-erforderlich-oder-nicht, Kontakt-für-Rückfragen.
• Vergessen zu übersetzen. Wenn Ihre Schule auf Französisch + Englisch arbeitet, deckt die automatische Übersetzung das meiste ab, aber Eigennamen (Schulname, spezifische Mitarbeitende, Gebäudenamen) können holprig herauskommen. Ein kurzes Korrekturlesen pro Sprache vor der Veröffentlichung ist die 60 Sekunden wert.

Wann Sie uns einbinden sollten

Schreiben Sie an admin@swissprivate-schools.ch, wenn:

• Sie eine grosse Veranstaltung durchführen (200+ RSVPs erwartet) und massgeschneiderte Check-in-Werkzeuge möchten — wir können ein einmaliges Check-in-Formular für diese Veranstaltung bauen
• Eine Familie sagt, sie habe RSVPt, aber Sie sehen sie nicht — wir können das Submission-Log prüfen
• Sie eine Veranstaltung löschen müssen, die bereits RSVPs hat (z. B. wetterbedingt abgesagt) und eine Benachrichtigung an alle RSVPs senden möchten — wir versenden die Absage-Broadcast für Sie

Wir antworten innerhalb von 2 Geschäftstagen.